Mục lục
Onboarding là quá trình giúp nhân sự mới hòa nhập với doanh nghiệp bằng nhiều cách khác nhau. Đây là việc làm không thể thiếu trong quản trị nhân sự và doanh nghiệp nói chung giúp nhân sự cống hiến hết mình ngay từ khi bắt đầu vào doanh nghiệp. Vậy Onboarding là gì? Quy trình Onboarding gồm những bước nào? Cùng chúng tôi khám phá trong bài dưới đấy nhé.
1. Onboarding là gì?
1.1 Onboarding là gì?
Onboarding là một thuật ngữ thuộc lĩnh vực quản trị nhân sự đề cập đến quá trình hòa nhập của nhân viên mới khi gia nhập vào một tổ chức. Nó bao gồm việc thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo rằng những nhân viên mới được chào đón vào vai trò mới của họ, hiểu rõ về công ty và sứ mệnh của công ty cũng như có những kỳ vọng rõ ràng về trách nhiệm của vai trò của họ.
Onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới có thể tự tin hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết để phục vụ công việc sau này. Nếu nhân viên mới hòa nhập càng nhanh thì hiệu quả công việc sẽ được nâng lên, tác động tích cực tới những đóng góp của họ cho doanh nghiệp.
Quá trình Onboarding có thể kéo dài trong vài ngày hoặc vài tuần, đôi khi kéo dài trong suốt năm đầu tiên của một nhân viên mới với công ty. Việc Onboarding được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của một cá nhân và vai trò của cá nhân đó trong tổ chức.
1.2 Các hoạt động Onboarding
Onboarding thực tế bao gồm nhiều quy trình riêng lẻ; và các công việc khác nhau. Nhưng chung quy lại thì có thể gói gọn trong những công việc chính như sau:
- Lời mời làm việc
- Thương lượng mức lương
- Hoàn tất thủ tục nhận việc mới
- Đào tạo chính sách và văn hóa
- Đào tạo nghề, chuyên môn
- Thủ tục giấy tờ phúc lợi
- Tham quan cơ sở
- Giới thiệu ban điều hành, lãnh đạo
- Giới thiệu đội nhóm
1.3 Tầm quan trọng của Onboarding trong doanh nghiệp?
Onboarding là việc làm cần có trong mọi doanh nghiệp. Nó giữ vai trò quan trọng đối với mọi trong công tác xây dựng đội ngũ nhân sự, xây dựng một bộ máy hoạt động vững chắc cho tổ chức.
- Tiết kiệm chi phí, nhân lực, thời gian đào tạo: Đào tạo là một bước trong onboarding. Một quy trình onboarding đầy đủ sẽ giúp nhân viên mới làm quen với công việc nhanh hơn, từ đó giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, nhân lực cho công tác đào tạo => chi phí cũng được tối ưu hóa hơn.
- Onboarding hiệu quả đưa nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào văn hóa công ty. Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, đoàn kết.
- Rút ngắn khoảng cách giữa các nhân viên mới và cũ: Không chỉ giúp nhân viên mới làm quen công việc mà Onboarding còn có vai trò như một chiếc cầu nối xóa đi những bỡ ngỡ, ngại ngùng của nhân viên mới với các đồng nghiệp.
- Góp phần tạo ra một quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ: bản chất Onboarding là bước gạch nối giữa quy trình tuyển dụng và đào tạo. Thực hiện tốt onboarding sẽ tạo ra một quy trình thống nhất và không ngắt quãng. Điều này là đặc biệt quan trọng trong việc giữ nhân tài cho doanh nghiệp, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu của nhân viên, từ đó chi phí nhân sự, tuyển dụng giảm.
- Giúp hoạch định lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới: Bất cứ nhân viên nào trong công việc cũng muốn có một lộ trình thăng tiến rõ ràng nhất là khi đến với môi trường mới. Như vậy, Onboarding đóng vai trò giúp nhân sự mới hiểu sâu hơn về công việc cũng như giúp xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho họ.
2. Quy trình onboarding 3 giai đoạn – bí quyết giúp 90% nhân sự mới cống hiến hết mình cho doanh nghiệp
Quy trình Onboarding chuẩn dựa trên 3 giai đoạn từ sau khi tuyển dụng thành công tới lúc nhân viên chính thức nhận việc.
2.1 Pre-Onboarding
Đây là giai đoạn cần triển khai đầu tiên trong quá trình Onboarding, việc chuẩn bị đầy đủ những thứ cần thiết cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ tạo không khí thân thiện và thoải mái giúp họ bắt đầu làm quen với môi trường mới hiệu quả. Pre-Onboarding bạn có thể thực hiện những công việc sau:
- Chuẩn bị đồng phục công ty (nếu có)
- Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới hoàn chỉnh, hợp đồng lao động và những giấy tờ thủ tục nhận việc cần thiết khác. Những thủ tục như vậy thường sẽ rất tốn thời gian và cần có sự hợp tác của cả 2 bên, do đó hãy nhắc nhân viên về những gì cần chuẩn bị thông qua email nhận việc.
- Thông tin chi tiết về công việc, môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên.
- Chuẩn bị đồ dùng cần thiết, chỗ ngồi, trang thiết bị cho nhân viên mới.
2.2 Ngày đầu tiên đi làm
Ngày đầu làm việc vô cùng quan trọng với nhân viên mới giúp họ xác định được hoàn cảnh làm việc, môi trường làm việc và mục tiêu, trách nhiệm cũng như nghĩa vụ của họ với doanh nghiệp.
Đây là cơ hội thuận lợi để doanh nghiệp ghi điểm trong mắt nhân sự. Lúc này công việc không phải là điều quan trọng nhất mà là tương tác với đồng nghiệp, và công ty được ưu tiên hàng đầu.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần cung cấp cho nhân sự mới các tài liệu liên quan trong ngày đầu như:
- Quy chế, quy định doanh nghiệp và phòng ban chi tiết
- Tài khoản nội bộ, thông tin liên hệ của bộ phận liên quan
- ….
2.3 Sau khi nhân viên đã làm việc
Onboarding là cả một quá trình và sẽ không dừng lại sau ngày đầu tiên nhận việc. Sau khi bắt đầu làm việc doanh nghiệp cũng cần trang bị kiến thức, kỹ năng cần thiết cho nhân viên thông qua các buổi đào tạo chung và on-job-training kết hợp.
Ngoài ra, việc được đào tạo thường xuyên để nâng cao trình độ nhân viên sẽ tích cực, có trách nhiệm và yêu công việc của mình hơn. Sau 2-3 tháng là khoảng thời gian vừa đủ để hiểu rõ năng lực và mong muốn của nhân viên. Sau thời gian này chính là lúc để bộ phận nhân sự đánh giá xem nhân viên có phải là một “mảnh ghép” lâu dài hay không.
