Mục lục
Làm sếp là nghề rất bận rộn, mỗi ngày có hàng trăm hàng nghìn công việc phải giải quyết. Do vậy để quản lý và điều hành doanh nghiệp trơn tru đòi hỏi CEO phải có kỹ năng quản lý thời gian tối ưu, biết cách sắp xếp, cân đối giữa công việc và cuộc sống để đạt hiệu quả tốt nhất. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu bí quyết và các cách quản lý thời gian tối ưu nhất nhé.
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và xác định thời gian cụ thể để hoàn thành các đầu công việc một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Kế hoạch càng chi tiết về thời gian với deadline rõ ràng và sắp xếp công việc hợp lý sẽ càng có tỷ lệ thành công cao.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng hoạch định, sắp xếp và kiểm soát tốt thời gian, qua đó có thể phân bổ công việc hợp lý và hoàn thành các công việc với kết quả tốt nhất.
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Việc quản lý thời gian có hiệu quả hay không được đánh giá dựa trên kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra chứ không phải dựa trên thời gian hoàn thành sớm hay muộn.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
Tại sao cùng 1 quỹ thời gian như vậy nhưng có người lại hoàn thành công việc với chất lượng cao nhưng có người lại đầu bù tóc rối suốt ngày nhưng vẫn không hết việc? Đó chính là tầm quan trọng của cách sắp xếp thời gian và công việc của mỗi người. Kỹ năng quản lý thời gian logic, khoa học sẽ giúp bạn:
– Nâng cao hiệu quả công việc: Bằng việc lên kế hoạch và sắp xếp các đầu công việc theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ biết việc nào cần hoàn thành trước, trong thời hạn bao lâu. Từ đó, có hướng giải quyết các công việc phù hợp mà không tốn nhiều công sức, giúp tối ưu hiệu quả.
– Loại bỏ thói quen trì hoãn, tạo động lực hoàn thành công việc: Các kế hoạch với mục tiêu và thời gian xác định rõ ràng sẽ giúp bạn đi vào khuôn khổ, tránh tình trạng “ì ạch” và tự tạo động lực để hoàn thành các mục tiêu đề ra.
– Giảm căng thẳng, loại bỏ áp lực “deadline” để đưa ra những quyết định sáng suốt và đúng đắn nhất. Rất nhiều người vì không biết cách sắp xếp thời gian nên thường bị áp lực thời gian dẫn đến đưa ra những quyết định nóng vội, sai lầm, thiếu thời gian để nhìn nhận và đánh giá.
– Tạo tính kỷ luật và thói quen làm việc đúng giờ và khoa học theo kế hoạch. Đồng thời, nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng trống thời gian tiết kiệm được từ việc sắp xếp thời gian khoa học.
– Cân đối thời gian công việc và gia đình, chăm sóc sức khỏe và tận hưởng cuộc sống. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những điều mình thích, có nhiều cơ hội để phát triển bản thân, học hỏi và trải nghiệm những điều mới.
Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm chèo lái doanh nghiệp với trăm công nghìn việc đến tay, việc sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả càng quan trọng hơn bao giờ hết đối với nhà quản trị. Nó sẽ giúp nhà quản lý tránh được bẫy bận rộn mù quáng, phân luồng công việc rõ ràng để hoàn thành đúng hạn, đạt hiệu quả tốt nhất. Đồng thời tập trung năng lực, thời gian để quản lý doanh nghiệp thuận lợi.
3. Quy trình để quản lý thời gian hiệu quả
Đây là 4 bước chuẩn chỉnh giúp bạn vận dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là việc đầu tiên cần làm để quản lý thời gian hiệu quả. Khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ biết được chính xác mình cần làm gì. Đồng thời việc phân nhỏ mục tiêu thành các hoạt động cụ thể kèm kết quả và thời hạn rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được hơn là để 1 mục tiêu đại khái và không biết bắt đầu từ đâu, làm như thế nào.
Để mục tiêu tối ưu, hãy đặt theo nguyên tắc SMART:
- S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Attainable: Có khả năng đạt được
- R – Relevant: Thực tế
- T – Time-bound: Thời hạn hoàn thành mục tiêu
Bước 2: Sắp xếp đầu công việc theo thứ tự ưu tiên cần hoàn thành
Sau khi xác định được mục tiêu, đã đến lúc bạn liệt kê tất cả các công việc cần làm để không bị bỏ sót. Sẽ có rất nhiều đầu công việc bạn phải làm. Với quỹ thời gian có hạn, bạn sẽ bắt đầu từ đâu?
