Mục lục
Xuất hiện lần đầu vào những năm 1980s, tới nay nguyên tắc SMART đã trở thành một trong những công cụ quản trị và thiết lập mục tiêu hiệu quả được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp. Không những vậy, SMART đóng vai trò quan trọng trong quá trình xây dựng KPI hay OKR nhằm tạo ra những kết quả vượt bậc cũng như đánh giá nhân sự công bằng.
Nguyên tắc SMART là gì?
Nguyên tắc SMART thực chất được ghép từ 5 chữ cái đầu của 5 từ khác nhau, bao gồm: Specific (cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu) – Measurable (đo đếm được) – Achievable/ Attainable (có thể đạt được bằng chính khả năng của mình) – Realistic/ Relevant (thực tế, không viển vông) – Time bound/ Time based (thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra).
Nguyên tắc này được sử dụng trong doanh nghiệp với mục đích quản trị, đo lường mục tiêu và thường đi kèm 2 công cụ quen thuộc là OKR và KPI.
Xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART như thế nào?
Khi thiết lập mục tiêu bất kể là cho cá nhân hay phòng ban hoặc cả doanh nghiệp việc xem xét đảm bảo tuân theo nguyên tắc SMART là điều kiện tiên quyết tác động tới mức độ thành công của mục tiêu đó. Do đó, CEO cần nắm rõ các tiêu chí:
S – Cụ thể
Bắt đầu xây dựng mục tiêu hãy cụ thể hóa những điều bạn muốn thực hiện. Trong trường hợp này, mô hình “5W+1H” có thể giúp cụ thể hóa mục tiêu, tức là bạn sẽ phải trả lời cho 6 câu hỏi sau:
- WHO: Những ai sẽ tham gia để thực hiện mục tiêu (yếu tố về nhân sự là đặc biệt quan trọng trong một dự án, kế hoạch cụ thể).
- WHAT: Những điều bạn cần làm là gì và vì điều gì (liệt kê càng cụ thể thì càng dễ dàng thực hiện).
- WHEN: Thời gian là yếu tố quan trọng ngay từ khi xây dựng mục tiêu, tuy nhiên việc để xác định một mốc thời gian thực hiện cụ thể là vô cùng khó khăn vì trên thực tế còn nhiều yếu tố ngoại cảnh khó đoán định trước ảnh hưởng tới mục tiêu. Vì vậy chỉ nên xây dựng một khung thời gian hoàn thiện là được.
- WHERE: Xác định vị trí hoặc sự kiện có liên quan.
- WHY: Tại sao lại chọn mục tiêu đó? Lý do hay nói cách khác là động lực để thực hiện mục tiêu.
- HOW: Mục tiêu được thực hiện như thế nào?
M – Đo lường được
Tiêu chí có thể đo lường có thể hiểu là lượng hóa mục tiêu thành những con số có thể đo đếm hoặc sử dụng các chỉ số quy ước cụ thể. Công tác lượng hóa giúp nhà quản trị theo dõi và định lượng tiến trình thực hiện mục tiêu đặc biệt là các dự án, kế hoạch mang tính dài hạn.
A – Khả thi (Có thể đạt được)
Bản chất mục tiêu có ý nghĩa truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhân sự, do đó nếu đặt mục tiêu vượt quá tầm với thì không những không thể tạo động lực mà còn khiến nhân sự chán nản, công việc đình trệ, dần xuất hiện “bất mãn” nội bộ tác động xấu tới môi trường làm việc. Tuy vậy, mục tiêu đặt ra vẫn cần đảm bảo sự thách thức để nhân viên có động lực tiến bộ hơn.
R – Thực tế
Tiêu chí thực tế được hiểu là nêu rõ những kết quả thực tế có thể đạt được, dựa trên các nguồn lực sẵn có. Để làm được điều đó, hãy ngồi xuống và tính toán xem khả năng, vật chất, quỹ thời gian, nguồn hỗ trợ… của tổ chức có phù hợp để thực hiện được ý định không.
T – Thời gian được giới hạn
Nếu một mục tiêu mà không có thời gian thực hiện, thì không thể thành công. Nó giúp nhân viên định hình được các công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian cụ thể là bao lâu, công việc nào cần ưu tiên hoàn thiện trước để bắt kịp tiến độ.
Ứng dụng của nguyên tắc SMART trong thiết lập KPI, OKR
Không thể phủ nhận vai trò của nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu doanh nghiệp, theo đó nguyên tắc này còn trở thành một phần quan trọng gắn liền với hoạt động xây dựng KPI và OKR để đánh giá hiệu quả, mức độ hoàn thành công việc.
Với KPI
KPI là một trong những công cụ quản lý phổ biến nhất hiện nay. Nó được sử dụng để đo lường hiệu quả công việc của từng phòng ban, cá nhân thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng rõ ràng. Qua đó có căn cứ đánh giá một cách công bằng kết quả làm việc của cá nhân cũng như toàn bộ doanh nghiệp.
Để hoạt động xây dựng KPI doanh nghiệp diễn ra hiệu quả, bắt buộc phải đảm bảo tuân thủ nguyên tắc SMART. Trong đó:
- S – Specific: Các chỉ tiêu đánh giá phải thật rõ ràng và dễ hiểu. Cấp dưới biết mình cần làm gì và làm như thế nào để đạt được kết quả mà sếp kỳ vọng.
- M – Measurable: KPI có thể đo lường được và quy đổi bằng con số cụ thể.
- A – Achievable: Mục tiêu đặt ra phải đảm bảo nhân viên có thể thực hiện được. Không nên đưa ra các mục tiêu quá cao hoặc quá thấp.
- R – Realistic: Các mục tiêu đặt ra cần phải thực tế, không xa rời mục tiêu chung mà tổ chức hướng đến.
- T – Timebound: Mỗi KPI nên có một thời hạn cụ thể. Nhân viên hình dung được việc này phải làm trong bao lâu, giúp họ kiểm soát chính công việc đang làm.
Xem thêm: 4 bước xây dựng KPI hoàn chỉnh áp dụng với mọi doanh nghiệp
Với OKR
Về bản chất OKR và KPI đều là những công cụ quản trị mục tiêu. Tuy nhiên, OKR được cấu thành từ những mục tiêu và kết quả then chốt mang tính ngắn hạn, linh hoạt hơn nhằm thúc đẩy nhân viên tạo ra các kết quả vượt bậc. Dù vậy, OKR giống như KPI vẫn được tạo dựng từ nền tảng của nguyên tắc SMART.
Các mục tiêu đều phải đảm bảo tiêu chí cụ thể, đo lường được, khả thi (nhân viên có thể hoàn thành ít nhất là 70% mục tiêu đề ra), phù hợp với thực tế và trong khoảng thời gian cụ thể.
THAM KHẢO NGAY TÀI LIỆU XÂY DỰNG OKR CHO DOANH NGHIỆP TẠI ĐÂY.
Kết
Nguyên tắc SMART không chỉ được biết đến với vai trò quản trị mục tiêu mà còn được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch, báo cáo kết quả công việc. Dù sử dụng trong trường hợp nào chỉ cần hiểu đúng về nó thì bạn với vai trò là nhà quản trị có thể vận dụng linh hoạt và áp dụng cho nhiều lĩnh vực, công việc khác nhau giúp xây dựng và phát triển doanh nghiệp bền vững.
