Mục lục
Thành công của đa số doanh nghiệp Nhật Bản đều gọi tên mô hình Kaizen đã cho thấy tầm quan trọng của phương pháp cải tiến liên tục này đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô hay lĩnh vực ngành nghề nào. Kaizen là gì? Điều gì khiến phương pháp này hiệu quả đến vậy? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu về Kaizen
Kaizen là gì?
Theo tiếng Nhật Kaizen có nghĩa là: Kai – liên tục, Zen – cải tiến hay còn được hiểu là phương pháp đổi mới bằng việc “cải tiến liên tục”. Trong suốt 50 năm qua tại Nhật Bản, Kaizen đã mang lại thành công ngoài sức mong đợi, vực dậy và làm nên dấu mốc thành công vĩ đại cho những “gã khổng lồ’ như Toyota, Nestle, Honda,..
Còn tại Việt Nam, Kaizen xuất hiện và mới phổ biến trong giới doanh nghiệp được vài năm trở lại đây trước nhu cầu thay đổi, phát triển dựa trên sự đổi mới, sáng tạo.
Điểm mấu chốt chính là: Kaizen giúp tạo nên bước tiến mới phi thường chỉ bắt đầu từ việc cải tiến những hành động đơn giản, thường nhật.
Lợi ích của phương pháp Kaizen là gì
Dù doanh nghiệp có hoạt động trong lĩnh vực nào, áp dụng và triển khai mô hình Kaizen sẽ giúp:
+ Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong sản xuất tới vận hành doanh nghiệp. Giúp giảm hàng tồn kho, hàng hóa lỗi, giảm thời gian vận chuyển, rút ngắn thời gian sản xuất.
+ Kết hợp hoặc gộp các quy trình làm việc với nhau. Loại bỏ các bước trung gian cồng kềnh, lãng phí. Từ đó hoàn thành công việc nhanh chóng với chi phí, thời gian, nhân lực, vật lực tiết kiệm nhất.
+ Phát huy tinh thần chủ động, nhân viên có thể tự đề xuất, quyết định xem đâu là phương án làm việc hiệu quả nhất. Tạo môi trường làm việc mở, linh hoạt sáng tạo, nhân viên có nhiều cơ hội thể hiện năng lực cá nhân.
+ Đưa doanh nghiệp thành tổ chức tự học hỏi, không ngừng đào tạo, nâng cao kỹ năng chuyên môn, liên tục tối ưu hiệu quả công việc. Sản phẩm, dịch vụ ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu và sự hài lòng của khách hàng..
4 bước triển khai mô hình Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp
Bước 1: Lên kế hoạch (Plan)
Xây dựng một bản kế hoạch hoàn chỉnh là cơ sở giúp việc triển khai Kaizen trong doanh nghiệp được trôi chảy, ở bước này CEO cần:
Nhân định thực trạng vấn đề và xác định mục tiêu cải tiến
Tiến hành đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp để xác định những vấn đề đang tồn đọng cần phải giải quyết và cải tiến. Việc đánh giá có thể dựa trên các câu hỏi như:
- Hiệu suất làm việc của nhân viên đã được như kỳ vọng?
- Nội quy – quy chế của doanh nghiệp có thực sự phát huy tác dụng không?
- Môi trường làm việc có đủ tốt để nhân viên gắn bó lâu dài?
- Quy trình làm việc hiện tại liệu đã đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp?..
Đánh giá càng chi tiết bao nhiêu thì quá trình thực hiện cải tiến sẽ càng hiệu quả bấy nhiêu, từ đó CEO có thể đưa ra các mục tiêu cải thiện phù hợp với thực trạng, yêu cầu từ nội bộ doanh nghiệp.
Phân tích các dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Sau khi nhận định thực trạng, doanh nghiệp tiến hành phân tích các dữ liệu đã thu thập để tìm ra nguyên nhân của của từng vấn đề đang xảy ra. Ví dụ như hiệu suất làm việc yếu kém có thể do: nhân viên chưa đủ năng lực, thiếu động lực làm việc hay quy trình cồng kềnh rắc rối,….
Một trong những phương pháp hữu hiệu hay được dùng ở bước này là nguyên tắc Pareto (hay quy tắc 80/20). Theo đó, quy tắc này cho rằng 80% kết quả được tạo ra bởi 20% giải pháp trọng tâm cụ thể. Tức là thay vì liệt kê hàng loạt nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau, việc CEO nên làm là tổng hợp chúng lại và chọn ra đâu là nguyên nhân chủ yếu (20%) gây ra (80%) vấn đề hiện tại.
Xác định các biện pháp cải tiến
Sử dụng phương pháp 5W-1H để đưa ra các đề xuất cải tiến. Cụ thể, phương pháp này trả lời các câu hỏi sau:
- Why: Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện?
- What: Xác định nội dung công việc cụ thể là gì?
- Where, When, Who: Xác định những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc.
