Mục lục
Sự biển thủ và gian lận tài chính là các hình thức rất phổ biến trong doanh nghiệp mà kẻ cắp đôi khi lại chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ dễ trở thành nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ thiếu đi các quy trình kiểm soát tài chính doanh nghiệp và phương pháp ngăn ngừa nó.
Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ doanh nghiệp mình khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công việc cho nhiều người
Không giao cho duy nhất một nhân viên kiểm soát tài chính thông qua các giao dịch từ đầu đến cuối. Nguyên tắc là: Người viết séc sẽ không đồng thời là người ký séc. Người mở thư cũng không bao giờ là người theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm quản lý, bạn sẽ khiến người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu có ý định biển thủ hay làm giả giấy tờ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không để bất cứ cơ hội nào cho người biển thủ có thể hủy hoặc di chuyển chứng cớ những việc đã bị làm sai, chủ doanh nghiệp hoặc kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và hủy séc mỗi tháng. Bạn hãy nhớ luôn kiểm tra những tấm séc này cẩn thận.
Hãy kiểm tra người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Và để mắt tới các dấu hiệu gian lận trong trường hợp:
- Những tấm séc thanh toán do những nhà cung cấp và người mà bạn không quen biết
- Những tấm séc thanh toán tiền mặt có giá trị lớn hơn giá trị bạn cho phép thanh toán đối với tiền mặt.
- Các chữ ký trông giả mạo
- Mất séc hoặc séc xuất ra không đúng thứ tự
- Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi một người nào đó trong công ty bạn.
- Các tấm séc có tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn.
Là chủ doanh nghiệp bạn không nên bất cẩn với các tấm séc của công ty. Hãy giữ chúng trong ngăn tủ khóa và tuyệt đối không đưa chìa khóa cho ai. Hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn và kiểm tra số séc thường xuyên để phát hiện số bị mất. Lập quy trình “séc mất hiệu lực” để có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Yêu cầu các tấm séc có giá trị cao hơn quy định cần phải có 2 chữ ký (một trong đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Điều này có thể khiến bạn mất khá nhiều thời gian nhưng đáng để làm. Hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo chúng được phát hành cho đúng người. Kiểm soát số lương bạn phải trả và đối chiếu khớp với số xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có khả năng thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty nếu không có sự đồng ý và chữ ký của bạn.
Một cách khác bạn có thể sử dụng là mở một tài khoản ngân hàng riêng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó số tiền chính xác với số tiền bạn cần dùng để trả lương hàng tháng,
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Để kiểm soát tài chính hiệu quả, nhất là các khoản thu, bạn nên thu xếp tối thiểu hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra các khoản tiền thu vào. Hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc khi thu vào đều được ký hậu đúng. Đồng thời cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa việc nhân viên đổi chúng thành tiền mặt.
Ngoài ra, bạn cũng nên đích thân điều tra các khoản khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn song vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Nên có bản copy hai mặt của tấm séc của khách và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên có dấu hiệu biển thủ công quỹ luôn cố gắng giấu diếm hành vi của mình. Nhiều chủ doanh nghiệp đã phải “giật mình” khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành – vì chẳng bao giờ nghỉ phép hay nghỉ ốm – nhưng lại là người ăn cắp thật sự. Lý do để những người này có mặt đầy đủ tại công sở là để che dấu các dấu vết trên chứng từ.
Bạn hãy tha thiết yêu cầu các nhân viên làm công việc kế toán/giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Thời gian lý tưởng nhất là khoảng hai tuần và nên nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điểm bất hợp lý trong đó.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất 1 lần/năm cũng là biện pháp giúp kiểm soát tài chính doanh nghiệp hiệu quả. Việc kiểm toán này nên thực hiện bất ngờ vào các thời điểm linh hoạt mỗi năm. Khi có nghi ngờ về biển thủ, gian lận, hãy cân nhắc yêu cầu về “kiểm toán tìm gian lận” thay vì “kiểm toán chung”. Loại kiểm toán này được thiết kế với mục đích tìm kiếm và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ thường dễ xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và khâu quản lý lỏng lẻo. Điều này tạo cơ hội cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là chủ doanh nghiệp, để kiểm soát tài chính bạn cần phải nắm rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty, đảm bảo hạn chế các sai sót.
Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách, tham khảo một khóa học hay công cụ quản trị tài chính hiệu quả. Việc trông cậy vào ai đó theo dõi khâu quan trọng nhất trong việc kinh doanh của mình, bạn sẽ chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Đừng bao giờ cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Không để máy tính có chứa sổ sách kế toán kết nối mạng nội bộ. Hãy đảm bảo rằng máy tính và phần mềm trong đó đều được cài đặt mật khẩu. Nên thay đổi mật khẩu thường xuyên để không cho những người không được ủy quyền có thể truy cập. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, hãy cất chúng vào tủ khóa và giữ khóa cẩn thận.
