Mục lục
Giỏi kỹ năng đàm phán là lợi thế cực lớn cho bất kỳ ai. Đó là một trong những con đường ngắn nhất giúp bạn đạt được những mục tiêu, lợi ích nhất định thông qua thỏa thuận, thương lượng. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu và update các bí quyết, kỹ năng đàm phán đỉnh cao giúp bạn làm chủ mọi cuộc thương lượng nhé!
1. Kỹ năng đàm phán là gì?
Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng hàng đầu mà bất kỳ ai cũng nên sở hữu. Vậy kỹ năng đàm phán là gì, có những lưu ý gì khi đàm phán?
Khái niệm
Đàm phán là quá trình bàn luận, trao đổi, thương lượng giữa 2 hoặc nhiều bên nhằm đạt được những thỏa thuận chung, thống nhất ý kiến mà các bên đều cảm thấy hài lòng. Đàm phán diễn ra khi một bên có cái gì đó mà bên còn lại cần và cả đôi bên đều sẵn lòng ngồi lại để trao đổi. Việc đàm phán có thể diễn ra trong thời gian ngắn vài giờ, vài ngày nhưng cũng có những cuộc đàm phán kéo dài và phải chuẩn bị cả mấy tháng trời, phải đàm phán nhiều lần.
Kỹ năng đàm phán là việc vận dụng mọi khả năng, tố chất, lý lẽ để thuyết phục, gây ảnh hưởng với đối phương, giúp đôi bên cùng đi đến ý kiến thống nhất chung. Kỹ năng đàm phán là một tập hợp của các yếu tố như giao tiếp, thuyết phục, lắng nghe và thấu hiểu, thu thập và xử lý thông tin, tương tác, làm chủ tình hình…
Trong kinh doanh, khi ký kết hợp đồng hoặc giao dịch mua bán, bên nào có kỹ năng đàm phán thương lượng tốt có thể nhận nhiều dự án kinh doanh, lợi thế hấp dẫn cho mình, từ đó giúp tăng lợi nhuận. Đặc biệt, càng giữ vị trí quan trọng trong công ty, bạn càng phải giỏi đàm phán để có thể dung hòa quan hệ với nhân viên, đối tác…
Các hình thức đàm phán thường gặp là: Đàm phán bằng văn bản, đàm phán gặp mặt trực tiếp và đàm phán thông qua điện thoại.
Mục tiêu đàm phán
Mục tiêu cuối cùng của việc đàm phán là đi đến một quyết định chung có lợi cho tất cả các bên. Đôi khi đàm phán cũng là cách để giải quyết những bất đồng về quan điểm, hòa dịu mối quan hệ, thống nhất ý kiến.
Mục tiêu của đàm phán là gì?
Hoạt động đàm phán xuất hiện ở xung quanh chúng ta, từ những việc nhỏ tới việc lớn, những sự kiện trọng đại. Đi chợ mặc cả để được giá tốt nhất cũng là đàm phán. Các quốc gia ngồi lại bàn bạc, thương thảo ký kết các quyết định cũng là đàm phán…Trước đây, đàm phán được sử dụng trong các cuộc chiến tranh giữa các quốc gia, giúp các bên trao đổi để tránh xảy ra tranh chấp, bạo lực vũ trang, cuối cùng mục tiêu là ký kết được các bản hiệp định, hiệp ước. Ngày nay, đàm phán được sử dụng phổ biến trong việc làm ăn, kinh doanh hợp tác giữa các doanh nghiệp để giúp đôi bên cùng có lợi, ký kết hợp đồng, có cơ sở để hợp tác lâu dài.
Những lưu ý khi đàm phán:
Trong quá trình chuẩn bị cũng như diễn ra cuộc đàm phán, có một số vấn đề cần lưu ý để đạt hiệu quả tốt nhất như sau:
– Đàm phán diễn ra dựa trên nguyên tắc tự nguyện giữa các bên, không ai có thể ép buộc người khác đàm phán với mình nếu bản thân họ không đồng ý.
– Thời gian sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình cũng như kết quả của cuộc đàm phán. Có những cuộc đàm phán kéo dài vài giờ là thành công, nhưng cũng có những cuộc đàm phán kéo dài từ tháng này qua tháng kia, năm này qua năm nọ vẫn không đạt được thỏa thuận cuối cùng.
