Mục lục
Có thể nói, KPI là giải pháp cứu cánh giúp lãnh đạo đối phó với hiện tượng nhân viên bệ rạc, nội bộ lục đục, giúp doanh nghiệp “lội ngược dòng” đi lên. Vậy KPI là gì và đâu là cách xây dựng KPI hiệu quả nhất? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.
Tổng quan về KPI
KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì?
KPI (hay Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) là một trong những công cụ quản lý phổ biến nhất hiện nay. Nó cho phép các nhà lãnh đạo đo lường hiệu quả công việc của từng phòng ban, cá nhân thông qua những số liệu, chỉ tiêu định lượng rõ ràng.
Mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá kết quả công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng với các trách nhiệm có trong bảng mô tả công việc của từng cá nhân. Nhờ vào đặc điểm mang tính định lượng cao, có thể đo lường KPI góp phần khiến cho việc đánh giá trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn.
Do tính chất công việc khác nhau, mỗi bộ phận, hay vị trí công việc sẽ cần một hệ thống KPI riêng. Tuy nhiên, các chỉ số này cần được xây dựng dựa trên mục tiêu thống nhất của cả tổ chức.
Ví dụ một vài KPI thường gặp
Phòng hành chính nhân sự:
- Tỷ lệ nhân viên xin nghỉ việc nhỏ hơn 9% / năm
- Thời gian tuyển dụng nhân sự trung bình đạt 12 ngày
- Chi phí thiết bị văn phòng phẩm, bảo dưỡng thiết bị văn phòng nhỏ hơn 10 triệu/tháng
Phòng kinh doanh:
- Giá trị lũy kế sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mỗi khách hàng trong năm đạt ít nhất 30 triệu
- Doanh thu từ hoạt động bán hàng 5 tỉ/tháng
- Số lượng cuộc gọi tiếp xúc khách hàng mới được thực hiện ít nhất 5 cuộc/ngày
Bộ phận sản xuất:
- Tỷ lệ sản phẩm hỏng <2%
- Khối lượng sản xuất trung bình lớn hơn định mức đề ra là 5%
- Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho phép từ 2-3%
Phân loại KPI
Trên thực tế, người ta có thể căn cứ vào mục đích, phạm vi, thời gian áp dụng để phân chia KPI thành nhiều loại khác nhau. Nhưng phổ biến nhất, thì KPI được hiểu thành 2 loại chính:
- KPI chiến lược: thường gắn liền với các mục tiêu chiến lược như doanh thu, lợi nhuận, thị phần.. Ví dụ: KPI chiến lược là lợi nhuận năm 2021 phải tăng trưởng 20% so với năm 2020 nếu không doanh nghiệp sẽ phải cắt giảm quy mô sản xuất và loại bỏ các sản phẩm kém hiệu quả.
- KPI chiến thuật: là những mục tiêu mang tính chiến thuật, nhằm hoàn thành chiến lược đề ra. Ví dụ: KPI chiến thuật là lượng khách hàng tiếp xúc mới phải đạt 30 người/ 1 nhân viên kinh doanh/ngày. Tuy nhiên, cần chú ý là dù có đạt đủ 30 người/ngày hay không thì chưa chắc lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng. Nhưng nó đóng vai trò dùng để đo lường sự phát triển cũng như hiệu quả của các chiến thuật đang được thực thi và đồng thời bản thân yếu tố KPI đó phải link trực tiếp tới mục tiêu chiến lược. Ví dụ: tăng lượng khách hàng tiếp xúc -> doanh số tăng -> hiệu suất làm việc của nhân viên tăng -> lợi nhuận tăng.
Do vậy, thực tế các cấp quản lý (trưởng phòng, giám đốc bộ phận) là người phải chịu trách nhiệm về KPI chiến lược và từ đó, họ sẽ phải xây dựng hệ thống KPI chiến thuật cho cấp dưới thực thi để hoàn thành mục tiêu chung.
Lưu ý:
Mặc dù được chia tách thành 2 loại riêng biệt, song KPI chiến lược và chiến thuật có mối quan hệ mật thiết và luôn song hành với nhau trên con đường hướng tới mục tiêu. Vì thế bạn cũng cần lưu ý thêm một vài điểm sau:
Khi KPI chiến thuật đều được đạt được nhưng KPI chiến lược thì lại không có thể đến từ một số lý do:
- KPI chiến thuật được thiết lập không có bất cứ đóng góp nào vào việc đạt được các KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI chiến thuật là số lượng hồ sơ nhân sự mới thu nhận mỗi ngày, trong khi đó con số này cũng không nói lên được gì và cũng không gắn kết nó với KPI chiến lược là đạt được doanh thu tăng trưởng.
