Mục lục
Xây dựng OKR thực chất là quá trình thiết lập mục tiêu và xác định kết quả then chốt để hoàn thành mục tiêu đó. Để xây dựng một hệ thống OKR hoàn chỉnh, bao gồm 4 bước: hoạch định, triển khai, kiểm soát và điều chỉnh.
Tùy vào mục tiêu và quy mô ứng dụng mà cách xây dựng OKR và thời gian xây dựng có thể khác nhau nhưng 4 bước sau đây sẽ là quy trình căn bản giúp CEO dễ dàng thiết lập thành công hệ thống OKR tại bất cứ tổ chức, giai đoạn nào nếu muốn.
Bước 1: Hoạch định
Bước hoạch định trong xây dựng OKR được đánh giá là bước quan trọng nhất quyết định đến sự thành bại của hệ thống này. Trong đó, CEO cần làm rõ 4 vấn đề mấu chốt:
Mục tiêu chung OKR cần đạt
Việc xác định mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến sẽ giúp CEO lựa chọn phạm vi, cách thức tiến hành sao cho phù hợp. Để xác định mục tiêu một cách chuẩn xác, cần tiến hành các cuộc họp lãnh đạo, brainstorming với các phòng ban để thống nhất từ 3 – 5 OKR cần đạt trong kỳ đánh giá sắp tới.
Phạm vi áp dụng
Trên thực tế, đối tượng có thể áp dụng OKR trong doanh nghiệp nằm trong nhóm chính sau:
Áp dụng cho toàn công ty
Lúc này, OKR sẽ được phổ biến cho toàn bộ doanh nghiệp. Mỗi cá nhân đóng vai trò là mắt xích quan trọng tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu chung, được tự tay đặt cái đích cho chính mình. Đồng thời thông qua sự liên kết đa chiều giữa các tầng mục tiêu, mà các phòng ban bộ phận gia tăng sự gắn kết, phối hợp nhuần nhuyễn; thúc đẩy hiệu suất công việc bứt phá mạnh mẽ.
Áp dụng trong cấp lãnh đạo, quản lý, khối văn phòng
Đối với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù, thì chỉ có cấp lãnh đạo áp dụng OKR là phù hợp. Ví dụ như các công ty bán lẻ, FMCG hay F&B, phần lớn nhân viên làm việc tại cửa hàng và ngoài thị trường nên chỉ có thể triển khai OKR cho các cấp lãnh đạo, quản lý hay khối văn phòng.
Triển khai cho các phòng ban độc lập, công ty thành viên
Đối với các phòng ban độc lập, các công ty thành viên của các tập đoàn lớn,
họ sẽ triển khai OKR như là một nhánh của tổ chức. Tuy nhiên cách áp dụng này là ít phổ biến nhất.
Do đó, có thể thấy OKR không nhất thiết phải áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp mà có thể dùng cho từng bộ phận, phòng ban hay cá nhân riêng biệt. Từ mục tiêu chung cần đạt, CEO có thể xác định được phạm vi điều chỉnh của OKR.
Kế hoạch triển khai
Lập kế hoạch trong cách xây dựng OKRs ở đây là chia nhỏ mục tiêu và kết quả then chốt.
Đối với Mục tiêu (Objective)
- Mỗi cấp độ (công ty, phòng ban hay cá nhân) nên có từ 3 – 5 mục tiêu khác nhau.
- Cần có đích đến rõ ràng, cụ thể (Ví dụ: OKR cho một ASM trong ngành hàng FMCG là mở rộng phạm vi phân phối sang 3 tỉnh phía Bắc là Nam Định, Hà Nam, Thái Bình trong vòng 1 tháng) thay vì nội dung mập mờ, không rõ ràng (Ví dụ: hướng tới mở rộng địa bàn phân phối ra các tỉnh phía Bắc).
- Mục tiêu đặt ra phải tạo được cảm giác thách thức từ đó kích thích nhân viên nỗ lực hết mình để chinh phục mục tiêu.
Đối với Key Result
- Mỗi mục tiêu cần có khoảng 3 – 5 kết quả then chốt
- Mục tiêu đặt ra phải đo lường được bằng các con số cụ thể
- Key Result là tổng hợp các kết quả nhỏ để hoàn thành mục tiêu chung bởi vậy chúng phải có tính thống nhất. Không đặt Objective một đằng, Key Result một nẻo.
Tiếp tục với ví dụ trên ứng với mục tiêu mở rộng phạm vi phân phối sang 3 tỉnh phía Bắc là Nam Định, Hà Nam, Thái Bình trong vòng 1 tháng thì các KR (Key Result) tương ứng có thể là:
- KR1: Liên hệ với 10 nhà phân phối mỗi tỉnh
- KR2: Ký hợp đồng phân phối thành công ít nhất 3/10 nhà phân phối đó
- KR3: Xúc tiến tuyển dụng thành công mỗi nhà phân phối ít nhất là 2 nhân viên bán hàng, mỗi tỉnh 1 giám sát bán hàng.