– Không phải cuộc đàm phán nào cũng đi đến kết thúc là thỏa thuận. Đôi khi không đi đến thỏa thuận là giải pháp tốt nhất cho cả 2 bên.
– Người đàm phán có vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định lớn đến khả năng thành công của cuộc đàm phán. Vì vậy, hãy chọn người đàm phán thích hợp nhất, có đầu óc linh hoạt, khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt, lịch sự, mang lại cảm giác dễ chịu cho đối tác.
– Kết quả tốt nhất của cuộc đàm phán là cải thiện được tình hình hiện tại của đôi bên, cả 2 cùng có lợi và có thể hợp tác lâu dài.
– Cần chuẩn bị kỹ lưỡng, tìm hiểu rõ về đối tác đàm phán của mình để lường trước những tình huống phát sinh có thể xảy ra và giải quyết khéo léo nhất có thể.
– Đôi khi cuộc đàm phán sẽ đi theo những hướng khác với dự định ban đầu, vượt tầm kiểm soát thì sự linh hoạt là cần thiết để có thể kết thúc đàm phán trong thắng lợi. Tuy nhiên, cũng cần xác định từ đầu đâu là những điều có thể nhượng bộ, đâu là những điều phải đạt được để đảm bảo quyền lợi của chính mình.
2. 15 kỹ năng đàm phán giúp làm chủ mọi cuộc thương lượng
Để cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và để có thể làm chủ mọi cuộc thương lượng, dưới đây là 15 nguyên tắc và kỹ năng đàm phán bạn nhất định phải nắm chắc:
– “Biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng”
Bạn đang đàm phán với ai? Họ đang cần gì ở bạn và bạn cần gì ở họ? Ngay từ đầu trước khi bước vào cuộc đàm phán hãy chuẩn bị kỹ lưỡng và tìm hiểu nắm chắc về đối phương, thậm chí nắm được tính cách, mục tiêu của họ. Qua đó có thể nhận diện được cuộc đàm phán sẽ đi theo chiều hướng nào. Đối phương cũng có những điều có thể hoặc không thể nhượng bộ. Biết được những điều này sẽ giúp bạn có được phương án tác chiến phù hợp, khéo léo lèo lái cuộc đàm phán đi theo hướng có lợi cho mình.
– Có sự lắng nghe và quan sát đối phương
Hãy cố gắng lắng nghe nhiều hơn và học cách tiếp thu ý kiến của người khác. Nói ít đi và tránh việc nói dai, nói dài, nói dại có thể làm lộ những yếu điểm của mình. Đồng thời quan sát để thấy được thái độ, ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể để bắt thóp và nhận diện đối phương. Qua đó đọc vị được họ đang muốn gì, có ý định đồng ý với những điều khoản mình đưa ra hay không để chủ động hơn trong cuộc đàm phán.
– Kiểm soát cảm xúc, giữ cái đầu lạnh
Đừng để cảm xúc chi phối. Trong nhiều trường hợp có những kết quả, vấn đề khiến bạn khó chịu nhưng tuyệt đối không để “nóng giận mất khôn”, hãy bình tĩnh và tránh bộc lộ cảm xúc khiến người đối diện dễ dàng bắt thóp và lợi dụng để đẩy cuộc đàm phán đi theo mong muốn của họ.
– Giao tiếp khéo léo, nhạy bén dẫn dắt vấn đề
Hãy là “người chèo thuyền”, có nghĩa là bạn phải là người chủ động trong cuộc thương lượng, cố gắng chèo lái nó đi theo ý của mình chứ không phải là “người chạy theo”. Muốn làm điều đó, bạn phải là người cực kỳ nhanh nhạy, giao tiếp khéo léo và có sức thuyết phục, lý lẽ sắc bén. Từ đó mới có thể lôi kéo đối phương về phía bạn. Đây là điều không phải có thể làm được qua 1 sớm 1 chiều mà bạn cần rèn luyện qua thời gian, trải qua nhiều cuộc đàm phán để có được.
