29 C
Hanoi
Thứ Năm, Tháng Chín 21, 2023
spot_img

Quy trình 6 bước kỹ năng giao việc hiệu quả – Làm chủ công việc

Là nhà quản lý, bạn không thể một mình ôm đồm hết tất cả mọi việc trong doanh nghiệp. Điều bạn cần là có kỹ năng giao việc thành thạo để có thể phân việc hiệu quả, tối ưu điều hành cũng như nâng cao chất lượng công việc. Vậy giao việc như thế nào cho hiệu quả? Đâu là quy trình giao việc tối ưu? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!

1. Kỹ năng giao việc là gì?

Giao việc là một trong những kỹ năng chủ chốt mà nhà quản lý nào cũng phải nắm chắc. Kỹ năng giao việc là việc nhà quản lý biết cách phân chia công việc hiệu quả cho người khác nhằm giảm bớt phần việc của mình, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên phát huy năng lực bản thân và cuối cùng là đạt được hiệu quả cao trong công việc. 

Giao việc đúng cách là bạn phải biết phân chia đúng người đúng việc, xác định rõ mục đích và kết quả cần đạt được khi kết thúc công việc như kết quả hiệu suất, doanh thu, nhân viên học hỏi được gì, phát triển kỹ năng ra sao, có cải thiện năng suất và tinh thần làm việc đội nhóm không?…

Kỹ năng giao việc cho cấp dưới đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn, khéo léo, nắm rõ năng lực nhân sự để phân chia công việc hiệu quả cho từng người, từng phòng ban. Tránh trường hợp rất nhiều người giao việc vô tội vạ, giao việc bất hợp lý đã dẫn đến các hệ quả như:

– Lãng phí thời gian, nhân lực nhưng không đạt yêu cầu công việc. Giao việc không đúng người khiến công việc không hoàn thành, ảnh hưởng đến kết quả chung hoặc kéo tụt hiệu suất của cả nhóm.

– Công việc bị trì trệ, gián đoạn vì các cá nhân được giao việc không làm kịp tiến độ, khiến cả hệ thống chậm trễ.

– Đánh mất sự tin tưởng của nhân viên, không tận dụng được năng lực của đội ngũ, khiến nhân viên bất mãn rời bỏ doanh nghiệp…

2. Lợi ích của giao việc đúng cách

Dù là lãnh đạo giỏi đến mấy, kiến thức chuyên môn uyên bác đến mấy, bạn cũng không thể một mình giải quyết hết công việc. Vì vậy, bạn cần đội nhóm và cần có kỹ năng giao việc và ủy quyền. Giao việc đúng cách sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, cụ thể là:

Đạt hiệu quả công việc tốt nhất: Giao việc cho đúng người sẽ giúp họ phát huy tối đa năng lực và hoàn thành công việc theo cách tối ưu nhất. Thậm chí có những kỹ năng/ chuyên môn bạn sẽ không nắm rõ bằng nhân viên của mình, vì vậy khi giao việc cho những người này bạn sẽ đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

ky-nang-giao-viecLợi ích của giao việc đúng cách

Giảm tải áp lực, giải phóng khỏi “bận rộn mù quáng”: Làm quản lý, gánh trên vai bao nhiêu trách nhiệm, bao nhiêu công việc, bao nhiêu nhân sự… Có quá nhiều việc phải làm khiến bạn quá tải và căng thẳng, thậm chí khiến bạn mất đi cái nhìn tổng quan, làm việc kém hiệu quả. Cách tốt nhất là san sẻ công việc, trao quyền cho người khác làm, hoặc bạn có thể hướng dẫn họ làm.

Quản lý tốt quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Theo nguyên tắc 80/20 thì chỉ có 20% công việc thật sự quan trọng đem đến 80% kết quả. Những công việc này bạn có thể tự mình đảm đương nhưng với 80% công việc còn lại bạn nên giao cho cấp dưới của mình. Từ đó, có thể tập trung sức lực, thời gian vào những việc quan trọng, những chiến lược, kế hoạch đột phá. 

