Mục lục
Trong quá trình quản lý và vận hành doanh nghiệp, lãnh đạo sẽ phải đối mặt với rất nhiều những khó khăn, thách thức xảy ra ngoài ý muốn. Bởi vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò then chốt sẽ giúp CEO nhanh chóng đưa ra các quyết định chính xác để xử lý mọi việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?
Kỹ năng giải quyết vấn đề được hiểu là khả năng xử lý và ra quyết định chính xác khi gặp phải những tình huống phát sinh ngoài ý muốn trong phạm vi cá nhân hay tổ chức.
Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với nhà lãnh đạo để ứng dụng trực tiếp vào quá trình xây dựng và vận hành tổ chức, giải quyết tận gốc mọi sự cố xảy ra, hạn chế tối đa thất thoát lãng phí cho doanh nghiệp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng đối với CEO
Tác động tới việc ra quyết định chính xác
Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc ra quyết định. Bởi nhờ nó, CEO có thể nắm bắt được đâu là nguyên nhân gốc rễ và nó ảnh hưởng như thế nào tới doanh nghiệp; từ đó có cơ sở đưa ra các giải pháp xử lý và lựa chọn các quyết định chính xác và nhanh chóng.
Giúp CEO tự chủ về thời gian, xử lý công việc trơn tru, nhanh chóng
Nắm vững kỹ năng giải quyết vấn đề còn giúp nhà quản trị thâu tóm mọi hoạt động, nhanh nhạy phát hiện các yếu kém trong quá trình kiểm soát và vận hành doanh nghiệp để kịp thời có phương án giải quyết khéo léo, hạn chế thất thoát lãng phí cũng như tiết kiệm thời gian xử lý công việc cho CEO.
Định hình năng lực của CEO
Kỹ năng giải quyết vấn đề còn phản ánh chính năng lực của nhà lãnh đạo. Nó cho thấy mức độ hiểu biết của CEO về doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, cùng khả năng xử lý tình huống, lên phương án linh hoạt, hiệu quả.
Một nhà quản trị sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề thuần thục không chỉ giúp cho dòng chảy công việc của doanh nghiệp được thông suốt mà còn thể hiện năng lực cá nhân khiến nhân viên tin tưởng và cống hiến.
Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề hiệu quả
Bất kể là vấn đề nào dù đơn giản hay phức tạp sẽ được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả hơn bằng cách sử dụng phương pháp khoa học, có tính hệ thống. Quy trình 6 bước cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn làm được điều đó:
Bước 1: Nhận định vấn đề
Nhận định vấn đề bao gồm việc xác định bối cảnh và các triệu chứng của vấn đề. Ở bước này bạn có thể sử dụng các câu hỏi phỏng vấn để điều tra các triệu chứng của vấn đề ví dụ như: Vấn đề xảy ra ở đâu? Nó gây ra ảnh hưởng gì tới doanh nghiệp? Tính chất của vấn đề (có khẩn cấp và quan trọng không?) Cần những nguồn lực gì để giải quyết? Có thuộc quyền hạn xử lý của mình hay không?
Phải hiểu rõ vấn đề thì mới có thể đưa ra các phương án giải quyết chính xác. Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực để tập trung vào các sự cố có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.
Bước 2: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Sau khi đã nhận định được vấn đề đang xảy ra, chúng ta tiến hành tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của nó. Việc tìm ra nguồn gốc của vấn đề có thể căn cứ trên nguyên tắc Pareto hay 80/20 để xác định đâu là nguyên nhân chính (chiếm 20%) dẫn tới vấn đề (80% kết quả).
Xem thêm: Nguyên tắc Pareto và ứng dụng
Bên cạnh đó, CEO cũng cần phân biệt rõ giữa triệu chứng, vấn đề và nguyên nhân gốc rễ.
Ví dụ:
Doanh thu quý 2 sụt giảm => Đây là triệu chứng.
Dựa vào suy đoán ban đầu có thể là do nhu cầu giảm, nhân viên làm việc kém hiệu quả, đối thủ cạnh tranh đẩy mạnh tiêu thụ, khâu phân phối xảy ra lỗi => Đây là vấn đề.
Sau đó, nguyên nhân chính được xác định là do khâu phân phối bị gián đoạn từ hoạt động vận tải hàng hóa bị ngưng trệ bởi dịch bệnh => Đây là gốc rễ của vấn đề.
Bước 3: Lên phương án giải quyết
Sau khi đã tìm hiểu được nguyên nhân xảy ra vấn đề, nhà quản lý sẽ đề ra các phương án khác nhau để xử lý nó. Các giải pháp đưa ra có thể dựa trên mô hình nổi tiếng như SWOT để: Xác định điểm mạnh (S), điểm yếu (W), cơ hội (O) và thách thức (T) của vấn đề đang phải đối mặt. Từ đó có thể kết hợp để đưa ra các giải pháp:
- SO (Strengths – Opportunities): tận dụng cơ hội phù hợp với điểm mạnh để cải thiện vấn đề.
- WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng các cơ hội.
- ST (Strengths – Threats): tận dụng điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro thách thức.
- WT (Weaks – Threats): thiết lập các kế hoạch “phòng thủ” để tránh những điểm yếu có thể nảy sinh các vấn đề khác ngoài tầm kiểm soát.