Giao tiếp khéo léo khi đàm phán
– Gây ấn tượng ban đầu
Kỹ năng đàm phán thương lượng tốt cần gây được ấn tượng ban đầu, hãy tạo một bầu không khí lịch sự và dễ chịu để đối tác có ấn tượng tốt với bạn, cảm thấy được tôn trọng và có thể thoải mái bắt đầu cuộc đàm phán. Đừng mở đầu bằng thái độ gay gắt hay những đòi hỏi quá đáng sẽ khiến cuộc đàm phán trở nên căng thẳng và khó đi đến thống nhất cuối cùng.
– Xác định mục tiêu cần đàm phán và theo sát nó
Khi bước vào cuộc đàm phán, hãy xác định mục tiêu mình muốn hướng tới và kết quả cần đạt là gì. Từ đó, có thể bám chắc lập trường, khéo léo và chuyên nghiệp giải quyết những vấn đề phát sinh, hướng đến mục tiêu ban đầu. Đồng thời, xác định những vấn đề nào có thể thương lượng và những vấn đề nào tuyệt đối không thể thỏa hiệp để bảo vệ lợi ích của mình.
– Đừng thương lượng quá nhiều
Đây là một trong những kỹ năng đàm phán cực kỳ hiệu quả. Nói những điều cần nói, truyền đạt những vấn đề quan trọng và quyết đoán khi cần thiết. Tránh thương lượng quá nhiều khiến đối thủ xem nhẹ ý kiến của mình và có thể ép mình vào những trường hợp bất lợi hoặc làm mất thời gian của đôi bên.
– Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể cũng là phương tiện truyền đạt rất hiệu quả. Thông qua ngôn ngữ ánh mắt, cử chỉ, biểu cảm gương mặt, cách bắt tay, trao danh thiếp của bạn, đối phương có thể đoán bắt được vấn đề. Vì vậy hãy tìm cách thể hiện sự tự tin, lịch sự và chuyên nghiệp của mình qua ngôn ngữ cơ thể.
– Hướng tới nguyên tắc Win – win
Kỹ năng đàm phán Win – Win
Tham gia vào cuộc đàm phán ai cũng mong muốn giành được lợi ích cho mình. Vì vậy, hợp tác win – win đôi bên cùng có lợi sẽ là kết quả tốt nhất để bên nào cũng đạt được nguyện vọng của mình, đi đến thỏa thuận chung. Bạn cũng có thể chủ động đề xuất một số tiêu chuẩn công bằng nhằm tối đa hóa kết quả cho đôi bên, đồng thời giúp bạn có ưu thế chủ động. Tránh có những lời lẽ, cử chỉ, thái độ mang tính áp đảo làm mất cảm tình, khó chịu cho đối phương, dễ khiến cho cuộc đàm phán bị đổ vỡ và kéo theo những rạn nứt, hệ lụy trong mối quan hệ sau này.
– Đừng quyết định vội vàng
Cuộc thương lượng nào cũng có quy trình và thời gian nhất định. Đôi khi việc kết thúc quá sớm hoặc rút ngắn quá trình có thể dẫn tới kết quả không giống như mục tiêu đặt ra. Nhiều lúc đối phương có thể đã thấy được sơ hở của bạn hoặc đạt được quyền lợi nào đó của họ nhưng lại gây thua thiệt cho bạn nên muốn kết thúc cuộc đàm phán nhanh chóng. Vì vậy, hãy luôn sáng suốt và thận trọng trong những vấn đề như thế này.
– Linh hoạt và thỏa hiệp
Không phải cuộc đàm phán nào cũng sẽ đi theo hướng mà bạn mong muốn. Đối phương có thể đưa ra những đề nghị không có lợi cho bạn, không giống với những dự định ban đầu. Khi đó, hãy linh động và suy nghĩ kỹ càng:
- Những vấn đề nào bạn có thể nhượng bộ, những lợi ích nào phải tuyệt đối bảo vệ?
- Nếu nhượng bộ cho đối phương, bạn sẽ được gì và mất gì?
- Khoản nhượng bộ có giá trị như nào với đối tác, bạn muốn đổi lại bằng thứ gì khi đối phương được hưởng lợi từ khoản nhượng bộ của bạn?
Thỏa hiệp không có nghĩa là thua cuộc, đó là nhượng bộ và hy sinh 1 chút lợi ích để đạt được mục tiêu to lớn hơn. Đàm phán là cả quá trình “cho và nhận” để cân bằng lợi ích cả đôi bên, một tư duy cứng nhắc và bảo thủ sẽ dễ dàng phá vỡ cuộc đàm phán. Vì vậy, tùy vào trường hợp, hoàn cảnh và mục tiêu mà bạn đặt ra, suy nghĩ đến lợi ích sau cùng để cân nhắc xem xét đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất.
