Mục lục
OKR là phương pháp quản trị giúp các tổ chức đạt tốc độ tăng trưởng liên tục và bền vững thông qua việc thiết lập, liên kết và truyền đạt mục tiêu từ cấp công ty đến các phòng ban, cá nhân. Xem thêm bài viết dưới đây để hiểu rõ: OKR là gì? Quản lý OKR là gì? Mục tiêu OKR là gì? Từ A đến Z cách triển khai OKR vào doanh nghiệp như thế nào?
1, OKR là gì?
1.1 Okr là gì? OKR là viết tắt của từ gì?
OKR viết tắt của Objectives and Key Results (Tạm dịch là Mục tiêu và Kết quả then chốt). Là phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả trong doanh nghiệp, giúp tổ chức đạt tốc độ tăng trưởng liên tục thông qua việc thiết lập, liên kết và truyền đạt mục tiêu từ cấp công ty đến các phòng ban, cá nhân.
OKR hoạt động dựa trên 4 nguyên lý:
- Tính tham vọng: Mục tiêu cần đủ lớn, càng cụ thể càng tốt và có tính thách thức, tuy nhiên vẫn phải nằm trong tầm với của doanh nghiệp.
- Tính đo lường được: Các kết quả then chốt phải có tính định lượng và đo lường được bằng các chỉ tiêu, con số cụ thể.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên trong doanh nghiệp đều được phổ biến và tự theo dõi được mục tiêu của mình cũng như mục tiêu chung của tổ chức.
- Tính linh hoạt: Các OKR có thể được liên kết với nhau theo cả chiều dọc và chiều ngang
Phương thức quản trị mục tiêu độc đáo này được phát hiện bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, sau đó John Doer tiếp tục kế thừa và phát triển phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã và đang được ứng dụng phổ biến tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.
1.2 Cấu trúc của OKR
OKR được tạo nên bởi 2 yếu tố là mục tiêu (Objective) và kết quả then chốt (Key Result).
Mục tiêu (Objective): Được thiết kế để định hướng và thúc đẩy doanh nghiệp, phòng ban, dự án phát triển thông qua hệ thống mục tiêu ngắn gọn, khả thi và truyền được cảm hứng cho toàn bộ nhân sự. Mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta muốn làm gì? Cái đích mà chúng ta hướng tới là gì?”.
Kết quả then chốt (Key result): là những “mốc” mang tính định lượng, để đo lường sự thành công của các mục tiêu đề ra. Đơn giản hơn, kết quả then chốt sẽ trả lời câu hỏi: “Chúng ta đang ở đâu trên hành trình tới gần mục tiêu? Chúng ta phải làm gì để đạt mục tiêu đó?”. Một mục tiêu lớn nên được chia nhỏ thành từ 2 – 5 kết quả then chốt.
Để dễ hình dung dưới đây sẽ là một ví dụ về OKR đơn giản mà bạn có thể tham khảo:
– Mục tiêu: Doanh thu tháng mới đạt 5 tỷ
– Kết quả then chốt:
- Tăng lượng khách hàng tiếp xúc mới thêm 20%
- Tăng giá trị đơn hàng trung bình thêm ít nhất 30%
- Tăng tỷ lệ đơn hàng thành công lên 40%
1.3 Đặc điểm của OKR
Trong mô hình OKR, mục tiêu của phòng ban và các cá nhân sẽ được kết nối với mục tiêu chung của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn. Trong đó:
- OKR cấp độ doanh nghiệp luôn được chú trọng nhất.
- OKR cấp độ phòng ban sẽ là ưu tiên chính của phòng ban đó (thay vì chỉ chú trọng thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
- OKR cấp độ cá nhân thể hiện các công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành
1.4 Lợi ích của OKR trong doanh nghiệp
Việc triển khai OKR với hệ thống mục tiêu và các kết quả then chốt trong doanh nghiệp sẽ giúp:
Tập trung vào các mục tiêu quan trọng: OKR tập trung hướng toàn bộ nguồn lực tới các mục tiêu trọng yếu, với cái đích rõ ràng và các kế hoạch cụ thể giúp tổ chức nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đề ra trong từng giai đoạn.
Gắn kết nội bộ chặt chẽ: Liên kết mục tiêu đa chiều, hệ thống mục tiêu thiết lập chia nhỏ từ phòng ban tới các cá nhân tạo nên một dây chuyền xuyên suốt từ trên xuống và tiếp nhận phản hồi từ dưới lên, đồng thời có sự liên kết hỗ trợ giữa các phòng ban, cả doanh nghiệp cùng chung định hướng, đồng lòng tiến đến hoàn thành mục tiêu chung nhanh chóng, mạnh mẽ.
Theo dõi và đo lường chính xác quá trình thực hiện mục tiêu: Dễ dàng hoạch định và đo lường hiệu suất của các bộ phận/nhân viên theo % hoàn thành công việc; nhanh chóng nắm bắt các vấn đề phát sinh để kịp thời xử lý, linh hoạt điều chỉnh các mục tiêu + kết quả theo tình hình thực tế để công ty đạt hiệu quả hoạt động tốt nhất.
