Mục lục
Quy trình đào tạo nhân viên mới là quá trình giúp nhân sự làm quen với môi trường làm việc, vị trí công tác, lĩnh vực kinh doanh, các quy định – quy chế doanh nghiệp,.. nhằm giúp họ nhanh chóng bắt kịp với tiến độ công việc trong thời gian ngắn nhất. Đào tạo nhân sự mới là bước không thể thiếu góp phần vào thành công của lĩnh vực quản trị nhân sự nói chung và quản trị doanh nghiệp nói riêng.
Tầm quan trọng của quy trình đào tạo nhân viên mới trong doanh nghiệp
Một thực tế đáng buồn là có tới hơn 60% các doanh nghiệp Việt đang thiếu đi quy trình đào tạo nhân viên mới. Nguyên nhân có thể do ông chủ chưa thực sự nhận thấy được tầm quan trọng của công việc này, đào tạo nhân viên theo kiểu người cũ dạy người mới hoặc “thả rông” họ tự học trong quá trình làm việc. Chính điều này dẫn tới hệ quả:
- Nhân sự ra vào liên tục trong thời gian ngắn khiến bộ phận tuyển dụng lúng túng và phải tuyển dụng lại nhiều lần cho cùng một vị trí, chi phí tuyển dụng tăng vọt, hiệu quả tuyển dụng giảm sút.
- Nhân viên mới làm việc kém hiệu quả, sai sót liên miên, lúng túng trong việc xử lý vấn đề và khó bắt kịp tiến độ công việc; ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích của doanh nghiệp.
- Việc tuyển dụng lặp lại nhiều lần không chỉ gây xáo trộn nội bộ mà còn ảnh hưởng tới thương hiệu tuyển dụng, gây ấn tượng không tốt với ứng viên tiềm năng.
Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự chuẩn chỉnh sẽ giúp giảm chi phí tuyển dụng, giữ chân nhân viên lâu dài, bứt phá hiệu quả làm việc và tạo dựng nền móng nhân sự vững mạnh.
Xem thêm: Các hình thức đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp mà bạn cần biết
Các yếu tố nội tại ảnh hưởng tới quy trình đào tạo
Yếu tố đến từ doanh nghiệp
Định hướng công việc rõ ràng
Doanh nghiệp cần giúp nhân sự mới định hướng lộ trình công việc rõ ràng, xác định vai trò, nhiệm vụ cụ thể của họ trong phòng ban, tổ chức. Điều này giúp người mới nhanh chóng tiếp thu và bắt nhịp với công việc, giảm thiểu thời gian và chi phí đào tạo đồng thời gia tăng hiệu suất hiệu quả công việc trong thời gian ngắn.
Muốn làm tốt công việc định hướng cho nhân sự thì trước hết CEO cần phải sở hữu một bản mô tả công việc hoàn chỉnh, rõ ràng để phân bổ được đúng người vào đúng việc, nhân viên hiểu được trách nhiệm của mình và phát huy tối đa điểm mạnh trong công việc.
Quy định và chính sách minh bạch
Minh bạch các chính sách, quy định của doanh nghiệp ngay từ đầu không chỉ khiến nhân viên hình dung được phần nào nơi làm việc sắp tới mà còn giúp họ chuẩn bị sẵn những điều kiện cần thiết để không bỡ ngỡ khi bắt đầu làm việc.
Thay vì, chỉ đến khi nhân viên vào làm việc mới thông báo các quy định thì bộ phận tuyển dụng nên phổ biến qua về nó ngay từ khi phỏng vấn để nhân viên không cảm thấy bất ngờ, hay vướng mắc khi bắt đầu đi làm.
Môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp
Tạo dựng môi trường làm việc văn minh, thân thiện là công việc cần làm của các nhà quản trị nhân sự. Một môi trường làm việc thân thiện chuyên nghiệp giúp cho quá trình hòa nhập của nhân viên mới diễn ra nhanh hơn, tạo nền tảng tâm lý tốt hơn cho họ.
Bên cạnh đó, môi trường làm việc cũng sẽ góp phần thúc đẩy sự gắn kết, tương tác giữa các cá nhân với nhau. Từ đó nhân sự sẽ gắn bó với doanh nghiệp lâu hơn và cống hiến hết mình cho công việc.
