Mục lục
Dù bạn là ai, ở bất kỳ lĩnh vực kinh doanh hay ngành nghề nào cũng cần rèn luyện và nâng cao kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Vậy việc xây dựng kế hoạch quan trọng thế nào? Làm thế nào để lập kế hoạch chuẩn chỉnh? Có những cách nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch? Tìm hiểu cặn kẽ trong bài viết dưới đây!
1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là quá trình vận dụng khối óc và khả năng của bản thân để xác định mục tiêu, sắp xếp các công việc logic, liên kết tất cả mọi nguồn lực đang có, từ đó lựa chọn phương pháp, cách thức phù hợp để từng bước hành động nhằm đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Việc lập kế hoạch cũng giống như xây dựng 1 lộ trình cụ thể từng đường đi nước bước giúp bạn có định hướng hoàn thành 1 việc nào đó trước khi bắt tay vào làm.
Kỹ năng lập kế hoạch là nhiệm vụ đầu tiên của quá trình quản lý: Lập kế hoạch – tổ chức thực hiện – vận hành, dẫn dắt – kiểm soát. Đây là kỹ năng trọng yếu mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải thành thạo.
Người biết lập kế hoạch hiệu quả là người có tầm nhìn xa trông rộng, tư duy logic, khả năng phán đoán và bộ óc linh hoạt. Nhờ đó, họ luôn có sự chủ động, sắp xếp công việc khoa học và nhạy bén trong mọi vấn đề. Nhanh chóng nhận diện những thời cơ cũng như rủi ro để tìm cách xử lý, đảm bảo tiến độ thực hiện và đạt được mục tiêu đặt ra ban đầu.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp
Trong kinh doanh và quản trị doanh nghiệp, không lập kế hoạch cũng giống như “đi đêm mà không có đèn”, cứ mò mẫm mà không biết bao giờ mới tới đích. Bởi vậy, nhà quản lý nào cũng cần phải rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả để có thể tự tin điều hành và dẫn dắt doanh nghiệp bứt phá, nhanh chóng đạt mục tiêu đặt ra. Cụ thể, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn:
Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch
– Xây dựng định hướng và lộ trình phát triển từ A-Z cho doanh nghiệp, xác định mục tiêu cụ thể từ ngắn hạn đến dài hạn. Từ đó thống nhất các phòng ban, cá nhân phối hợp ăn khớp, đi theo kế hoạch và chiến lược đã vạch ra.
– Sắp xếp thời gian và công việc một cách logic và khoa học, tránh tình trạng “ôm đồm” quá nhiều cuối cùng việc gì cũng không xong. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn xác định đâu là những công việc cần làm, công việc nào cần ưu tiên hoàn thành trước, làm trong bao lâu… Từ đó phân chia thời gian hợp lý, lựa chọn cách thức thực hiện phù hợp.
– Tiết kiệm thời gian, chi phí. Bởi vì mọi công việc đã được hoạch định rõ ràng nên sẽ không lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc vào những hoạt động không mang lại lợi nhuận, kết quả.
– Giảm thiểu được rủi ro trong công việc, chủ động kinh doanh. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi nhà quản lý phải luôn xem xét và dự đoán các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của mình và dự trù các giải pháp dự phòng phù hợp, giúp doanh nghiệp luôn ở thế chủ động, hoạt động trơn tru.
– Tận dụng nguồn lực hiệu quả (tài chính, nhân lực, vật lực). Thông qua việc lập kế hoạch, có thể đánh giá và phân bổ nguồn lực tối ưu nhất để đạt hiệu quả cao nhất.
– Gia tăng lợi thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành. Trong quá trình lên kế hoạch, tất yếu bạn phải đánh giá những điểm mạnh/ điểm yếu của bản thân, phân tích đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ giúp bạn hoạch định những chiến lược sáng suốt để làm bật lợi thế của mình, chiến thắng đối thủ, thu hút khách hàng.
– Theo dõi và kiểm soát các hoạt động trong thực tế. Xem xét xem có lệch hướng so với kế hoạch không và tìm ra nguyên nhân, liệu tiến độ hoàn thành đã đáp ứng yêu cầu đặt ra chưa. Từ đó, kịp thời đưa mọi hoạt động trở lại lộ trình đã vạch ra hoặc cân nhắc điều chỉnh cho hợp với điều kiện thực tế.
3. Quy trình thiết lập kế hoạch bài bản
Để việc lập kế hoạch đạt hiệu quả mong đợi, nhà quản lý cần thực hiện tốt quy trình 5 bước chuẩn chỉnh:
Bước 1: Xác định chính xác mục tiêu cần đạt được
Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, bạn phải xác định chính xác mục tiêu mình nhắm đến là gì. Có được mục tiêu cụ thể, bạn sẽ biết mình cần phải làm những gì và có động lực để làm việc hơn.