- KPI chiến thuật nếu đặt không đúng thậm chí còn gây khó khăn cản trở cho KPI chiến lược. Ví dụ: đặt KPI là số khách hàng tiếp xúc mỗi ngày tăng ít nhất là 20 người/ngày/nhân viên vô hình chung sẽ khiến nhân viên hàng tìm mọi cách chỉ để đạt được số lượng cho đủ chỉ tiêu. Nhưng những người đó thậm chí còn không phát sinh đơn hàng, từ đó chất lượng doanh thu trong nhiều trường hợp còn giảm.
- KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (thậm chí còn vượt xa hạn mức) chưa chắc đã là tốt, có thể là do bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác, do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.
Nếu KPI chiến thuật đặt ra mà không đạt được hoặc kém quá xa thì có thể bạn đang gặp phải các vấn đề:
- KPI chiến thuật đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế và không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường còn được ứng dụng như một tác nhân tác động đến tâm lý nhân viên trong tổ chức. Chắc chắn bạn sẽ không muốn họ cảm thấy chán nản vì thường xuyên không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?
- Nguyên nhân tiếp theo có thể là do đội ngũ nhân viên của bạn không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra, tức là trình độ của họ đang không tương xứng với yêu cầu. Lúc này bạn cần xem lại cấu trúc nhân sự, mô tả công việc và lên kế hoạch tuyển mới nếu cần.
Thế nào là một chỉ số KPI tốt?
Một KPI được coi là lý tưởng, khi đáp ứng 4 tiêu chí sau:
- KPI đề ra phải gắn chặt với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Các mục tiêu đặt ra phải trọng tâm, mang tính định hướng thay vì làm quá nhiều chỉ tiêu dàn trải. Chỉ số có trọng số quá thấp (mức độ quan trọng thấp) có thể cân nhắc bỏ qua để dồn ưu tiên cho chỉ số khác.
- Chỉ số KPI cho bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng của chính bộ phận đó. Ví dụ: Công ty giao cho phòng Kinh doanh chức năng quản lý công nợ khách hàng. Trong đó, chỉ tiêu về công nợ như đảm bảo tỷ lệ nợ xấu dưới 10% thì lại giao cho phòng Kế toán là không phù hợp.
- KPI luôn phải đáp ứng tiêu chí SMART gồm 5 tiêu chí: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có tính khả thi (Achievable), Thực tế (Realistic) và Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound).
Doanh nghiệp nên áp dụng KPI trong trường hợp nào?
Bất kể công ty nào cũng nên cân nhắc sử dụng KPI trong các hoạt động. Bởi nếu được dùng đúng cách, KPI sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực, tạo bước đệm cho tổ chức phát triển mạnh mẽ.
Đặc biệt, với những doanh nghiệp đang tồn tại nhiều lỗ hổng nhân sự thì việc thiết lập KPI càng có hiệu quả rõ rệt. Điển hình:
- Doanh nghiệp có nhiều nhân viên nhàn rỗi, chểnh mảng trong công việc, có mặt sếp thì chăm chỉ nhưng vắng bóng là y rằng lơ đãng, không chú tâm đến công việc chính.
- Cấp dưới ít khi đưa ra ý kiến phản hồi, ngại thay đổi bản thân và cách làm việc. Hài lòng với mọi kết quả dù cao hay thấp. Thiếu cố gắng, thiếu tinh thần sáng tạo trong công việc.
- Tổ chức còn tồn đọng nhân viên yếu kém khiến hiệu quả công việc lẹt đẹt. Nhưng lại thường xuyên giấu dốt dẫn tới sự tụt dốc không phanh của tập thể.
- Nhân sự chỉ tỏ ra nhiệt huyết được thời gian đầu sau đó dần trở nên bệ rạc và hời hợt, luôn tìm mọi cách luồn lách, làm ít mà vẫn hưởng nhiều.
- Nội bộ lục đục, xung đột lợi ích, các cán bộ chủ chốt bất mãn nghỉ việc khiến năng suất suy giảm…
Lợi ích khi sử dụng KPI là gì?
Đánh giá đúng năng lực của nhân viên chính là chìa khóa giúp CEO quản trị nhân sự hiệu quả và tối đa hóa hiệu suất làm việc. Một HỆ THỐNG CHỈ TIÊU KPI với 100% tiêu chí định lượng, phương pháp cho điểm theo trọng số giúp CEO đạt được những lợi ích sau:
- Có cái nhìn tổng quan về hiệu suất công ty, đo lường hiệu quả, tiến độ công việc của từng bộ phận, cá nhân để đưa ra những điều chỉnh, quyết định công bằng và chuẩn xác nhất.
- Giúp ghi nhận sự đóng góp của nhân viên đồng thời nhắc nhở họ về trách nhiệm đã cam kết từ đó thúc đẩy nhân sự ngày 1 tiến bộ, tự giác chủ động trong công việc.