Các phương thức hỗ trợ (nếu có)
Các mục tiêu đặt ra cần phải được theo dõi và kiểm soát một cách rõ ràng, có hiệu quả để khắc phục các lỗ hổng triển khai nếu có. Khi đó, các phần mềm theo dõi tự động hoặc các biểu mẫu khoa học dựng sẵn để áp dụng là công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho bạn.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng dù sử dụng hình thức nào thì cả chủ doanh nghiệp và người thực thi cũng nên nắm rõ bản chất của OKR và chuẩn bị sẵn tiềm lực trước khi bắt tay vào xây dựng OKR. Nếu không mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp không thể tối ưu những gì mà OKR mang lại.
Để hiểu rõ hơn về OKR, vui lòng tham khảo bài viết: OKR là gì?
Bước 2: Triển khai OKR
Trong bước triển khai, CEO cần phổ biến mục tiêu OKR tới toàn bộ nhân sự có liên quan, giúp họ hiểu được tầm quan trọng của phương pháp này, cũng như sự liên kết của OKR tới chiến lược chung của tổ chức.
Sau đó từng bộ phận, cá nhân có thể họp bàn và tự thiết lập Mục tiêu và Kết quả then chốt của mình dưới sự giám sát, điều chỉnh của trưởng phòng hay quản lý cấp cao. Lưu ý các mục tiêu tạo nên cần đảm bảo tính “thách thức”, sao cho các bộ phận đạt được 80% mục tiêu hoặc kết quả then chốt là coi như “đạt mục tiêu”.
Những sai lầm cần tránh khi triển khai OKR và cách khắc phục
Bước 3: Kiểm soát
Gắn liền với bước triển khai, việc quyết định tần suất kiểm tra thực hiện mục tiêu là điều cần phải làm. Kiểm tra có tiến hành theo tuần, ngày, tháng hoặc quý tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô thực hiện. Các cuộc họp sẽ là cơ hội để thảo luận về OKR và đưa ra các góp ý, điều chỉnh khi phát hiện các điểm bất thường.
Kiểm soát thực hiện thường xuyên là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo sự thành công của quá trình xây dựng OKR.
Bước 4: Điều chỉnh
Trong quá trình triển khai và kiểm soát, người phụ trách nên dựa vào tình hình thực tế để xem lại các mục tiêu và kết quả then chốt đã đặt ra và mức độ hoàn thành nó. Nếu các mục tiêu và kết quả then chốt đặt ra có thể đạt được khá dễ dàng, có thể bạn sẽ phải tăng mức độ thách thức của mục tiêu đó; ngược lại nếu phần lớn nhân sự không thể hoàn thành mục tiêu theo yêu cầu thì cần xem xét các lý do và điều chỉnh xuống cho phù hợp hơn.
Đơn giản quá trình xây dựng OKR nhờ bộ công cụ chuẩn chỉnh từ SODES.VN
OKR vẫn là một phương pháp còn khá mới mẻ tại các doanh nghiệp Việt, do đó việc xây dựng OKR và ứng dụng thành công nó vào tổ chức không phải là điều dễ dàng. Xây dựng OKR chuẩn chỉnh, chi tiết không chỉ giúp tổ chức đạt tốc độ tăng trưởng liên tục và bền vững mà còn tạo nên một doanh nghiệp linh hoạt, dễ thích nghi trong thị trường đầy biến động.
Để giúp CEO không còn lúng túng trong việc xây dựng OKRs , đội ngũ chuyên gia của SODES với nhiều năm nghiên cứu đã hoàn thiện và cho ra đời BỘ CẨM NANG QUẢN TRỊ OKR, bao gồm:
– Tài liệu hướng dẫn chi tiết bài bản về OKR; mô tả cụ thể từng bước cách triển khai OKR vào doanh nghiệp để đem lại hiệu quả ngay từ lần đầu áp dụng.
– Bộ case study có tính ứng dụng cao của những công ty lớn trên thế giới, giúp CEO có cái nhìn trực quan, dễ dàng vận dụng OKR trực tiếp vào doanh nghiệp mình.
– 30+ biểu mẫu OKR áp dụng toàn diện cho nhiều phòng ban, vị trí doanh nghiệp; cung cấp cho CEO công cụ triển khai OKR từ cấp lãnh đạo đến từng bộ phận, nhân viên một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng.
– Hướng dẫn sử dụng phần mềm weekdone theo dõi tự động với giao diện trực quan, dễ dùng, hỗ trợ CEO triển khai và theo dõi quá trình thực hiện OKR thông qua thiết lập kế hoạch từng tuần, cập nhật báo cáo theo ngày ….
Bộ tài liệu đã giúp 5000+ doanh nghiệp ứng dụng OKR thành công.
Tham khảo thêm thông tin chi tiết về tài liệu tại đây.