Hãy bám sát mong muốn và nguồn lực của mình để vạch ra mục tiêu phù hợp và có tính thúc đẩy. Tránh việc đặt mục tiêu quá cao, khó hoàn thành gây nhụt chí và cũng đừng đặt mục tiêu quá thấp gây lãng phí nguồn lực, kết quả lẹt đẹt. Đồng thời phân chia mục tiêu cụ thể theo thời gian từng giai đoạn, từ ngắn hạn đến dài hạn để có phương pháp và cách thức thực hiện trong từng thời kỳ cụ thể.
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART để thiết lập mục tiêu tối ưu theo 5 yếu tố:
- S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Attainable: Có thể đạt được
- R – Relevant: Thực tế
- T – Time-bound: Thời hạn cần hoàn thành công việc
Bước 2: Xác định những nội dung công việc sẽ làm
Để hoàn thành mục tiêu đề ra, có những công việc nào bạn sẽ cần hoàn thành, cần chuẩn bị những gì? Hãy vạch ra tất cả các đầu công việc mà bạn sẽ làm. Lúc này, sẽ có những công việc quan trọng, cấp thiết, có những công việc không quan trọng, thậm chí có thể lược bỏ hoặc thay thế. Điều bạn cần làm là đánh giá tầm quan trọng và sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên cần hoàn thành để đảm bảo phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả nhất.
Quy trình lập kế hoạch bài bản
Bước 3: Vạch ra các phương án và cách thức thực hiện kế hoạch
Để hoàn thành công việc sẽ có rất nhiều cách thức, phương pháp khác nhau đòi hỏi bạn phải có kỹ năng lập kế hoạch linh hoạt. Đâu sẽ là con đường ngắn nhất, hiệu quả nhất và phù hợp với quỹ thời gian, ngân sách của bạn? Hãy liệt kê tất cả các giải pháp và phương án hành động bao gồm nguyên tắc, tiêu chuẩn, quy trình thực hiện, máy móc công cụ hỗ trợ, kết quả dự trù… Từ đó, phân tích và cân nhắc để lựa chọn phương án tối ưu nhất:
– Phương án nào có chi phí thấp nhất?
– Phương án nào có thể tối đa nguồn lực 5M: Nhân lực (man), Tiền bạc (money), Công nghệ (machine), Nguyên nhiên vật liệu (material), Cách thức làm việc (method).
– Phương án nào có quy trình tinh gọn nhất?
– Phương án nào có khả năng thực hiện nhanh nhất?
– Phương án nào có sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện?
Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện (chi phí, nhân sự, thời gian)
Kế hoạch của bạn sẽ cần có đầy đủ các nội dung:
– Thời gian, địa điểm: Bạn sẽ hoàn thành công việc trong bao lâu, deadline là bao giờ? Thực hiện tại địa điểm nào?
– Chi phí: Bạn sẽ cần bao nhiêu tiền, phân bổ như thế nào ở từng hoạt động để có thể tiết kiệm mà vẫn hiệu quả?
– Nhân sự: Bao gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ, người giám sát, người kiểm tra, người báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Theo đó, bạn phải xác định rõ ai sẽ tham gia vào kế hoạch? Ai đóng vai trò chủ chốt? Phân công công việc như thế nào cho đúng người đúng việc?
Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh
Bạn cần giám sát việc thực hiện kế hoạch trong thực tế để biết được kế hoạch có đang đi đúng hướng hay không, có đảm bảo tiến độ hay không hay có chỗ nào bất thường, gây thiệt hại cần phải sửa…
Để làm điều này, bạn có thể đề ra các tiêu chuẩn hoặc hệ thống đo lường khách quan để cập nhật nhanh chóng và đánh giá chính xác. Qua đó có những sự điều chỉnh phù hợp, đảm bảo đạt kết quả và mục tiêu đề ra.
4. Các cách giúp cải thiện kỹ năng lập kế hoạch
Không phải ai cũng biết cách lập kế hoạch hiệu quả, mà cải thiện kỹ năng lập kế hoạch là một quá trình rèn luyện và học hỏi không ngừng. Dưới đây là 1 số cách sẽ giúp bạn nhanh chóng nâng cao khả năng lập kế hoạch:
– Tạo thói quen thiết lập kế hoạch hàng ngày
Mỗi ngày trước khi bắt đầu công việc, hãy dành ra 10 – 15 phút để vạch ra bản “to-do-list” với những việc cần hoàn thành trong ngày và thời gian thực hiện cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian và công việc trong ngày hợp lý, không bao giờ quên việc và không để công việc chậm trễ sang ngày khác làm ảnh hưởng đến kết quả.
Đồng thời từ đó sẽ tạo ra thói quen làm việc khoa học, logic và luôn luôn làm theo kế hoạch. Bên cạnh việc lập kế hoạch theo ngày, bạn cũng sẽ làm tương tự với các công việc, mục tiêu hàng tuần, hàng tháng.