Yếu tố đến từ bản thân nhân viên
Khả năng học hỏi, tiếp thu
Tốc độ đào tạo nhanh hay chậm có hiệu quả hay không chịu ảnh hưởng phần nào bởi chính khả năng tiếp thu của nhân sự. Yếu tố này, thuộc về bản thân nhân viên do đó doanh nghiệp ít có thể tác động tới. Vì vậy, để phán đoán được nó, nên có các bài test hoặc hỏi đáp nhanh khi tuyển dụng để đánh giá đầu vào của nhân viên mới từ đó xây dựng chương trình đào tạo hợp lý.
Thái độ với công việc
Thái độ quan trọng hơn trình độ. Một nhân viên có khả năng tiếp thu tốt nhưng không có tính hợp tác, tiếp thu cái mới thì việc đào tạo cũng chẳng có tác dụng. Thậm chí công việc cũng khó có thể hoàn thành. Xác định thái độ thông qua tác phong phỏng vấn, quá trình làm việc và phản ứng trước các tình huống nhanh là cách để bạn xác định nhân sự có thực sự phù hợp hay không.
Các bước xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới
Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới
Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới chuẩn chỉnh về những gì cần phải làm, thời gian cho mỗi lần đào tạo sao cho phù hợp. Xây dựng chuẩn ngay từ đầu thì công tác đào tạo sau này sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả hơn.
Chương trình đào tạo thường xoay quanh 2 công việc:
- Đào tạo về công ty, nội quy, quy chế
- Đào tạo về nghiệp vụ.
Kế hoạch đào tạo nội quy
Đào tạo nội quy, quy chế công ty là bước cơ bản dành cho các nhân viên mới. Cập nhật, liệt kê chi tiết hệ thống nội quy công ty là công việc ban đầu phải làm của phòng nhân sự.
Vấn đề mà người mới hay quan tâm bao gồm chính sách lương thưởng, giờ giấc làm việc, chính sách hỗ trợ, nghỉ phép, làm thêm giờ…Đồng thời những nội dung trong bảng nội quy đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp như: trật tự nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, xử lý vi phạm kỷ luật…Làm rõ các yếu tố này giúp nhân viên yên tâm công tác, gắn bó với doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu thì thời gian dành cho việc phổ biến nội quy, quy chế của mỗi nơi sẽ khác nhau. Việc lên kế hoạch giúp phân bổ thời gian đào tạo, nội dung đào tạo phù hợp.
Kế hoạch đào tạo nghiệp vụ.
Mỗi phòng ban, vị trí khác nhau thì kế hoạch đào tạo nghiệp vụ cũng sẽ khác nhau. Việc đào tạo nghiệp vụ nói chung do chính lãnh đạo, hoặc trưởng bộ phận đó xây dựng và có thể chuyển cho bộ phận đào tạo thực thi.
Dựa mô tả công việc, bạn có thể lên kế hoạch đào tạo nghiệp vụ cho từng vị trí cụ thể. Từ đó, nhân viên dễ dàng nắm bắt vai trò trách nhiệm của mình trong bộ phận, doanh nghiệp đó.
Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới, xem tại đây.
Triển khai quy trình đào tạo nhân viên mới
Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới
Sau khi đã hoàn thành việc tuyển mới nhân sự, bộ phận tuyển dụng cần gửi email thông báo đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty để có sự chuẩn bị chu đáo.
Việc chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân viên mới bao gồm các thiết bị phục vụ cho công việc như: chỗ làm việc, máy tính, thiết bị văn phòng phẩm, danh sách điện thoại và email liên hệ trong công ty, bản mô tả công việc….
Bước 2: Chào đón nhân viên mới
Khi nhân sự chính thức đi làm, việc chào đón họ cũng nên có sự chuẩn bị để tạo cảm giác thoải mái và sự thân thiện. Việc chào đón có thể thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như:
- Tổ chức một buổi giao lưu hoặc một buổi tiệc nhẹ để các nhân viên mới và cũ làm quen với nhau.