Phương pháp dành cho bạn là cần đánh giá theo mức độ quan trọng của từng công việc, xem xét nào việc nào sẽ cần ưu tiên hoàn thành trước, đâu là những việc cần đầu tư thời gian, đâu là việc sẽ lãng phí thời gian. Từ đó có thể lập 1 danh sách sắp xếp theo thứ tự công việc cần hoàn thành, có kế hoạch và lộ trình thực hiện khoa học. Đồng thời giúp bạn dồn lực tập trung làm tốt những công việc chủ chốt và sau đó có thể chuyển sang công việc tiếp theo.
Danh sách các công việc cần hoàn thành có thể được phân chia và sắp xếp theo 4 nhóm sau:
- Những công việc quan trọng và cấp bách cần thực hiện ngay
- Những công việc quan trọng nhưng không cấp bách
- Những công việc không quan trọng nhưng cấp bách cần hoàn thành
- Những công việc không quan trọng và cũng không cấp bách sẽ được thực hiện cuối cùng
Bước 3: Đo lường, phân bổ thời gian hoàn thành từng công việc
Quỹ thời gian của bạn có hạn, bạn định phân bổ như thế nào? Hãy tìm cách cân đối, phân bổ thời gian phù hợp để hoàn thành các công việc nhanh nhất và đạt hiệu quả tối ưu nhất. Tránh việc ôm đồm và làm quá nhiều công việc cùng 1 lúc dẫn đến việc cái nào cũng không xong, dang dở, bung bét.
Đối với mỗi việc, cần có deadline cụ thể để tập trung sức lực hoàn thành, tránh ảnh hưởng đến những công việc sau.
Phân bổ thời gian hợp lý
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện, bám sát kế hoạch đề ra
Hãy tập thói quen lập kế hoạch công việc cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý. Đồng thời nghiêm túc thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Việc trì hoãn hay làm sai 1 phần sẽ khiến kế hoạch của bạn lệch hướng, gây áp lực thời gian, tâm lý và ảnh hưởng tới chất lượng của những phần công việc sau.
Để nghiêm túc thực hiện kế hoạch cần tập trung cao độ, kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng, tránh làm nhiều công việc cùng 1 lúc mà hãy phân bổ theo từng khoảng thời gian phù hợp. Ngoài ra, cũng cần cân đối thời gian công việc và tận hưởng cuộc sống để giúp thoải mái đầu óc, tăng sức sáng tạo và hiệu quả.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những đòi hỏi về kỹ năng, phương pháp hoặc các công cụ hỗ trợ. Hãy rèn luyện khả năng và tận dụng các công cụ tối đa vào quá trình quản lý thời gian để đạt hiệu quả công việc cũng như chất lượng cuộc sống tốt nhất.
4. Các cách quản lý thời gian hiệu quả
– Bạn có thoải mái thời gian để hoàn thành các công việc không, hay lúc nào cũng chạy đua với áp lực thời gian, với deadline?
– Bạn đã biết cách cân đối thời gian công việc và cuộc sống chưa, có dư thời gian để làm những việc mình thích không hay suốt ngày bận rộn trong đống công việc ngập đầu?
– Bạn có kế hoạch cho các công việc cần làm không hay cứ làm đến đâu hay đến đó?
Dưới đây là 7 cách có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, kiểm soát quỹ thời gian của mình hiệu quả và tối ưu nhất.
– Ghi chép, lập kế hoạch công việc rõ ràng
Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát và phân bổ quỹ thời gian hợp lý. Nắm bắt được những công việc cần làm trong ngày/ tuần/ tháng, biết được cần làm việc gì trước. Từ đó chủ động trong công việc và thời gian của mình, có hướng giải quyết hiệu quả nhất.
Hãy chuẩn bị cho mình 1 cuốn nhật ký và “danh sách những việc cần làm”, điều này sẽ giúp bạn luôn giữ kiểm soát được công việc. Đồng thời có cơ sở để bạn so sánh thực tế với kế hoạch, nếu đang chậm hơn so với kế hoạch bạn có thể hành động để sớm bắt kịp với tiến độ.
– Sắp xếp và bố trí lại nơi làm việc khoa học
Một không gian làm việc lý tưởng, được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng sẽ giúp bạn có cảm hứng và làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời bạn sẽ không phải lãng phí thời gian để đi tìm kiếm hồ sơ, lục tung chỗ này chỗ kia để tìm kiếm giấy tờ mà đảo lộn hết cả văn phòng. Thậm chí nhiều người mất hàng giờ để tìm tài liệu mà vẫn không tìm thấy. Vì vậy hãy sắp xếp nơi làm việc logic để có thể tìm thứ bạn cần nhanh chóng, để những thứ mà bạn thường sử dụng ở gần mình nhất, dán nhãn phân loại cho các giấy tờ…
– Đối phó với những “kẻ cắp thời gian”
Trong khi bạn đang làm việc, sẽ có vô số vấn đề có thể khiến bạn sao nhãng, mất tập trung như khách hàng ghé qua hỏi chuyện, lướt web, xem phim, tán gẫu… Những việc này có thể khiến bạn nhanh chóng quên đi việc mình đang làm dở, đánh cắp hàng giờ thời gian của bạn. Vì vậy, hãy lên chiến lược rõ ràng để giải quyết những kẻ cắp thời gian này, thời gian tối đa dành cho mỗi việc là bao lâu và tìm cách sớm quay trở lại với công việc đang làm dở.
