Mục lục
Mục tiêu chung của tất cả chúng ta – những người làm doanh nghiệp đó chính là yếu tố lợi nhuận. Tuy nhiên để có được lợi nhuận, doanh nghiệp phải chấp nhận bỏ ra khá nhiều các khoản đầu tư ban đầu liên quan đến hoạt động kinh doanh. Khi đó CEO bắt buộc phải đối mặt với bài toán làm sao để tiết kiệm chi phí một cách tối đa cho doanh nghiệp mình.
Vậy để giải bài toán cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp cần phải làm gì? Làm sao để tăng lực cạnh tranh và tối đa hóa lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh? Dưới đây là một vài gợi ý.
1. Xác định khoản chiếm nhiều chi phí nhất
Tất cả các khoản mục về chi phí thể hiện trên báo cáo tài chính phải được kiểm tra kỹ càng để tận dụng mọi cơ hội cắt giảm chi phí không cần thiết. Các khoản mục cần kiểm tra đầu tiên là những khoản chiếm tỉ lệ cao nhất so với doanh số bán hàng – thường là chi phí bán hàng.
Ví dụ, nếu chi phí bán hàng chiếm 50% doanh số, khi cắt giảm được 10% chi phí này sẽ giúp tổng chi phí giảm được 5%. Hoặc với một số chi phí cố định trong hoạt động như chi phí lãi vay, thuê văn phòng, nhà xưởng, chi phí khấu hao thường chiếm 5-10% doanh số. Nếu doanh nghiệp giảm được 10% chi phí của những khoản này, thì tổng chi phí sẽ giảm được 1%.
Do đó, việc xác định các khoản mục tốn chi phí nhất cho phép doanh nghiệp phân bổ thời gian và nguồn lực vào việc giảm chi phí sao cho hiệu quả nhất.
2. Nhóm mua hàng
Tại Việt Nam, có hơn 70% là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (doanh nghiệp SMEs), với các doanh nghiệp có quy mô không lớn khó có thể mua được hàng với chiết khấu cao do số lượng đặt mua chưa đạt độ lớn yêu cầu.
Cách để giảm chi phí mua hàng (mua nguyên vật liệu) là tham gia hoặc tạo các nhóm mua hàng cùng với những doanh nghiệp khác để cùng mua sản phẩm, nguyên liệu giống nhau (với điều kiện doanh nghiệp không cạnh tranh trực tiếp với nhau). Cách này sẽ giúp doanh nghiệp mua được hàng với giá chiết khấu cao hơn và chọn được nhiều sản phẩm tốt hơn.
3. Hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm các loại như: nguyên liệu đầu vào, hàng đang sản xuất, thành phẩm cũng ảnh hưởng phần nào tới chi phí. Nếu lượng hàng tồn kho được giảm xuống mà doanh số bán không đổi, thì sẽ có tác động tích cực tới lợi nhuận.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là thước đo hiệu quả về mối quan hệ giữa hàng tồn kho và doanh số.
4. Hợp đồng
Nếu hoạt động kinh doanh của bạn dựa trên các hợp đồng, hãy cân nhắc tới thời gian công nợ và chi phí phải trả. Việc này giúp cải thiện dòng tiền mặt trong doanh nghiệp. Thời hạn trả công nợ phù hợp giúp giảm bớt lượng tiền mặt phải dùng cho các hoạt động kinh doanh, vì vậy cũng giúp giảm bớt chi phí đi vay. Thay vì phải trả tiền ngay khi hợp đồng hoàn thành, hãy lên kế hoạch trả tiền theo lộ trình tháng hoặc tuần với những phần công việc được hoàn thành.
5. Tiết kiệm chi phí chung (overhead costs)
Cắt giảm chi phí chung như tiền thuê nhà xưởng, mặt bằng sẽ giúp hạ điểm hòa vốn của doanh nghiệp (điểm mà tại đó doanh thu = chi phí). Khi điểm hòa vốn giảm, công ty có thể đạt lợi nhuận sớm và nhiều hơn. Khi doanh số tăng, phần lợi nhuận giữ lại càng lớn hơn. Một trong những bí quyết giúp quản lý chi phí chung là giữ cho các chi phí này ở mức độ hợp lý so với doanh số.
6. Thuê trang thiết bị
Thuê trang thiết bị cũng là cách để tiết kiệm chi phí vì doanh nghiệp chỉ thuê khi cần sử dụng hoặc không cần sử dụng thường xuyên. Tuy nhiên, nhược điểm của việc đi thuê đó là thiết bị đó sẽ không được tính vào tài sản của doanh nghiệp và chi phí thuê thường đắt hơn chi phí nếu doanh nghiệp sở hữu thiết bị đó trong cùng thời gian.
7. Đào tạo nhân viên
Những doanh nghiệp đang mở rộng quy mô thường có nhu cầu nhân sự rất cao vì vậy họ sẵn sàng chấp nhận những người thiếu kinh nghiệm và sẽ cần thời gian đào tạo. Doanh nghiệp có thể tận dụng các chương trình đào tạo miễn phí của Nhà nước giúp người lao động học thêm kỹ năng, như Đề án 191 của Chính phủ về “Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát triển giai đoạn 2005 – 2010”.
Việc phân trách nhiệm phù hợp với trình độ, năng lực của người mới vào, tự đào tạo bên trong tổ chức hoặc khuyến khích người lao động tự học tập thêm kỹ năng cũng là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả.
