Mục lục
Sự khác biệt về thời gian và quan điểm của các thành viên trong môi trường đa văn hóa có thể gây ra tác động đáng kể tới công việc.
Từng làm việc với nhiều doanh nghiệp trên thế giới, Elizabeth Grace Saunders – tác giả cuốn sách How to Invest Your Time Like Money, nhà sáng lập hãng cung cấp dịch vụ hỗ trợ quản lý thời gian Real Life E Time – cho biết, những người đến từ những nền văn hóa khác nhau sẽ có những quan niệm không giống nhau về sự kịp thời, sự đúng thời hạn. Việc không hiểu và không biết cách quản lý hiệu quả sự khác biệt này có thể khiến nhà quản trị cảm thấy thất vọng, căng thẳng và đôi khi dẫn tới quyết định… bỏ qua yếu tố deadline.
Tình trạng không tìm được tiếng nói chung về thời gian và những kỳ vọng liên tục không được đáp ứng có thể phá hủy nhanh chóng những mối quan hệ trong công việc. Elizabeth Grace Saunders cho rằng 4 mẹo nhỏ sau đây có thể giúp quản trị trong môi trường làm việc đa văn hóa trở nên hiệu quả hơn với nhà quản trị.
1. Chú trọng vào động cơ, sự nỗ lực của các cá nhân
Khi quản lý một đội ngũ trong môi trường đa văn hóa, đừng kỳ vọng mỗi cá nhân trong đó có thể đồng quan điểm với bạn về mọi mặt hoặc họ sẽ hiểu các yêu cầu mà bạn đưa ra theo đúng cách hiểu của bạn. Họ có thể không cảm thấy việc hoàn thành nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định là quan trọng, hoặc thậm chí có thể không thông báo với bạn khi mọi việc chệch khỏi kế hoạch.
Hãy chú trọng vào động cơ làm việc và sự nỗ lực trong công việc của nhân viên. Mỗi khi bạn cảm thấy thất vọng và bắt đầu đánh giá nhân viên dưới góc độ khác biệt về văn hóa, hãy dừng lại. Thay vào đó, hãy tận dụng sự đa dạng đó như một cơ hội để tìm hiểu xem điều gì đang thực sự xảy ra.
Ví dụ, khi yêu cầu nhân viên nộp báo cáo về tình trạng của một dự án và họ trễ deadline, hãy “đàm phán” bằng cách kể câu chuyện của mình và gợi ý để họ kể câu chuyện của họ:
“Tôi yêu cầu bạn nộp báo cáo vào 12h trưa thứ Sáu bởi sau đó, tôi chỉ có đúng 2 giờ để xem báo cáo trước khi họp với ban lãnh đạo. Nhưng bạn lại nộp vào lúc 1h50, sau khi tôi phải liên lạc, đốc thúc nhiều lần, và tôi đã không kịp để xem qua và báo cáo lại với cấp trên. Có lý do nào đó khiến bạn không thể hoàn thành báo cáo đúng deadline không?”.
Sau đó, bạn có thể sẽ nhận ra rằng nhân viên đó đã hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, nhưng lại không thấy thoải mái khi gửi báo cáo trước khi có sự đồng thuận của trưởng nhóm, hoặc họ cảm thấy việc tối đa hóa quy trình làm việc quan trọng hơn việc hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ đúng deadline.
Bằng cách đặt câu hỏi, bạn sẽ thấy được những góc nhìn khác cũng như những hệ giá trị của các thành viên trong đội ngũ, nhờ đó giúp bạn điều chỉnh hợp lý những yêu cầu trong tương lai và nhân viên sẽ tiếp cận hiệu quả hơn với những yêu cầu của bạn.
Xem thêm: Đánh giá nhân viên – đâu là phương án đánh giá hiệu quả
2. Xác định rõ khung thời gian
Câu “Tôi sẽ ở đó khoảng 5 phút” hoặc “Tôi sẽ trả lời vào ngày mai” mang ý nghĩa khác nhau với nhiều người. Đôi khi khái niệm “5 phút” của một vài người được ngầm hiểu là từ 20 phút đến 1 giờ và “ngày mai” chỉ là cách nói về một thời điểm không xác định trong tương lai gần.
Cách hiểu bằng nghĩa đen hoặc nghĩa bóng trong trường hợp này phản ánh hành vi khác nhau của những người tới từ các nền văn hóa khác nhau.
Do đó, khi quản trị trong môi trường đa văn hóa, bạn phải nhận thức được sự khác biệt của vấn đề này và luôn phải xác định cũng như truyền đạt rõ về khung thời gian trước khi tiến hành các phần tiếp theo trong kế hoạch, đặc biệt là trong trường hợp các nhân viên đưa ra những phản hồi không rõ ràng khi nhận nhiệm vụ.
3. Trừ hao thêm thời gian vào deadline
Có một vài điều cần phải chấp nhận khi làm việc trong môi trường đa văn hóa đó là: sự xuất hiện của những ngày nghỉ lễ mà bạn không biết trước, có những tháng có thể gần như mọi thành viên trong team đều trong kỳ nghỉ lễ, sự cố phát sinh đột xuất về vấn đề hạ tầng kỹ thuật và công nghệ (nơi nhân viên làm việc bị cúp điện hoặc không có Internet)..
Do đó, tốt nhất là bạn nên cộng thêm thời gian vào deadline. Thay vì đưa ra thời hạn 24 giờ, hãy nới lên 48 hoặc 72 giờ. Đối với những phần việc lớn hơn thì thậm chí bạn còn phải nới ra nhiều thời gian hơn.
4. Thường xuyên theo dõi tiến độ công việc
Một trong những cách tốt nhất để vượt qua các rào cản về giao tiếp và đảm bảo mọi thứ không “trật đường ray” là nhìn vào thực tế công việc một cách thường xuyên.
Đừng chỉ đưa ra những câu hỏi mang tính chung chung vì bạn sẽ chỉ nhận lại được những phản hồi không rõ ràng. Hãy yêu cầu được xem xét kết quả cụ thể, như một số liệu thống kê, một bản báo cáo về tình hình thực tế hoặc bất kỳ dấu hiệu nào đó về tiến độ thực hiện công việc.