Tạo động lực thúc đẩy nhân sự: Khi được giao việc, nhân viên sẽ cảm thấy mình được tin tưởng, có giá trị trong doanh nghiệp và có trách nhiệm phải hoàn thành công việc. Từ đó có động lực để tìm tòi học hỏi, trau dồi năng lực chuyên môn để hoàn thành công việc tốt nhất.

Xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp, tận dụng tối đa nguồn lực trong tổ chức: Nhà quản lý trong quá trình giao việc sẽ nắm bắt được ai giỏi cái gì, chỗ nào còn yếu kém từ đó có hướng sắp xếp nhân sự phù hợp, giao đúng người đúng việc hoặc có kế hoạch đào tạo, thuyên chuyển hợp lý.

Phát huy năng lực đội nhóm, tập thể: Các cá nhân đều được giao việc phù hợp, các bộ phận phối hợp làm việc nhịp nhàng, ăn khớp. Đây là điều quan trọng để 1 tổ chức phát triển vững bền.

Dễ dàng kiểm soát và quản lý: Phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng người giúp bạn dễ dàng kiểm soát nhân viên, đồng thời có thể theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.

3. Những trở ngại khiến giao việc trở nên kém hiệu quả

ky-nang-giao-viecNhững trở ngại khiến giao việc kém hiệu quả

Giao việc mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng không phải ai cũng sở hữu kỹ năng giao việc hiệu quả. Có rất nhiều trở ngại khiến giao việc trở nên khó khăn, thậm chí phản tác dụng:

 – Quản lý cho rằng mình hoàn thành công việc là tốt nhất, không yên tâm giao việc cho cấp dưới: 

Rất nhiều người ở trong tình trạng quá tải công việc nhưng lại không sẵn sàng giao việc cho cấp dưới, sợ họ làm sai và ảnh hưởng đến vai trò lãnh đạo của mình. Vì vậy bạn cho rằng mình tự làm thì sẽ tốt nhất, nhanh nhất, hiệu quả nhất. Nhưng thực tế, ôm đồm quá nhiều công việc vào người lại khiến bạn mệt mỏi và chất lượng công việc sụt giảm tệ hại.

– Phân chia công việc không đồng đều: 

Có những người bạn cho rằng họ giỏi, có kinh nghiệm nên bạn tin tưởng và việc gì cũng giao cho họ làm hết, khiến họ quá áp lực. Trong khi những người khác thì lại ngồi chơi, rảnh rỗi, không có việc để làm, từ đó cũng không chịu học hỏi phát triển kỹ năng, năng lực. Hoặc có nhiều nhân viên mới dù có năng lực nhưng lại không được giao việc, không được trọng dụng nên cũng nảy sinh tâm lý chán nản.

– Không đưa ra ý kiến phản hồi cho cấp dưới: 

Nhà quản lý giao việc nhưng trong quá trình thực hiện lại không đưa ra ý kiến phản hồi, góp ý hay hướng dẫn khiến nhân viên không biết mình đã làm tốt, đã đi đúng hướng chưa. Như vậy cũng có nghĩa là bạn đã lấy đi cơ hội cải thiện hiệu quả, nâng cao kỹ năng của nhân viên. Vì vậy, không cần ở bên cạnh kiểm tra chi tiết nhưng hãy nắm tình hình và đưa ra ý kiến thường xuyên để nhân viên có thể làm tốt hơn.

– Phân công công việc chồng chéo, không xác định rõ mục tiêu và kết quả cần đạt: 

Việc không phân chia rõ ràng trách nhiệm công việc của từng người khiến nhân viên có cơ hội đùn đẩy cho nhau, ai cũng chọn việc nhẹ nhàng để làm, cuối cùng lại đẩy việc lại cho sếp làm hết.