– Lập kế hoạch theo phương pháp 5W – 1H – 2C – 5M
Mô hình 5W – 1H – 2C – 5M là mô hình lập kế hoạch khoa học và bài bản được nhiều người chuộng áp dụng. Theo đó, bạn cần xác định:
- 5W bao gồm mục tiêu, yêu cầu công việc (Why); nội dung công việc (What), làm ở đâu (Where), khi nào (When), ai tham gia làm (Who)
- 1H là cách thức mà bạn sẽ thực hiện (How)
- 2C là phương pháp mà bạn sẽ sử dụng để kiểm soát và kiểm tra (Control & Check)
- 5M là 5 nguồn lực sẽ thực hiện nhiệm vụ, bao gồm nhân lực (man), tiền bạc (money), công nghệ (machine), nguyên nhiên vật liệu (material), cách thức làm việc (method).
Xây dựng kế hoạch theo phương pháp 5W – 1H – 2C – 5M
– Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Có rất nhiều việc phải làm, nhất là đối với những người ở vị trí quản lý. Nếu không biết cách sắp xếp công việc bạn rất dễ bị quá tải, stress và ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Vì vậy, việc quan trọng là thành thạo kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, việc nào cần hoàn thành trước, việc nào làm sau, việc nào có thể ủy quyền cho cấp dưới thực hiện… Như vậy, bạn sẽ đảm bảo thực hiện tốt từng công việc, lại có thể cân đối thời gian công việc với gia đình, tận hưởng cuộc sống…
– Suy nghĩ trên giấy
Hãy viết ra các công việc, các ý tưởng một cách rõ ràng trên giấy để chụp lại mọi suy nghĩ của bạn và không bỏ quên điều gì. Đây cũng là cách để bạn có thể kiểm soát tình hình trong những trường hợp khẩn cấp bằng cách lập danh sách mọi thứ bạn phải làm để giải quyết vấn đề, biết được mình cần làm gì và không nên làm gì.
– Tạo lịch trình
Bạn có thể sử dụng giấy, lịch hoặc các công cụ tạo checklist để lên lịch trình rõ ràng cho mình và trong 1 vài trường hợp để nhân viên hoặc hoặc các bộ phận có thể theo dõi. Một lịch trình chi tiết, được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và kiểm soát công việc tốt hơn.
– Luôn đặt khung thời gian và deadline cụ thể
Để kế hoạch của bạn hiệu quả, hãy phân chia và đặt mốc thời gian cụ thể cho từng hoạt động, công việc. Nó vừa giúp bạn theo dõi và đảm bảo tiến độ thực hiện, vừa tạo động lực để bạn tập trung hoàn thành công việc đúng deadline, tránh tình trạng rề rà lãng phí thời gian mà mãi chưa hoàn thành xong công việc.
——–
Sodes – Công cụ giúp CEO chinh phục các kỹ năng lãnh đạo trọng yếu, dẫn dắt doanh nghiệp thành công
Bộ tài liệu phát triển kỹ năng lãnh đạo toàn diện
Nhằm giúp CEO nâng cấp kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả và hoàn thiện các kỹ năng lãnh đạo then chốt, từ đó tự tin điều hành doanh nghiệp bứt phá, đội ngũ chuyên gia tại Sodes đã nghiên cứu và xây dựng nên BỘ TÀI LIỆU SODES NÂNG CẤP KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO TOÀN DIỆN. Với các công cụ, phương pháp, khóa học online, mẫu biểu ngay lập tức giúp CEO:
– QUẢN LÝ BẢN THÂN HIỆU QUẢ: Nhanh chóng xây dựng phong cách lãnh đạo riêng biệt, thể hiện được cái “uy” và cái “tầm” của người làm sếp. Kiểm soát cảm xúc và giữ cái đầu lạnh để đưa ra các quyết định chuẩn xác. Biết cách sắp xếp cân đối thời gian giữa công việc và cuộc sống.
– QUẢN LÝ CON NGƯỜI BÀI BẢN: Phân chia đúng người đúng việc và tối ưu sắp xếp nhân sự. Biết cách truyền cảm hứng và tạo động lực đúng thời điểm để nhân sự phát huy tối đa khả năng. Xây dựng đội nhóm vững mạnh, nắm đằng chuôi trong các cuộc thương lượng, đàm phán.
– QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐI ƯU: Biết cách trao quyền cho nhân viên, giải phóng bản thân khỏi “bận rộn mù quáng”. Theo dõi, kiểm soát và đánh giá quy trình làm việc hiệu quả, nhanh chóng phát hiện các vấn đề để kịp thời xử lý nhằm tránh rối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
Thông tin chi tiết xem tại: https://sodes.vn/kynanglanhdao/01
