Mục lục
Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những yếu tố then chốt quyết định đến sự sống – còn của doanh nghiệp.Tối ưu quản lý chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, cắt giảm triệt để những khoản chi lãng phí, gia tăng tối đa lợi nhuận. Vậy làm thế nào để quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả? Cùng kienthucquantri theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp
Muốn tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp, trước hết bạn cần phải nắm rõ những nội dung cơ bản sau:
1.1 Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí mà ông chủ bắt buộc phải sử dụng để vận hành và duy trì mọi hoạt động của tổ chức. Tùy vào từng cách thức vận hành của mỗi doanh nghiệp mà khoản chi phí đó có thể lớn hay nhỏ. Tuy nhiên, mọi chi phí đều được khấu trừ trực tiếp vào doanh thu để tính lợi nhuận của doanh nghiệp nên hầu hết các nhà quản trị đều mong muốn tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
1.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì?
Trong kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán thông qua tài khoản 642 (Tài khoản được lập riêng để phản ánh các khoản chi phí quản lý kinh doanh). Theo đó, chi phí quản lý bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý
doanh nghiệp, bao gồm các khoản như tiền lương, phụ cấp, BHYT, BHXH,…được hạch toán thông qua tài khoản 6421.
- Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: là loại chi phí chi cho các hoạt động mua sắm, sửa chữa dụng cụ, đồ dùng văn phòng. Chi phí này được hạch toán thông qua tài khoản 6423.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc,… được hạch toán thông qua tài khoản 6424.
- Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… hạch toán trên tài khoản 6425.
- Chi phí dự phòng: gồm các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp – hạch toán thông qua tài khoản 6426
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427
- Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,… được hạch toán thông qua tài khoản 6428
Lưu ý rằng, không phải doanh nghiệp nào cũng cần chi trả tất cả mọi khoản mục trên trong chi phí quản lý doanh nghiệp. Với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì chi phí phát sinh nhiều hay ít cũng khác nhau.
Ví dụ với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hay vận tải, chi phí quản lý doanh nghiệp tiêu tốn nhiều ở: Tiền cho vật liệu (đóng gói, vận chuyển sản phẩm, sửa chữa bảo hành máy móc..); tiền cho khấu hao tài sản cố định (máy móc phục vụ sản xuất, phương tiện vận chuyển hàng hóa); chi phí thuê đất (mặt bằng)..
1.3 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp – tài khoản 642
Sau khi nắm được chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì, thì việc hạch toán sẽ trở nên đơn giản và chính xác hơn. Cụ thể một số loại chi phí như sau:
– Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp cùng các loại phí phải trả cho đội ngũ nhân viên trong bộ phận quản lý, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đóng phí công đoàn..ghi:
Nợ TK 642 (6421)
Có TK 334, 338.
– Giá trị của vật liệu xuất dùng, hay vật liệu mua vào để sử dụng trực tiếp cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, mỡ, dầu, vật liệu để sửa chữa tài sản cố định..ghi:
Nợ TK 642 (6422)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 142, 224, 331,…
– Trị giá của dụng cụ, đồ dùng văn phòng hay mua để sử dụng ngay mà không phải qua kho cho bộ phận quản lý, tính trực tiếp 1 lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 (6423)
Có TK 153 – dụng cụ, công cụ
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 331,. . .
– Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà sửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn..ghi:
Nợ TK 642 (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
– Phí thuế môn bài, tiền thuê đất..nộp vào Nhà nước, ghi :
Nợ TK 642 (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp Nhà nước.
– Lệ phí chi trả giao thông, cầu đường, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 (6425)
Có các TK 111, 112,. . .
– Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
…
2. Cách tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp
Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp luôn đạt mức doanh thu cao nhưng cuối cùng lợi nhuận lại bằng 0, thậm chí là lỗ, chỉ vì mất kiểm soát chi phí. Vì vậy, muốn tối ưu chi phí quản lý, trước hết bạn phải nắm được những nội dung sau:
2.1 Các nguyên nhân dẫn tới sự biến động của chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ thay đổi theo thời gian, có thể gia tăng hoặc giảm thiểu, tùy thuộc vào sự thay đổi của thị trường hoặc nhu cầu, hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể:
– Chi phí tăng do: doanh nghiệp tăng lương thưởng cho nhân viên; doanh nghiệp nhân rộng quy mô phải trả thêm chi phí để mở rộng mặt bằng, phát sinh chi phí văn phòng, TSCĐ,..hoặc nguy hại hơn là do doanh nghiệp chi tiêu không có kế hoạch khiến chi phí phình to, gây lãng phí.
– Chi phí giảm do: doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi do lợi nhuận giảm ( giảm lương, giảm thuế,…); hoặc đôi khi doanh nghiệp phát hiện ra những lỗ hổng gây lãng phí trong quản lý và có những giải pháp khắc phục kịp thời, tối ưu hoạt động trong ngân sách hữu hạn..
2.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp bao nhiêu là hợp lý?
Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải khoản cố định, nó sẽ thay đổi theo từng tháng, quý, năm và tùy thuộc từng quy mô, đặc thù ngành nghề khác nhau. Bởi vậy không thể đưa ra một con chính xác đối với tất cả các doanh nghiệp. Muốn xác định khoản chi phí phù hợp, CEO cần xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp để xác lập khoản ngân sách bỏ ra hợp lý, tránh trường hợp bội chi lãng phí:
– Thống kê các chi phí quản lý mà doanh nghiệp cần chi trả một cách cụ thể, chi tiết đến từng khoản chi.
– Phân loại rạch ròi các khoản chi định phí với các khoản chi biến phí. Với những khoản định phí thì đưa ra định mức chính xác còn những khoản chi có sự thay đổi thì cần đưa ra dự toán sát thực ngay từ đầu.
– Ngoài ra, cần nắm bắt được những khoản chi phí dự trù để có thể phân bổ hiệu quả.
Việc xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp ngay từ đầu đóng góp một phần quan trọng và cần thiết đối với sự phát triển của tổ chức, đặc biệt là những nơi đang oằn mình gồng gánh những khoản chi phí tăng phi mã:
– Là cơ sở giúp doanh nghiệp đưa ra dự toán chi phí chính xác. Từ đó, CEO dễ dàng xây dựng các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính chuẩn xác.
– Đối chiếu chi phí định mức với chi phí thực tế, nhạy bén nhận diện những biến động chi phí để kịp thời có phương án điều chỉnh phù hợp.
– Giúp CEO dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn như định giá sản phẩm, đánh giá khả năng sinh lời,…Từ đó hạn chế tối đa rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
– Gắn trách nhiệm để nhân viên thực hiện tiết kiệm tài nguyên, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí.
2.3 Cách tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Dưới đây là một vài gợi ý giúp tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả, đảm bảo cắt giảm triệt để những khoản lãng phí mà vẫn tối ưu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
2.3.1 Xem xét giảm chi phí người lao động
Hàng tháng, khoản chi phí phải trả cho người lao động luôn chiếm phần lớn trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp, vì vậy khi cần cắt giảm chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp để cắt giảm chi phí nhân sự hợp lý mà không cần giảm số lượng nhân viên. Chẳng hạn như rút ngắn thời gian làm việc, phân công công việc hợp lý để tránh việc nhân viên phải tăng ca; cố gắng giữ chân nhân sự, hạn chế tối đa tình trạng nghỉ việc của nhân viên để giảm thiểu chi phí tuyển dụng, đào tạo,…
2.3.2 Chuẩn hóa quy trình làm việc
Một quy trình làm việc rườm rà, phức tạp và thường xuyên xảy ra sai sót sẽ làm chi phí gia tăng chóng mặt. Vì vậy, để hạn chế sự lãng phí, CEO cần xây dựng một quy trình làm việc chuẩn chỉnh bằng cách kiểm tra lại tất cả những thủ tục, quy trình làm việc của doanh nghiệp mình, nhanh chóng nhận diện và tinh giảm các thao tác thừa thãi của từng bộ phận, phòng ban. Từ đó, giúp tối giản chi phí hoạt động, tối ưu hiệu quả kinh doanh, sản xuất để doanh nghiệp thu về lợi nhuận tối đa.
2.3.3 Sử dụng Bộ Tài Liệu Sodes – Kiểm soát dòng tiền, chi phí hiệu quả
Với những CEO không chuyên tài chính, còn lúng túng trong việc quản lý và cắt giảm chi phí doanh nghiệp, chúng tôi khuyên CEO nên sử dụng Bộ Tài Liệu Sodes – Kiểm soát dòng tiền, chi phí chặt chẽ hiệu quả.
Với hệ thống file WORD, EXCEL có mẫu biểu tích hợp công thức tính sẵn, kèm video hướng dẫn chi tiết A-Z. CEO chỉ cần nhập thông số đầu vào của doanh nghiệp mình cho phù hợp là hệ thống sẽ TỰ ĐỘNG tính toán, phân tích, đánh giá và xuất ra kết quả chính xác. Lập tức giúp CEO:
– Xây dựng hệ thống quản lý thu chi chặt chẽ, chi tiết đến từng ngày; đối chiếu với tình hình thực thu – thực chi hàng tháng, quý so với kế hoạch và lũy kế đến thời điểm hiện tại.
-Lên kế hoạch chi tiêu doanh nghiệp chi tiết. Đặt hạn mức tối đa cho từng khoản chi, rà soát và siết chặt các khoản lãng phí.
– Theo dõi sát sao các khoản công nợ và tồn kho theo thời gian, nhanh chóng nhận diện những khoản nợ, hàng hóa vượt kỳ hạn để lên kế hoạch thu hồi hiệu quả.
– Phân tích và dự báo xu hướng dòng tiền chính xác bằng cách tính toán kỹ lưỡng cơ cấu chi phí, doanh thu, nguồn ngân sách thực,…Từ đó lường trước các rủi ro để kịp thời lên phương án ứng phó.
Hơn 36.000+ CEO đã áp dụng thành công và cắt giảm triệt để những chi phí không cần thiết để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp!
Tham khảo video demo và THÔNG TIN CHI TIẾT tại: https://sodes.vn/quantridongtien/01