Tạo ra những kết quả vượt bậc: OKR khuyến khích tạo ra các mục tiêu “kéo dãn” nhằm phát huy tối đa năng lực nhân sự, phá vỡ rào cản vốn có, vận dụng những ý kiến, giải pháp sáng tạo để đạt được những kết quả vượt bậc.
Cùng là phương pháp quản trị theo mục tiêu, vậy điểm khác nhau giữa KPI và OKR là gì? Xem thêm tại bài viết “OKR và KPI – so sánh 2 công cụ quản trị mục tiêu hiệu quả”
2. Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng OKR cho doanh nghiệp
Bước 1: Hoạch định
Bước hoạch định trong xây dựng OKR được đánh giá là bước quan trọng nhất quyết định đến sự thành bại của hệ thống này. Trong đó, CEO cần làm rõ 4 vấn đề mấu chốt:
Mục tiêu chung OKR cần đạt
Việc xác định mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến sẽ giúp CEO lựa chọn phạm vi, cách thức tiến hành sao cho phù hợp. Để xác định mục tiêu một cách chuẩn xác, cần tiến hành các cuộc họp lãnh đạo, brainstorming với các phòng ban để thống nhất từ 3 – 5 OKR cần đạt trong kỳ đánh giá sắp tới.
Phạm vi áp dụng
Trên thực tế, đối tượng có thể áp dụng OKR trong doanh nghiệp nằm trong nhóm chính sau:
Áp dụng cho toàn công ty
Lúc này, OKR sẽ được phổ biến cho toàn bộ doanh nghiệp. Mỗi cá nhân đóng vai trò là mắt xích quan trọng tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu chung, được tự tay đặt cái đích cho chính mình. Đồng thời thông qua sự liên kết đa chiều giữa các tầng mục tiêu, mà các phòng ban bộ phận gia tăng sự gắn kết, phối hợp nhuần nhuyễn; thúc đẩy hiệu suất công việc bứt phá mạnh mẽ.
Áp dụng trong cấp lãnh đạo, quản lý, khối văn phòng
Đối với một số loại hình doanh nghiệp đặc thù, thì chỉ có cấp lãnh đạo áp dụng OKR là phù hợp. Ví dụ như các công ty bán lẻ, FMCG hay F&B, phần lớn nhân viên làm việc tại cửa hàng và ngoài thị trường nên chỉ có thể triển khai OKR cho các cấp lãnh đạo, quản lý hay khối văn phòng.
Triển khai cho các phòng ban độc lập, công ty thành viên
Đối với các phòng ban độc lập, các công ty thành viên của các tập đoàn lớn,
họ sẽ triển khai OKR như là một nhánh của tổ chức. Tuy nhiên cách áp dụng này là ít phổ biến nhất.
Do đó, có thể thấy OKR không nhất thiết phải áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp mà có thể dùng cho từng bộ phận, phòng ban hay cá nhân riêng biệt. Từ mục tiêu chung cần đạt, CEO có thể xác định được phạm vi điều chỉnh của OKR.
Kế hoạch triển khai
Lập kế hoạch trong cách xây dựng OKRs ở đây là chia nhỏ mục tiêu và kết quả then chốt.
Đối với Mục tiêu (Objective)
- Mỗi cấp độ (công ty, phòng ban hay cá nhân) nên có từ 3 – 5 mục tiêu khác nhau.
- Cần có đích đến rõ ràng, cụ thể (Ví dụ: OKR cho một ASM trong ngành hàng FMCG là mở rộng phạm vi phân phối sang 3 tỉnh phía Bắc là Nam Định, Hà Nam, Thái Bình trong vòng 1 tháng) thay vì nội dung mập mờ, không rõ ràng (Ví dụ: hướng tới mở rộng địa bàn phân phối ra các tỉnh phía Bắc).
- Mục tiêu đặt ra phải tạo được cảm giác thách thức từ đó kích thích nhân viên nỗ lực hết mình để chinh phục mục tiêu.
Đối với Key Result
- Mỗi mục tiêu cần có khoảng 3 – 5 kết quả then chốt
- Mục tiêu đặt ra phải đo lường được bằng các con số cụ thể
- Key Result là tổng hợp các kết quả nhỏ để hoàn thành mục tiêu chung bởi vậy chúng phải có tính thống nhất. Không đặt Objective một đằng, Key Result một nẻo.
Tiếp tục với ví dụ trên ứng với mục tiêu mở rộng phạm vi phân phối sang 3 tỉnh phía Bắc là Nam Định, Hà Nam, Thái Bình trong vòng 1 tháng thì các KR (Key Result) tương ứng có thể là:
- KR1: Liên hệ với 10 nhà phân phối mỗi tỉnh
- KR2: Ký hợp đồng phân phối thành công ít nhất 3/10 nhà phân phối đó
- KR3: Xúc tiến tuyển dụng thành công mỗi nhà phân phối ít nhất là 2 nhân viên bán hàng, mỗi tỉnh 1 giám sát bán hàng.