Xem thêm: Ma trận SWOT là gì?
Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu đưa ra phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề lâu dài, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.
Bước 4: Phân tích từng phương án
Đối với từng phương án đưa ra, hãy cân nhắc kỹ những điều sau đây:
Mặt tích cực của phương án này là gì? Mặt tiêu cực là gì?
Nó có ảnh hưởng tiêu cực tới ai hay tới việc gì không?
Liệu phương án này đã tối ưu nhất hay chưa và liệu nó có phù hợp với mục tiêu và chiến lược lâu dài của doanh nghiệp?
Bước 5: Ra quyết định và thực hiện
Từ các phân tích phương án phía trên, CEO ra quyết định lựa chọn phương án thích hợp và tối ưu nhất, đồng thời lên kế hoạch triển khai phương án cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện, cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo các giải pháp được tuân thủ và thực hiện đúng hướng.
Bước 6: Đánh giá kết quả
Sau khi đưa vào thực hiện bất cứ phương án nào, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó đã tốt chưa và có đưa tới những tác động không mong muốn nào không. Đánh giá kết quả của các phương án được thực hiện giúp bạn giảm thiểu rất nhiều công sức và nguồn lực khi xử lý các vấn đề tương tự lần sau.
Bí quyết giúp CEO rèn luyện và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề
Đơn giản hóa vấn đề
Đơn giản hóa mọi việc là phương pháp ứng dụng vô cùng hiệu quả trong quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề. Thay vì nghĩ tới những nguyên nhân xa xôi hãy bắt đầu từ các nguyên nhân đơn giản nhưng then chốt nhất để tập trung xử lý.
Để làm được điều đó, bạn có thể vận dụng nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20 để tìm ra đâu là 20% nguyên nhân ảnh hưởng tới 80% kết quả.
Chia sẻ ý tưởng và thảo luận
Tổ chức các buổi brainstorming ngắn để đưa ra các giải pháp và nhận phản hồi cũng là một ý tưởng không tồi. Hãy cố gắng đưa ra nhiều các giải pháp nhất có thể để mọi người cùng thảo luận và đóng góp ý kiến. Việc đó có thể giúp bạn phát hiện ra các ý tưởng sáng tạo mà bản thân không ngờ tới.
Tận dụng sức mạnh của những câu hỏi “Tại sao?”
Khi biết cách tận dụng những câu hỏi tại sao, bạn sẽ bắt thóp được gốc rễ của vấn đề và đi đến những giải pháp xử lý hiệu quả.
Nhân viên không hoàn thành tiến độ. Tại sao?
Nhân viên giỏi nghỉ việc. Tại sao?
Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng. Tại sao?
Chủ động tìm vấn đề để giải quyết
Đây không phải là hành động “tự mang việc vào người”, mà là một cách rèn luyện giúp khả năng giải quyết vấn đề của CEO trở nên sắc bén hơn.
Cũng như nhiều kỹ năng khác, kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn sẽ cải thiện theo thời gian nếu được rèn luyện thường xuyên. Vì thế, hãy chủ động trong việc tìm kiếm các vấn đề cần giải quyết, điều này còn giúp bạn có lớp phòng thủ vững vàng, tránh bị động trước mọi tình huống xảy ra bất ngờ.
SODES – Công cụ phát triển kỹ năng lãnh đạo toàn diện giúp CEO vững bước thành công
Không chỉ cung cấp hệ thống tri thức chuẩn chỉnh, tích hợp công cụ giúp CEO rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề thuần thục, nhạy bén phát hiện nguy cơ và xử lý mọi việc gọn ghẽ, chuyên nghiệp. Bộ tài liệu của Sodes còn bao gồm những kỹ năng toàn diện khác mà mọi lãnh đạo đều cần để nâng cấp bản thân, nâng tầm doanh nghiệp. Cụ thể:
– Kỹ năng làm chủ, quản lý bản thân, kiểm soát cảm xúc và giữ cái đầu lạnh hỗ trợ giải quyết vấn đề và ra quyết định sáng suốt.
– Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Tự tin nắm bắt và vận hành trơn tru mọi hoạt động trong doanh nghiệp.
– Kỹ năng giao việc và kiểm soát, CEO tự tin trao quyền và quản lý công việc hiệu quả, theo dõi, đánh giá chính xác và kịp thời đến từng nhân viên, đội nhóm.
– Kỹ năng dẫn dắt đội nhóm hiệu quả, tối đa sức mạnh tập thể, xây dựng đội ngũ làm việc phối hợp nhịp nhàng, văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp.
– Kỹ năng tạo động lực làm việc năng suất, bứt phá. Xây dựng phương pháp làm việc khoa học. Phát hiện những điểm yếu về hiệu suất và kịp thời điều chỉnh.
– Ngoài ra còn có bộ ebook và video phát triển và nâng cấp kỹ năng lãnh đạo, bộ trắc nghiệm định hướng xây dựng phong cách lãnh đạo chuyên nghiệp và “riêng biệt”…
Thông tin chi tiết và ĐĂNG KÝ tại: https://sodes.vn/kynanglanhdao/01