– Không nắm rõ năng lực nhân viên mà phân công công việc theo cảm tính: 

Từ đó, đẩy doanh nghiệp vào tình trạng phân công thử – sai – làm lại và cứ lặp lại như thế khiến lãng phí thời gian, công sức mà không hoàn thành công việc hoặc đạt chất lượng thấp.

– Lo ngại sẽ mất kiểm soát:

Nhiều nhà quản lý luôn muốn mình phải là người thâu tóm hết các công việc trong đội nhóm, doanh nghiệp. Vì vậy, khi giao việc hay trao quyền thường lo sợ sẽ mất đi quyền lực, mất tầm kiểm soát. Dẫn đến tình trạng cố ôm đồm hết việc vào mình, khiến bản thân mệt mỏi mà công việc thì không xong.

– Nhân viên thiếu kinh nghiệm và nhiệt tình: 

Không sẵn sàng nhận việc mới mà muốn đùn đẩy, tìm mọi lý do để chối bỏ trách nhiệm. Họ luôn phàn nàn rằng không biết cách giải quyết công việc, sợ làm sai thế mà lại không chịu học hỏi và phấn đấu để nâng cao chất lượng công việc. 

4. Quy trình 6 bước giao việc hiệu quả cho nhân viên

Để có kỹ năng giao việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình 6 bước chuẩn chỉnh dưới đây:

Bước 1: Xác định các đầu công việc cần giao, mục tiêu và kết quả cần đạt

Đầu tiên bạn phải xác định đang có những công việc gì cần giao? Thường thì đó là những công việc người khác có thể làm tốt hơn, những công việc không quá quan trọng, những công việc lặp đi lặp lại và khi công việc đòi hỏi những kỹ năng, chuyên môn mà bạn đang muốn phát triển trong đội ngũ của mình. Từ đó, sắp xếp và hệ thống hóa các đầu công việc 1 cách logic và khoa học.

ky-nang-giao-viecQuy trình giao việc hiệu quả cho nhân viên

Tiếp theo, xác định rõ mục tiêu và kết quả cần đạt cụ thể để nhân viên có định hướng làm việc như doanh số bán hàng cần đạt bao nhiêu, kết nối thêm bao nhiêu khách hàng, hoàn thành trong bao lâu… Đồng thời cũng có cơ sở để bạn theo dõi tiến trình hoặc điều chỉnh.

Bước 2: Xem xét, đánh giá năng lực của nhân viên để phân chia công việc đúng người

Bạn sẽ đi tìm câu trả lời cho câu hỏi ai là người phù hợp với công việc này nhất? Để làm điều đó bạn cần xem xét kỹ năng, kinh nghiệm, đánh giá điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên (có thể áp dụng các phương pháp như mô hình ASK, khung đánh giá năng lực…). Cụ thể:

– Những kỹ năng, chuyên môn của nhân viên có đáp ứng yêu cầu công việc được giao hay không?

– Phong cách làm việc của họ là gì? Làm việc tốt hơn khi 1 mình hay sẽ nghĩ ra những ý tưởng sáng tạo khi làm việc cùng đội nhóm? Họ có mong muốn gì từ công việc?

– Khối lượng công việc của hiện tại của họ ra sao? Có thể nhận thêm việc và vẫn đảm bảo hoàn thành tốt hay không?

Sau khi giải đáp được những vấn đề này, bạn sẽ biết được ai là người phù hợp và giao đúng việc cho đúng người.

Bước 3: Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc, xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên, đặt deadline cụ thể

Hãy làm rõ cho nhân viên về các vấn đề như: Nội dung công việc, mục tiêu và kết quả cần đạt, quy trình phối hợp, quy trình báo cáo, nếu phát sinh vấn đề hay gặp khó khăn thì trao đổi với ai… Từ đó giúp họ nắm rõ và biết mình cần phải làm gì. Đồng thời đặt ra deadline cụ thể để họ sắp xếp và có phương hướng hoàn thành đúng hạn, không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Ngoài ra, cần xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn với công việc được giao, được làm gì và không được làm gì, khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải có sự đồng ý của bạn. Đồng thời bạn cũng nên tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực bằng những phương pháp, cách thức làm việc sáng tạo chứ không nên rập khuôn, cứng nhắc. 

