Mục lục
Doanh nghiệp, dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì con người cũng chính là bộ phận “nòng cốt”, quyết định tới sự thành bại của tổ chức. Bởi vậy đánh giá nhân viên là một trong những công việc quan trọng nhất mà nhà lãnh đạo cần lưu ý. Nó giúp CEO nhìn nhận tổng quan về quá trình làm việc của nhân viên, khắc phục điểm yếu và phát huy các thế mạnh của họ cũng như đưa ra các phương án để cải thiện chất lượng nhân sự.
Nhưng đâu mới là phương pháp đánh giá nhân sự công bằng và hiệu quả nhất, để nhân viên cảm thấy tâm phục khẩu phục? Xem thêm chi tiết trong bài viết dưới đây.
Đánh giá nhân viên
Đánh giá nhân viên là gì?
Đánh giá nhân viên được hiểu là công việc của nhà quản trị và bộ phận nhân sự nhằm theo dõi, kiểm tra nhân viên trên nhiều khía cạnh: hiệu suất, thái độ làm việc, trình độ chuyên môn, kỹ năng công việc.. Qua đó CEO có thể nắm bắt được chính xác năng lực của nhân viên để đưa ra định hướng phát triển, kế hoạch nâng cao hiệu quả công việc cũng như chính sách thưởng phạt phù hợp.
Tại sao phải đánh giá nhân viên?
Một nghịch lý thường thấy trong nhiều doanh nghiệp là quy mô nhân sự tăng nhưng hiệu quả lại càng ngày càng giảm sút. Lý do là bởi ông chủ chưa thực sự chú trọng tới việc đánh giá nhân viên, tổ chức còn tồn đọng nhiều cá nhân không phù hợp hoặc có hiệu suất kém. Vậy nên dẫn đến tình trạng số lượng thì nhiều mà chất lượng lại ít.
Do đó, đánh giá năng lực nhân sự thường xuyên chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả:
- Giúp CEO có cái nhìn chính xác về năng lực của nhân sự trong tổ chức, làm căn cứ đưa ra các phản hồi cũng như điều chỉnh sao cho phù hợp với từng người.
- Quá trình đánh giá giúp nhân viên nhận thức được khả năng làm việc của mình, biết liệu mình đã làm tốt hay chưa, phát huy được các ưu điểm, sửa chữa các khuyết điểm đồng thời nâng cao năng lực chuyên môn cần thiết.
- Quan trọng hơn, đánh giá còn giúp gắn kết nhân viên với quản lý thông qua quá trình phản hồi từ phía lãnh đạo và các quan điểm, ý tưởng trao đổi từ phía nhân viên. Tạo tiền đề xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết, phát triển.
Doanh nghiệp nên đánh giá nhân viên khi nào?
Quá trình đánh giá nhân viên có thể diễn ra vào bất cứ thời điểm trong năm, đặc biệt vào những dịp như:
- Khi nhân sự kết thúc thời gian thử việc: Để quyết định xem có nên nhận nhân viên đó vào làm chính thức không?
- Định kỳ hàng tháng, quý, năm: Làm căn cứ cho công tác khen thưởng, kỷ luật…
- Vào kỳ xét duyệt tăng lương: Để đưa ra quyết định có nên tăng lương cho nhân viên đó không?
- Khi hết hạn hợp đồng với nhân viên: Đưa ra quyết định có nên tái ký hợp đồng không?
Các tiêu chí đánh giá nhân viên phổ biến
Thái độ
Thái độ là một khía cạnh không thể thiếu khi xem xét một nhân sự nào đó. Nhóm yếu tố này được thể hiện qua 6 tiêu chí chính:
- Sự tôn trọng với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng.
Sự tôn trọng ở đây không phải chỉ xét tới việc tôn trọng cấp trên mà còn cả trong mối quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng. Biểu hiện để đánh giá sự tôn trọng trong công việc của một nhân viên gồm:
- Thái độ: tỏ ra lịch sự, chân thành, cởi mở
- Lắng nghe và tiếp thu sáng kiến, quan điểm của đồng nghiệp và khách hàng
- Tránh cắt lời, hay có những lời lẽ xúc phạm, hoặc bình luận không hay đến đồng nghiệp và khách hàng
- Mức độ nhiệt tình trong công việc
Một nhân viên nhiệt tình với công việc là người luôn sẵn sàng tiếp nhận yêu cầu từ sếp, không ngại đối mặt với khó khăn thử thách trong công việc. Họ sẵn sàng phấn đấu để tìm ra cách hoàn thành công việc tốt nhất, vượt qua yêu cầu của cấp trên. Họ cũng là người sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp khi cần.