- Đảm bảo nhân viên luôn thực hiện đúng mục tiêu công việc, chuẩn theo các chiến lược lãnh đạo đề ra.
- Đánh giá đúng năng lực của nhân viên, từ đó có cơ sở đưa ra mức lương thưởng công bằng và xứng đáng với sự cống hiến của từng người.
- Các chỉ tiêu đặt ra giúp tạo môi trường cạnh tranh văn minh trong đội ngũ, tạo động lực thúc đẩy họ làm việc hiệu quả hơn.
Cách xây dựng KPI
Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp thất bại khi thiết lập KPI
Hiện nay có không ít doanh nghiệp đã áp dụng thành công KPI vào tổ chức, giúp hiệu suất công việc tăng đáng kể. Nhưng bên cạnh đó, còn tồn tại nhiều công ty không biết áp dụng KPI đúng cách khiến nó trở thành cỗ máy ngốn tiền khổng lồ, làm đẩy lùi sự phát triển của cả hệ thống.
Họ coi KPI chỉ đơn giản là “làm tốt” sẽ được thưởng và “làm tệ” thì bị phạt nhưng chính bản thân họ cũng không thể xác định được thế nào là tốt, thế nào là tệ khiến KPI trở nên mất giá trị trong thực tế. Thêm vào đó, CEO còn hay gặp phải những vấn đề như:
- Hiểu sai về KPI, khiến cho việc truyền đạt không chính xác đến đội ngũ. Cấp dưới coi đó là phương tiện để sếp dễ bề giám sát, tạo áp lực lên họ chứ không phải là công cụ giúp theo dõi và đánh giá công việc. Từ đó, dẫn tới sự phản đối ngầm, nhân viên làm việc kiểu đối phó KPI khiến năng suất suy giảm.
- Nhiều CEO lại xem việc thiết lập KPI là một thứ “thời trang” quản lý, để tạo lớp vỏ bọc rằng chúng tôi cũng quản trị theo KPI. Với cách tiếp cận kiểu này, lãnh đạo sẽ không thể đi sát việc triển khai dẫn tới mục tiêu KPI chỉ để cho có, chung chung, mơ hồ và xa rời với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
- Nhà quản lý xây dựng KPI không trọng tâm, thiết lập KPI quá nhiều chỉ số dẫn đến mục tiêu bị vụn, lãnh đạo đổ cả đống tiền cho những việc lặt vặt, hơn nữa nhân viên sẽ có xu hướng chạy theo những chỉ số để lấy thành tích mà quên đi các mục tiêu đích!
Cách xây dựng KPI đánh giá nhân viên chi tiết cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định trách nhiệm, lựa chọn tiêu chí đánh giá cho từng cá nhân
Trước khi đưa ra các tiêu chí đánh giá phù hợp cho nhân viên thì trước hết nhà quản lý cần nắm rõ trách nhiệm của họ là gì bằng cách dựa vào bản mô tả công việc chi tiết. Từ đó, CEO sẽ xây dựng KPI phù hợp để đo lường hiệu suất làm việc cho từng vị trí. Ví dụ, chúng ta có thể xây dựng KPI cho nhân viên kinh doanh dựa trên các tiêu chí về doanh thu, lượng đơn hàng, số lượng khách hàng mới,…
Tuy nhiên, để làm tốt được bước này thì khâu xây dựng bảng mô tả công việc phải chuẩn chỉnh và sát với thực tế của doanh nghiệp cũng như vị trí công tác.
Xem thêm: Cách viết bảng mô tả công việc chuẩn chỉnh
Đặc biệt, mọi chỉ tiêu lập ra cần được lượng hóa 100% thành đơn vị tính cụ thể. Tránh trường hợp chỉ tiêu mang tính chung chung, mơ hồ, không thể đo lường được.
Bước 2: Đặt ra các mục tiêu cụ thể
Ứng với từng tiêu chí, CEO cần đưa ra mục tiêu cụ thể mà nhân sự cần đạt. Đồng thời, đảm bảo mục tiêu đặt ra phải tuân thủ nguyên tắc SMART, trong đó:
S – Specific: Cụ thể
M – Measurable: Đo lường được
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Relevant: Thực tế
T – Timebound: Có thời hạn cụ thể
Nếu xây dựng KPI không đạt được tiêu chí SMART, nó sẽ gây ảnh hưởng xấu tới việc đánh giá, khiến doanh nghiệp không thu được kết quả như mong đợi thậm chí là tiền mất tật mang.
- Mục tiêu đặt ra không cụ thể (Specific): cấp dưới sẽ không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như sếp mong muốn.
- Mục tiêu không thể đo lường (Measurable) thì chỉ số KPI đó sẽ hoàn toàn vô nghĩa
- KPI không thể đạt được (Achievable): Khiến nhân viên bức bối, phản đối ngầm thậm chí là bỏ cuộc ngay từ khi mới bắt đầu.