- How: Cách thức thực hiện nhiệm vụ như thế nào?
Bước 2: Triển khai thực hiện (Do)
Trước khi triển khai các giải pháp cải tiến, hãy đảm bảo rằng bản kế hoạch phía trên của bạn đã được chấp thuận bởi cấp trên và loại bỏ các ý tưởng không cần thiết. Sau đó việc cần làm là phổ biến nội dung kế hoạch cho phòng ban, cá nhân liên quan để họ nắm rõ và đưa ra các phản hồi thực hiện nếu có.
Bước 3: Kiểm tra, đánh giá (Check)
Trong phiên họp đánh giá thường kỳ, doanh nghiệp nên kiểm tra xem kết quả công việc, nơi làm việc,… của các bộ phận như thế nào và so sánh với hiện trạng ban đầu. Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn có thể đảm bảo phương pháp cải tiến được duy trì và phát huy tối đa hiệu quả của nó.
Bước 4: Chuẩn hóa (Action)
Cuối cùng, để phòng ngừa các vấn đề có khả năng lặp lại theo lối mòn, doanh nghiệp cần xây dựng, sửa đổi và chuẩn hóa các giải pháp cải tiến thành những tiêu chuẩn, quy trình mới giúp nhân viên tuân thủ và làm việc hiệu quả!
Gợi ý 5S – Giải pháp đơn giản, hiệu quả để thực hiện Kaizen
Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen là phương pháp quản lý 5S, cũng bắt nguồn từ Nhật Bản. Phương pháp này thể hiện sự vượt trội trong tái cơ cấu quy trình quản lý doanh nghiệp, cải tiến môi trường làm việc và xây dựng văn hóa công ty..
Chỉ với 5 chữ S nhỏ, hãy xem những thay đổi mà chúng mang đến. Cụ thể:
S1 – Sàng lọc: Sàng lọc những vật dụng, thiết bị không cần thiết; những nhiệm vụ được chuyên môn hóa và sát nhập lại, tinh gọn nhất. Tối ưu hiệu quả bằng cách giao đúng người đúng việc đúng sở trường.
S2 – Sắp xếp: Sắp xếp lại bộ máy doanh nghiệp từ cơ sở vật chất đến nhiệm vụ công việc. Đảm bảo được tính thuận tiện dễ dàng, tiết kiệm được thời gian, tránh những lãng phí vô ích.
S3 – Sạch sẽ: Đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, từ chỗ ngồi của từng nhân viên, không gian làm việc thoáng đãng, dễ chịu làm tiền đề cho những ý tưởng, sáng tạo đột phá. Ngoài ra quan trọng hơn còn là sự “sạch sẽ” trong tư tưởng văn hóa doanh nghiệp, tất cả dựa trên cơ sở đoàn kết hòa đồng, giúp đỡ ủng hộ lẫn nhau.
S4 – Săn sóc: Quan tâm theo sát nhân viên để đảm bảo hỗ trợ ngay khi họ cần, lắng nghe nguyện vọng, mong muốn phát triển của nhân viên. Đánh giá năng lực và chất lượng nhân viên từng kì nhằm liên tục cải thiện kỹ năng cho nhân viên, để họ mang đến những hiệu quả công việc đột phá.
S5 – Sẵn sàng: Xây dựng nền văn hóa sẵn sàng tiên phong, cống hiến, tinh thần không ngại sai, ngại khó trong công việc. Từ đó ngày một hoàn thiện kỹ năng của bản thân, sẵn sàng tâm thế đón nhận và giải quyết mọi tình huống. Doanh nghiệp chớp thời cơ nhanh lẹ trước những cơ hội béo bở.
—————————–
Hiểu rõ được những lợi ích vượt trội mà phương pháp Kaizen – 5S mang lại, và mong muốn nó được phổ biến rộng rãi hơn với các doanh nghiệp. Sodes xin được giới thiệu MÔ HÌNH KAIZEN được tích hợp duy nhất và độc quyền trong “BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC” Đã đồng hành cùng hơn 20.000 CEO Việt trong suốt thời gian qua, cùng thực hiện cải tiến liên tục để tạo nên những thay đổi tích cực và thành công vĩ đại trong tương lai.
Được trình bày hệ thống và bài bản bằng hình ảnh, những chuyên đề từng mục rõ ràng, và hướng dẫn chi tiết giúp CEO dễ hình dung, hiểu rõ hiểu sâu về phương thức Kaizen, 5S
Hệ thống ví dụ thực tiễn từ các doanh nghiệp lớn nhỏ giúp CEO dễ dàng chắt lọc và ứng dụng Kaizen phù hợp với quy mô của doanh nghiệp mình.
Đặc biệt bộ tài liệu sẽ liên tục được cập nhật HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ cho khách hàng, đến trọn đời của sản phẩm, chỉ với một lần sở hữu.
Xem thêm thông tin chi tiết tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01