Các phương thức hỗ trợ (nếu có)
Các mục tiêu đặt ra cần phải được theo dõi và kiểm soát một cách rõ ràng, có hiệu quả để khắc phục các lỗ hổng triển khai nếu có. Khi đó, các phần mềm theo dõi tự động hoặc các biểu mẫu khoa học dựng sẵn để áp dụng là công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho bạn.
Tuy nhiên cần lưu ý rằng dù sử dụng hình thức nào thì cả chủ doanh nghiệp và người thực thi cũng nên nắm rõ bản chất của OKR và chuẩn bị sẵn tiềm lực trước khi bắt tay vào xây dựng OKR. Nếu không mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp không thể tối ưu những gì mà OKR mang lại.
Bước 2: Triển khai OKR
Trong bước triển khai, CEO cần phổ biến mục tiêu OKR tới toàn bộ nhân sự có liên quan, giúp họ hiểu được tầm quan trọng của phương pháp này, cũng như sự liên kết của OKR tới chiến lược chung của tổ chức.
Sau đó từng bộ phận, cá nhân có thể họp bàn và tự thiết lập Mục tiêu và Kết quả then chốt của mình dưới sự giám sát, điều chỉnh của trưởng phòng hay quản lý cấp cao. Lưu ý các mục tiêu tạo nên cần đảm bảo tính “thách thức”, sao cho các bộ phận đạt được 80% mục tiêu hoặc kết quả then chốt là coi như “đạt mục tiêu”.
Những sai lầm cần tránh khi triển khai OKR và cách khắc phục
Bước 3: Kiểm soát
Gắn liền với bước triển khai, việc quyết định tần suất kiểm tra thực hiện mục tiêu là điều cần phải làm. Kiểm tra có tiến hành theo tuần, ngày, tháng hoặc quý tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô thực hiện. Các cuộc họp sẽ là cơ hội để thảo luận về OKR và đưa ra các góp ý, điều chỉnh khi phát hiện các điểm bất thường.
Kiểm soát thực hiện thường xuyên là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo sự thành công của quá trình xây dựng OKR.
Bước 4: Điều chỉnh
Trong quá trình triển khai và kiểm soát, người phụ trách nên dựa vào tình hình thực tế để xem lại các mục tiêu và kết quả then chốt đã đặt ra và mức độ hoàn thành nó. Nếu các mục tiêu và kết quả then chốt đặt ra có thể đạt được khá dễ dàng, có thể bạn sẽ phải tăng mức độ thách thức của mục tiêu đó; ngược lại nếu phần lớn nhân sự không thể hoàn thành mục tiêu theo yêu cầu thì cần xem xét các lý do và điều chỉnh xuống cho phù hợp hơn.
3. Làm chủ phương pháp quản trị mục tiêu OKR bằng công cụ quản trị doanh nghiệp của SODES
OKR là một phương pháp còn khá mới mẻ tại các doanh nghiệp Việt. Việc đi trước cập nhật và ứng dụng xu hướng mới này không chỉ giúp tăng hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn trong thị trường đầy biến động hiện tại.
Để giúp chủ doanh nghiệp không phải bỡ ngỡ và lúng túng, đội ngũ chuyên gia quản trị của SODES với nhiều năm nghiên cứu đúc rút đã hoàn thiện và cho ra đời BỘ CẨM NANG QUẢN TRỊ OKR, bao gồm:
– TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN CHI TIẾT, BÀI BẢN về phương pháp quản lý OKR; mô tả cụ thể từng bước cách triển khai OKR vào doanh nghiệp để đem lại hiệu quả ngay từ lần đầu áp dụng.
– BỘ CASE-STUDY CÓ TÍNH ỨNG DỤNG CAO của những công ty lớn trên thế giới, giúp CEO có cái nhìn trực quan, dễ dàng vận dụng OKR trực tiếp vào doanh nghiệp mình.
– 30+ BIỂU MẪU OKR ÁP DỤNG KHOA HỌC, TOÀN DIỆN cho nhiều phòng ban, vị trí trong doanh nghiệp; cung cấp cho CEO công cụ triển khai OKR từ cấp lãnh đạo đến từng bộ phận, nhân viên một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng.
– Hướng dẫn sử dụng PHẦN MỀM THEO DÕI TỰ ĐỘNG với giao diện trực quan, dễ dùng, trực tiếp hỗ trợ CEO triển khai và theo dõi quá trình thực hiện OKR thông qua thiết lập kế hoạch từng tuần, cập nhật báo cáo theo ngày ….
Bộ tài liệu đã giúp 5000+ doanh nghiệp ứng dụng OKR thành công.
Tham khảo thêm thông tin chi tiết về tài liệu tại: https://sodes.vn/thuvienkpi/01