- Sắp xếp nhân viên phụ trách chào đón và hướng dẫn họ ngay từ đầu để nhân sự mới không cảm thấy bỡ ngỡ.
Bước 3: Đào tạo
Đào tạo về quy chế, nội quy:
- Dựa trên kế hoạch đào tạo, người đào tạo chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo về quy chế, nội quy của công ty.
- Trong quá trình đào tạo, nhân phụ trách phải ghi nhận, giải quyết các thắc mắc của nhân viên mới. Đối với các nội dung thắc mắc ngoài khả năng giải quyết thì nhân viên đào tạo phải báo cáo lại với giám đốc hoặc người ở cấp cao hơn để xử lý.
Đào tạo về nghiệp vụ
Trình tự đào tạo nghiệp vụ bao gồm
- Giải thích tóm tắt từng nhiệm vụ trong bản mô tả công việc.
- Giải thích chi tiết từng nhiệm vụ trọng tâm vào How, Why, Standard cụ thể.
- Giải thích các bước cần phải thực hiện.
- Giải thích lý do tại sao phải thực hiện?
- Giải thích các yêu cầu, tiêu chuẩn của từng bước là gì?
- Làm mẫu thử cho nhân viên xem.
- Cho nhân viên thực hành thử và kiểm tra, giải thích.
- Giao nhiệm vụ cho người kèm cặp.
- Giao nhiệm vụ cho nhân viên và hướng dẫn các tiêu chuẩn cần đạt được.
Lưu ý: Trong quá trình triển khai, người phụ trách đào tạo cần có đủ kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để có thể đảm đương trọng trách hướng dẫn và truyền đạt thông điệp rõ ràng cho người mới cũng như tạo cầu nối giúp gắn kết nhân viên mới với doanh nghiệp.
Bước 4: Tổng kết và đánh giá hiệu quả đào tạo
Sau khi kết thúc đào tạo cho nhân viên mới, nhà quản lý cần có một buổi nói chuyện cởi mở và thân thiện để lắng nghe những suy nghĩ của họ, tiếp thu những ý kiến đóng góp và đánh giá của họ về công tác đào tạo.
Việc đánh giá này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên cũng như xây dựng được hướng phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu nguyện vọng của họ và kế hoạch phát triển cho những nhân viên xuất sắc trong tương lai. Bên cạnh đó, thông qua đánh giá cũng giúp công ty hoàn thiện hơn về quy trình đào tạo nhân viên mới của mình để phát huy tốt hơn trong các đợt tuyển dụng nhân sự sau.
Tăng hiệu quả đào tạo nhân sự với bộ tài liệu quản lý của SODES
Nhằm giúp gia tăng hiệu quả đào tạo cho doanh nghiệp nói chung, chuẩn hóa các quy trình đào tạo, quy trình làm việc nói riêng, SODES cung cấp cho CEO một công cụ đơn giản, tiết kiệm nhưng vô cùng hiệu quả. Đó chính là hệ thống mẫu các quy trình được tích hợp trong “BỘ TÀI LIỆU CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC MỚI NHẤT”
Trong đó bao gồm:
- 300+ bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, cùng hệ thống lưu đồ quy trình làm việc thống nhất giúp CEO phân bổ đúng người đúng việc; tiết kiệm thời gian, tối ưu năng suất.
- Hệ thống mẫu biểu về quy trình quản trị nhân sự tuyển – dạy – dùng – giữ giúp ổn định nhân sự, giữ chân nhân tài.
- Đa dạng file về sơ đồ tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ phòng ban giúp nhân viên mới kết nối và hòa nhập với doanh nghiệp nhanh chóng.
- 250+ file về các phương pháp quản trị tinh gọn Lean, cải tiến liên tục bằng Kaizen, 5S… nhằm tối ưu quy trình để nhân viên luôn sáng tạo, nỗ lực làm việc hiệu quả.
- Mọi công cụ, phương pháp đều được hệ thống dưới dạng Word, Excel,…với hướng dẫn chi tiết và biểu mẫu thực tế dễ hiểu, giúp CEO có thể hiệu chỉnh và áp dụng trực tiếp.
Tham khảo ngay “TÀI LIỆU QUY TRÌNH LÀM VIỆC” TẠI ĐÂY