– Nhắc lại và tóm lại kết luận giữa đôi bên
Trong quá trình đàm phán sẽ có nhiều vấn đề được mổ xẻ, phân tích. Là người đàm phán, bạn phải biết nhắc lại, tóm lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa 2 bên để cùng nhau rõ ràng các vấn đề, đi đến thỏa thuận chung. Tránh trường hợp không hiểu ý nhau, đã bàn bạc nhưng cuối cùng lại không thống nhất ý kiến.
– Tìm kiếm và nâng cao kiến thức về những vấn đề liên quan
Người đàm phán nhất định phải hiểu về thị trường và các lĩnh vực liên quan đến vấn đề mình đang đàm phán, có kiến thức tư duy sâu rộng về tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật, xã hội… Trong quá trình đàm phán có thể linh hoạt ứng dụng những kiến thức này để phân tích tình huống, khéo léo xử lý vấn đề. Ngoài ra đây đôi khi cũng là một lợi thế gây ấn tượng trước đối tác, khách hàng và khiến họ yên tâm hơn khi hợp tác với bạn.
– Trình bày quan điểm khôn khéo, linh hoạt
Một trong những kỹ năng đàm phán quan trọng bậc nhất là phải biết trình bày quan điểm khôn khéo. Đôi khi không phải cứ thông qua thái độ của mình mà đối phương có thể nắm bắt được bạn đang nghĩ gì, bạn muốn gì. Hãy diễn đạt rõ ràng quan điểm và mong muốn của mình để không làm mất thời gian đôi bên và tránh gây nhầm lẫn. Đồng thời quan sát đối phương và đưa ra quan điểm hợp lý trong các trường hợp, linh hoạt đưa ra các câu hỏi để làm rõ vấn đề…
– Không hạ thấp giá trị của sản phẩm và dịch vụ
Đừng mặc cả nhiều lần và hạ thấp giá trị sản phẩm, dù bạn là người mua hay người bán. Hãy cân nhắc đưa ra mức giá phù hợp nhất mà bạn đã nghiên cứu, so sánh trên mặt bằng thị trường và chất lượng, chi phí bạn đã bỏ ra cho sản phẩm của mình. Nếu bạn hạ thấp giá trị thì có lần 1 sẽ có lần 2, phía đối tác sẽ mặc định giá hạ thấp đó cho những lần đàm phán sau và sản phẩm của bạn cứ mãi bị kéo tụt giá như vậy, thậm chí không có lời.
Tóm lại, đàm phán là cả một quá trình đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, phẩm chất cũng như nghệ thuật ứng xử và ngoại giao của người đàm phán. Với nhiều người sẽ mất rất nhiều thời gian, trải qua rất nhiều cuộc đàm phán mới có thể rút kinh nghiệm và trau dồi các kỹ năng này.
Bộ tài liệu Sodes nâng cấp kỹ năng lãnh đạo toàn diện
Nhằm giúp CEO nhanh chóng thành thạo kỹ năng đàm phán cũng như hoàn thiện các kỹ năng lãnh đạo còn thiếu sót, đội ngũ chuyên gia tại Sodes đã nghiên cứu và xây dựng nên BỘ TÀI LIỆU NÂNG CẤP KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO TOÀN DIỆN. Với các công cụ, mẫu biểu, phương pháp và mô hình thực tế; các khóa học online giúp CEO ngay lập tức học hỏi và ứng dụng, định hình phong cách lãnh đạo riêng biệt, phát huy tối đa tố chất, tự tin dẫn dắt doanh nghiệp.
Bên cạnh kỹ năng đàm phán, bộ tài liệu sẽ giúp CEO bổ sung và nâng cấp các kỹ năng lãnh đạo then chốt như kỹ năng quản lý thời gian và công việc, giao việc và trao quyền, kiểm soát cảm xúc, dẫn dắt đội nhóm, tạo động lực, gây ảnh hưởng…
Thông tin chi tiết xem tại: https://sodes.vn/kynanglanhdao/01