- Tính trung thực
Trung thực là một phẩm chất quan trọng không thể thay thế đối với mỗi cá nhân trong công việc cũng như cuộc sống. Một nhân viên trung thực sẽ cố gắng hoàn thành công việc của mình tốt nhất, và có trách nhiệm với chính công việc đó, với vai trò của mình trong doanh nghiệp. Nhân viên có thái độ trung thực luôn được coi trọng và đánh giá cao ở bất cứ đâu.
- Sự chuyên cần
Thực tế, không phải cứ làm việc 10-12 tiếng một ngày được coi là chuyên cần. Mà xét trong cùng khoảng thời gian làm việc đó công việc nhân viên đang làm có thực sự đem lại hiệu quả không hay chỉ đơn giản là ngồi đủ 8 tiếng để ra về.
Bên cạnh đó, sự chuẩn chỉnh về mặt thời gian cũng là yếu tố quan trọng để đánh giá thái độ nhân viên. Nó thể hiện qua việc đi làm đúng giờ và không đi muộn về sớm.
- Tinh thần lạc quan
Người có thái độ lạc quan, tích cực với công việc là người tìm ra cách giải quyết công việc tốt ngay cả trong những tình huống khó khăn nhất. Họ luôn chỉnh chu và tận tâm với công việc của mình.
- Độ tin cậy, sự cẩn trọng trong công việc
Việc chăm chút, cẩn trọng từ những việc nhỏ nhất sẽ là yếu tố giúp mang lại hiệu quả công việc tốt, sự tin tưởng từ đồng nghiệp và cấp trên. Trong bất cứ công việc nào, thận trọng không bao giờ là thừa, vì những lỗi nhỏ lâu dài cũng sẽ trở thành những điểm yếu, lỗ hổng trí mạng cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xem xét thêm các yếu tố như ý chí cầu tiến của nhân viên, đánh giá từ đồng nghiệp và khách hàng, tác phong làm việc,…
=> Việc đánh giá thái độ nhân viên phụ thuộc phần lớn vào quản lý trực tiếp của người đó. Trên thực tế, đánh giá thái độ chịu chi phối mạnh mẽ bởi yếu tố cảm xúc của người đánh giá. Do đó, tính công bằng khó thể đảm bảo và chỉ được sử dụng làm một mục để tham khảo bổ trợ.
Năng lực
Năng lực là yếu tố cốt lõi trong quy trình đánh giá hiệu quả của nhân sự trong doanh nghiệp. Nó quyết định tới 90% kết quả đánh giá của mỗi nhân sự.
Đánh giá thông qua năng lực nhân sự chủ yếu dựa vào công cụ đo lường hiệu quả công việc KPI. Thông qua các tiêu chí lượng hóa cụ thể doanh nghiệp có thể xem xét nhân viên một cách công bằng, minh bạch. Đánh giá theo năng lực nhà quản trị có thể dựa theo 3 yếu tố:
- Mức độ làm việc
Thể hiện thông qua số lượng công việc và thời gian thực hiện công việc đó. Hay nói cách khác có thể dựa vào KPI cá nhân để đánh giá năng lực nhân viên.
- Sự phát triển trong công việc
Dựa vào các KPI đánh giá mà người quản lý đặt ra cho nhân viên, CEO sẽ thấy được sự phát triển của nhân viên trong công việc cụ thể như:
- Nhân viên đạt được mục tiêu trước hay sau thời hạn hoàn thành công việc
- Hiệu suất của nhân viên qua từng giai đoạn đánh giá tăng hay giảm
- Những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong công việc…
Từ đó có thể đưa ra các phương án hỗ trợ hoặc đào tạo nhân viên tùy vào tình hình thực tế.
Sự phát triển của một nhân viên chính là sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó chú trọng vào sự phát triển của nhân viên cũng chính là tiền đề tạo dựng một doanh nghiệp phát triển bền vững.
- Mức độ hoàn thành công việc
Mức độ hoàn thành công việc là tín hiệu giúp nhà quản trị đánh giá chuẩn nhất về năng lực làm việc của nhân viên.
Để đánh giá yếu tố này cần trả lời các câu hỏi sau: Liệu nhân viên có hoàn thành được yêu cầu công việc theo quy định hay không? Nguyên nhân nào nếu công việc chưa thể hoàn thành? Nguyên nhân đó đến từ nhân viên hay chịu tác động của yếu tố ngoại cảnh khác? Tình trạng này kéo dài lâu chưa hay chỉ mới bắt đầu? Phương án khắc phục nó ra sao?