Bước 4: Đào tạo, huấn luyện trước khi giao việc

Hãy đảm bảo là bạn đã hướng dẫn rõ ràng và đào tạo cho nhân viên, tránh tình trạng nhân viên không biết bắt đầu từ đâu, tốn kém thời gian mà không đạt kết quả. Đảm bảo rằng nhân viên đã nắm được công việc và có hướng đi rõ ràng, từ đó sẽ giúp công việc sẽ được hoàn thành đúng hướng, đúng thời hạn và đúng kết quả. 

Bước 5: Theo dõi và phản hồi thường xuyên, tạo động lực đúng thời điểm

Không phải là kè kè giám sát mà bạn cần có phương pháp, hệ thống theo dõi tiến trình và kết quả. Khi có dấu hiệu bất thường bạn có thể trao đổi, gợi ý đưa ra giải pháp cho nhân viên để họ có thể xử lý nhanh chóng.

Xem thêm: KPI – Hệ thống đánh giá hiệu suất kết quả làm việc của nhân viên

Hãy sẵn sàng giải đáp, tạo động lực đúng thời điểm và khen ngợi nhân viên khi họ làm tốt để nhân sự cảm thấy mình được tin tưởng, trọng dụng và có động lực phát triển bản thân, hoàn thành công việc. 

Bước 6: Tổng kết và đánh giá

Nhân viên được giao việc có hoàn thành mục tiêu đặt ra không? Trong suốt quá trình có khó khăn, vướng mắc gì? Giao việc như vậy đã hợp lý chưa?… Bạn sẽ cần tổng hợp lại và đánh giá xem liệu cách giao việc của mình đã ổn chưa. Nếu đã đúng cách thì có thể áp dụng cho những lần sau, nếu chưa ổn thì xem xét lại và điều chỉnh cho phù hợp cho những lần tới.

—————————-

⇒ Hoàn thiện và phát triển kỹ năng lãnh đạo toàn diện với Bộ tài liệu Sodes

ky-nang-giao-viec

Để giúp CEO có thể áp dụng nhuần nhuyễn 6 bước trên để cải thiện kỹ năng giao việc cho cấp dưới cũng như rèn luyện và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo trọng yếu, đội ngũ chuyên gia tại Sodes đã dày công nghiên cứu và đem đến 1 công cụ tiến bộ để CEO dễ dàng làm được điều đó: Bộ tài liệu Nâng cấp kỹ năng lãnh đạo toàn diện A-Z.

Với các công cụ, phương pháp thực tế, mẫu biểu chi tiết, case study, khóa học online, form trắc nghiệm phong cách lãnh đạo… sẽ giúp CEO làm chủ các kỹ năng lãnh đạo then chốt:

– Kỹ năng giao việc và kiểm soát công việc hiệu quả, phân chia đúng người đúng việc để đạt hiệu quả tối ưu.

– Kỹ năng quản lý bản thân, sắp xếp cân đối thời gian công việc và gia đình. Kiểm soát cảm xúc và luôn giữ cái đầu lạnh để đưa ra những quyết định chuẩn xác.

– Kỹ năng giải quyết vấn đề khéo léo, nhạy bén phát hiện các vấn đề trong quá trình kiểm soát và vận hành doanh nghiệp, có hướng xử lý kịp thời.

– Kỹ năng tạo động lực, thúc đẩy đội ngũ phát huy tối đa năng lực, chủ động và hết mình vì công việc. 

– Kỹ năng xây dựng đội nhóm gắn kết, phối hợp linh hoạt giữa các cá nhân phòng ban, tối đa sức mạnh tập thể và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản.

Thông tin chi tiết xem tại: https://sodes.vn/kynanglanhdao/01

Bài viết liên quan

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây

spot_img

Nổi Bật