- Mục tiêu không thực tế (Realistic): Ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên, gây chán nản, mệt mỏi và thiếu động lực làm việc.
- KPIs không có hạn định thời gian cụ thể (Time-bound): Người lao động không hình dung được giới hạn thời gian thực hiện công việc và khi nào cần hoàn thành; khiến họ khó kiểm soát chính những việc mình đang làm.
Bước 3: Chia sẻ KPI với các bên liên quan
Việc xây dựng KPI sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được truyền đạt đúng cách. Làm thế nào để nhân viên – những người nhận nhiệm vụ tuân thủ theo mục bạn đề ra nếu họ không biết hoặc không hiểu chúng chính xác là gì?
Bạn nên giải thích cho cấp dưới về việc tại sao mình muốn đo lường yếu tố này. Trả lời các câu hỏi về lý do bạn quyết đụng sử dụng KPI này thay vì KPI khác. Và quan trọng là hãy lắng nghe nhân viên cũng như xác nhận rằng mục tiêu đã được truyền đạt chính xác. Biết đâu nhân viên của bạn có thể cung cấp 1 số ý tưởng hay ho về cách cải thiện KPI sao cho hiệu quả hơn.
Bước 4: Tiến hành theo dõi, chấm điểm và đánh giá kết quả công việc
Theo dõi, đo lường kết quả thực hiện KPI theo tuần hoặc tháng là điều quan trọng giúp sếp đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của cấp dưới cũng như mức độ thành công của chỉ số KPI đề ra.
Và thông qua quá trình theo dõi đó, nhà quản trị sẽ ghi nhận được các số liệu để tính điểm KPI cho nhân viên theo công thức sau:
Điểm KPI = Tổng điểm trọng số / Tổng trọng số
Trong đó: Tổng điểm trọng số là tổng điểm có nhân trọng số của toàn bộ các tiêu chí đánh giá.
Điểm trọng số = Điểm chưa hệ số x Trọng số
- Với điểm chưa hệ số: CEO có thể đề ra thang điểm từ 1 – 4 tương ứng với 4 mức độ chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt tiêu chí. So sánh kết quả thực tế của nhân viên với thang điểm này nhằm xác định điểm chưa hệ số của họ. Mức Đạt (3 điểm) sẽ tương ứng với mục tiêu đề ra.
- Trọng số: nên đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của mỗi tiêu chí. Tiêu chí càng quan trọng thì trọng số càng lớn. Thông thường trọng số cũng sẽ ở mức từ 1 đến 4.
So sánh điểm số KPI nhân viên thực hiện được với thang điểm mục tiêu để nhằm đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.
Xem thêm video hướng dẫn xây dựng KPI chi tiết tại đây:
Xem thêm: [New] Mẫu KPI đối phó với mọi kiểu nhân viên
Sodes.vn – Giải pháp xây dựng KPI bài bản, nền tảng để tự động hóa doanh nghiệp, tự giác hóa nhân viên.
Với mong muốn giúp CEO xây dựng được hệ thống KPI toàn diện, hiệu quả. Đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của Sodes.vn đã không ngừng nghiên cứu, phát triển để cho ra đời BỘ TÀI LIỆU KPI THỰC CHIẾN TỪ A-Z.
Điều đặc biệt Bộ tài liệu:
- Tập hợp 160+ file chỉ tiêu KPIs đầy đủ cho các phòng ban, đo lường 100% định lượng.
- Kết hợp phương pháp chấm điểm theo trọng số logic, khoa học.
- Hướng dẫn xây dựng chi tiết, tích hợp sẵn các công thức tính trên file Excel, dễ dàng thay số liệu và hiệu chỉnh trực tiếp.
Từ đó, Bộ tài liệu trở thành “cánh tay phải” đắc lực của CEO và doanh nghiệp, để tối ưu hóa hiệu quả làm việc của bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên tự giác, bứt phá năng suất, đưa doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
Xem thêm thông tin chi tiết BỘ TÀI LIỆU KPI THỰC CHIẾN ngay tại đây: https://sodes.vn/thuvienkpi/01
—————————————————————–
Sodes.vn – là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, gồm hệ thống tài liệu bài bản, bộ công cụ thực tiễn chuyên biệt và các mô hình quản trị tối ưu. Chúng tôi đã đồng hành cùng 50.000+ CEO trong suốt hơn 11 năm qua trên chặng đường thiết lập hệ thống quản trị đầy gian nan, vực dậy tổ chức từ trong khủng hoảng. Giúp doanh nghiệp lội ngược dòng và đạt được những thành công bứt phá!
Vui lòng xem thêm thông tin chi tiết về Sodes tại LINK.