Mẫu đánh giá nhân viên chi tiết theo KPI từng phòng ban
Trên thực tế, KPI là hình thức đánh giá nhân viên vô cùng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Nó giúp lượng hóa các tiêu chí đánh giá, đưa cho CEO những đánh giá khách quan, công bằng nhất với nhân sự. Dưới đây là một vài mẫu đánh giá nhân viên có sử dụng chỉ số KPI tham khảo:
KPI đánh giá nhân viên bán hàng
- Tỷ lệ tổng số phản hồi khách hàng/ tổng số thông tin gửi tới khách hàng: dùng để đo lường hiệu quả của các chương trình marketing trực tiếp.
- Thời gian trả lời yêu cầu của khách hàng: để có phản hồi nhanh chóng tới khách hàng.
- Tỷ lệ kiếm được khách hàng: Là tỷ lệ khách hàng mới thành công trên tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
- Số cuộc hẹn trung bình mỗi sale rep: Đo lường độ khó trong việc thuyết phục khách hàng và khả năng thuyết phục của mỗi nhân viên.
- Doanh số trung bình/ số nhân viên sale: Tổng doanh số của toàn bộ nhân viên / số lượng nhân viên.
- Chi phí để giành được khách hàng mới: Tổng các chi phí để thu hút được một khách hàng mới.
- Sự thay thế nhân viên = tổng số NV tuyển/tổng số NV nghỉ: Đo lường mức độ luân chuyển nhân viên trong bộ phận sale.
- Thời gian tuyển dụng và huấn luyện nhân viên đạt được chỉ tiêu doanh số.
KPI cho phòng hành chính – nhân sự
- Yêu cầu tuyển dụng về thời gian: Số lần đáp ứng yêu cầu tuyển dụng về thời gian/tổng số lần tuyển dụng.
- Yêu cầu tuyển dụng về số lượng: Số nhân sự thực tế/số nhân sự theo định biên của từng bộ phận.
- Tỷ lệ nhân viên hoàn thành thử việc: Nhân viên qua thử việc/Tổng nhân viên mới tuyển dụng.
- Tỷ lệ thôi việc của nhân viên (nhân viên đã được trả lương): Số nhân viên nghỉ việc *12/ Tổng số nhân viên trong tháng.
- Tỷ lệ nhân viên mới được đào tạo định hướng = Số nhân viên được đào tạo định hướng/ Tổng nhân viên mới.
- Chi phí lao động và chi phí hành chính: Tối ưu hóa Chi phí thực tế/chi phí được duyệt
- Số lượng báo cáo KPI hàng tháng đúng hạn: Số báo cáo đúng hạn/12.
————————————–
Áp dụng KPI chuẩn xác sẽ giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên không phải ai cũng đủ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng để thiết lập hệ thống KPI chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Thấu hiểu khó khăn đó Sodes.vn đã cho ra đời BỘ TÀI LIỆU XÂY DỰNG KPI THỰC CHIẾN TỪ A-Z.
Sản phẩm cung cấp cho CEO một hệ thống KPI chuyên nghiệp với đầy đủ các tiêu chí định lượng cùng các phương pháp cho điểm theo trọng số logic, khoa học. Thêm vào đó, các thao tác được tự động hóa trên file Excel giúp lãnh đạo:
– Đánh giá chuẩn xác, minh bạch: với các bảng tính được thiết lập cụ thể, những số liệu được tính toán bằng máy nhanh gọn, giúp cho việc đánh giá trở nên chuẩn xác và công tâm nhất.
– CEO có thể cùng lúc đánh giá cho nhiều nhân viên, nhiều bộ phận: nhờ vào hệ thống đánh giá tự động chỉ cần thay tên và số liệu, tối đa hóa thời gian quản lý cho lãnh đạo.
– Đánh giá toàn diện: Các chỉ tiêu được liệt kê chi tiết, không chỉ giúp đánh giá kết quả công việc mà còn cả tiến độ làm việc của nhân sự
– Tạo nền tảng phát triển bền vững: Việc liệt kê và lưu trữ kết quả của nhân viên định kỳ theo tháng, CEO sẽ dễ dàng hình dung ra quá trình phát triển của từng người và có hướng điều chỉnh để họ phát triển theo lộ trình được bền vững.
Tham khảo thêm thông tin chi tiết tại: https://sodes.vn/thuvienkpi/01