– Vận dụng nguyên tắc Pareto 80/20
Sự thật là chúng ta đang lãng phí rất nhiều thời gian và công sức vào những việc tạo ra năng suất thấp. Vì vậy, hãy xác định những nhiệm vụ quan trọng chiếm 20% khối lượng nhưng lại chiếm đến 80% kết quả để sắp xếp công việc khoa học hơn theo thứ tự ưu tiên để hoàn thành. Từ đó, có thể dồn sức lực và thời gian vào những việc thực sự quan trọng để đạt được hiệu quả năng suất cao nhất.
Vận dụng nguyên tắc Pareto để quản lý thời gian
– Tạo thói quen kỷ luật
Tuyệt đối nói không với việc “trì hoãn” và hãy xây dựng thói quen làm việc khoa học, kỷ luật. Đã đặt ra kế hoạch là tìm mọi cách để hoàn thành, làm đúng giờ giấc thời hạn. Ban đầu, có thể sẽ gặp khó khăn nhưng bạn có thể rèn luyện dần dần để trở thành thói quen làm việc nguyên tắc cho mình.
– Nắm bắt thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất
Một ngày 24 tiếng, 1 tuần 7 ngày, không phải lúc nào bạn cũng đủ tập trung, tỉnh táo để làm việc. Tất cả chúng ta đều có khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất và có nhiều năng lượng nhất trong ngày, đó có thể là buổi sáng sớm, buổi sáng sau khi uống 1 tách cafe hay buổi chiều, buổi tối. Do đó, hãy dành khoảng thời gian này để thực hiện các công việc khó khăn nhất, cần nhiều nhiều sự tập trung nhất.
– Quản lý áp lực công việc
Khi khối lượng công việc quá nhiều, thời gian lại cận kề, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng stress và đưa ra những quyết định sai lầm. Lúc này, hãy hệ thống hóa lại xem bạn cần giải quyết công việc gì trước, công việc nào có thể chuyển sang hôm sau, công việc nào có thể ủy thác cho cộng sự hay cấp dưới của mình có thể giải quyết thay…
———
Có thể thấy, kỹ năng quản lý thời gian cực kỳ quan trọng, quyết định lớn đến hiệu quả công việc và thành công của mỗi người, đặc biệt là đối với các nhà quản lý. Do vậy, để giúp CEO làm chủ quỹ thời gian của mình cũng như hoàn thiện các kỹ năng lãnh đạo then chốt, tự tin điều hành và dẫn dắt doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia tại Sodes đã nghiên cứu và xây dựng BỘ TÀI LIỆU NÂNG CẤP KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO TOÀN DIỆN:
5 kỹ năng lãnh đạo then chốt
– Giúp CEO nâng cấp và hoàn thiện các kỹ năng chủ chốt như kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc, kỹ năng giao việc và kiểm soát, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng quản lý đội nhóm, kỹ năng gây ảnh hưởng để thu phục nhân viên bằng cái “tâm” và cái “tầm” của người làm sếp…
– Form trắc nghiệm phong cách lãnh đạo giúp CEO định hướng phong cách lãnh đạo phù hợp với bản thân. Từ đó khai phá và phát huy hết các điểm mạnh, biết cách hạn chế các điểm yếu để chèo lái doanh nghiệp.
– Mô hình lãnh đạo hành vi, tình huống cùng các case study thực tế để CEO tham khảo rút kinh nghiệm.
– Combo khóa học online nâng cấp kỹ năng lãnh đạo toàn diện được giảng dạy bởi đội ngũ chuyên gia, CEO hàng đầu.
– Liên tục cập nhật những kỹ năng, công cụ và phương pháp quản lý mới nhất.
Qua đó, giúp CEO nhanh chóng học hỏi và hoàn thiện những kỹ năng còn yếu kém, phát huy năng lực cá nhân và tự tin điều hành doanh nghiệp bứt phá. Thông tin chi tiết Bộ tài liệu xem tại: https://sodes.vn/kynanglanhdao/01