8. Giảm chi phí bằng cách thay đổi tổ chức
Mở rộng
Việc doanh nghiệp mở rộng sản xuất có thể khiến chi phí cố định không thay đổi trong khi lượng sản xuất để bán ra lại tăng lên. Trong trường hợp doanh nghiệp phải tăng chi phí cố định để đạt được mục tiêu doanh số tăng lên thì cần cân nhắc một số vấn đề như tỷ lệ lợi nhuận so với chi phí hay mục tiêu của doanh nghiệp là gì để đưa ra quyết định hợp lý trong từng giai đoạn.
Đa dạng hóa
Đa dạng hóa sản phẩm thường được coi là một trong những sự lựa chọn phù hợp để phát triển kinh doanh cũng như tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả. Thông thường lĩnh vực được sử dụng để đa dạng hóa nên có liên quan tới các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp.
Có hai cách để đa dạng hóa: theo chiều dọc và theo chiều ngang.
Đa dạng hóa theo chiều dọc gồm các hoạt động mở rộng lên hoặc xuống trên kênh phân phối. Ví dụ: nhà sản xuất bán hàng cho các nhà bán buôn độc lập và cũng có thể tự mình thực hiện hoạt động bán buôn.
Đa dạng theo chiều ngang gồm việc sản xuất thêm các sản phẩm tương tự hoặc mở rộng dây chuyền sản xuất. Ví dụ: Vinamilk ban đầu chỉ sản xuất sữa tươi nay đã mở rộng thêm các mặt hàng như sữa đặc, sữa bột và sữa chua. Việc sản xuất như vậy nhằm tận dụng nguồn nguyên liệu và các trang thiết bị có sẵn để tiết kiệm chi phí.
Liên doanh
Liên doanh là phương pháp được sử dụng để giảm bớt chi phí mở rộng trong quá trình sản xuất, mua và bán hàng. Mối quan hệ này cần được cân nhắc dựa trên lợi ích bền vững giữa các bên tham gia. Chi phí được giảm thiếu thường là tổng chi phí cổ định bởi khi liên doanh nó được chia cho các bên.
9. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bằng cách quản trị rủi ro
Các rủi ro luôn hiện hữu trong kinh doanh. Tại một doanh nghiệp ổn định, các rủi ro thường được kiểm soát tối đa, nhưng đối với các doanh nghiệp mới tham gia thị trường hoặc đang trong giai đoạn phát triển, các rủi ro có thể nằm ngoài tầm kiểm soát. Những sự việc không thể lường trước có thể gây thêm chi phí, ăn mòn lượng tiền mặt của công ty. Dưới đây là những rủi ro tiềm ẩn và phương pháp giải quyết, giúp giảm bớt tác động tới hoạt động kinh doanh:
- Kiện tụng: Việc kiện tụng có thể xảy ra do công ty chưa tuân theo đúng luật hoặc bị vướng vào một vụ kiện cáo nào đó. Chi phí, thời gian phải bỏ ra để giải quyết những vấn đề này rất đáng ngại. Công ty có thể tìm hướng tự giải quyết với bên còn lại. Nếu không đạt được kết quả thì mới tìm gặp luật sư, hoặc cầu viện bảo hiểm trách nhiệm dân sự.
- Vi phạm quyền sáng chế. Việc này thường xảy ra ở nhiều doanh nghiệp khi không biết rằng sản phẩm đang kinh doanh đã được cấp bản quyền sáng chế. Trước khi ra mắt sản phẩm nên đăng ký bản quyền tránh vi phạm cũng như bảo vệ sản phẩm của mình. Một việc cần thiết phải làm nữa là doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra để đảm bảo rằng chưa có bất cứ doanh nghiệp nào được cấp bản quyền đối với sản phẩm tương tự như doanh nghiệp bạn.
- Máy móc hỏng hóc. Nên mua các loại máy móc của hãng đáng tin cậy, khi mua phải có điều khoản bảo hành và bảo trì trong hợp đồng.
- Rắc rối về nguồn cung. Để đảm bảo nguồn cung ổn định nhất là với doanh nghiệp mới nên thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Tín dụng cho khách hàng. Ban đầu, để thiết lập mối quan hệ, đôi khi doanh nghiệp phải bán chịu cho khách hàng. Lưu ý, khi làm việc này cần cân nhắc kỹ khả năng trả nợ của khách.
- Rủi ro của ngân hàng. Các ngân hàng thường được coi là nơi có độ an toàn về tài chính cao, nhưng tốt nhất là doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra mức độ uy tín, và báo cáo tài chính của ngân hàng, nên so sánh tổng số tiền gửi với tổng số tiền ngân hàng cho vay tại đây để xác định mức độ an toàn.
- Rủi ro đối với nhân viên. Đóng bảo hiểm là phương pháp an toàn để người lao động được bảo vệ trong trường hợp rủi ro tai nạn hoặc không còn khả năng làm việc.
- Không quen luật. Không biết luật có thể dẫn đến rủi ro nghiêm trọng trong kinh doanh kéo theo các khoản tiền phạt rất nặng. Cách tốt nhất là nên tìm tới luật sư hoặc người hiểu biết để được cố vấn.
- Các yêu cầu về thuế. Doanh nghiệp cũng cần am hiểm nhất định về các khoản thuế liên quan để xác định chi phí thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình.
