Mục lục
Công nợ luôn là vấn đề “khó nhằn” khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Quản lý công nợ không tốt, doanh nghiệp đối mặt với tình trạng nợ xấu tràn lan, chiếm dụng vốn và thất thoát tài chính nặng nề,…Bởi vậy, bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu file theo dõi công nợ hiệu quả nhất giúp CEO theo sát các khoản nợ phải thu, nắm chắc các khoản nợ phải trả, đảm bảo tình hình tài chính luôn được bảo toàn và ổn định.
Xem thêm: Công nợ là gì? Doanh nghiệp làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả
1. Các dữ liệu cần quan tâm trên bảng excel theo dõi công nợ
Để đảm bảo quản lý công nợ hiệu quả nhất, CEO cần đặc biệt quan tâm đến các dữ liệu sau đây trong file theo dõi công nợ bằng excel:
1.1 Data khách hàng
Các dữ liệu về khách hàng đóng vai trò quan trọng trong file excel theo dõi công nợ, giúp CEO dễ dàng nắm bắt, tìm kiếm và quản lý công nợ của từng người một cách hiệu quả. Thông thường, data khách hàng sẽ bao gồm các thông tin như: số thứ tự, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ và số điện thoại,…
Đặc biệt, thông tin khách hàng càng nhiều, thì việc quản lý sẽ càng chi tiết và dễ dàng hơn.
1.2 Công nợ chi tiết
Để đảm bảo quản lý hiệu quả các khoản công nợ phải thu và phải trả, doanh nghiệp/ tổ chức cần lập bảng công nợ chi tiết với các thông tin về:
- Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ ( được cập nhật tự động theo mã khách hàng đã nhập liệu ở phần data khách hàng).
- Ngày/ tháng/ năm ghi nhận công nợ.
- Số tiền phải thu, số tiền đã thanh toán ( tất cả hoặc một phần), ngày thanh toán.
- Công nợ hiện tại,…
Khi đó, chỉ cần nhìn vào bảng theo dõi công nợ bằng excel, CEO có thể dễ dàng nắm bắt, theo dõi sát sao từng khoản công nợ của khách hàng/đối tác; ghi nhận chi tiết ngày/ tháng lấy hàng và thanh toán của từng người; đã thu bao nhiêu tiền và còn nợ bao nhiêu,…một cách đầy đủ và rõ ràng.
1.3 Kỳ hạn nợ, tuổi nợ, kỳ hạn thanh toán
File quản lý công nợ bằng excel cũng cần cập nhật đầy đủ các dữ liệu về kỳ hạn nợ, tuổi nợ, kỳ hạn thanh toán..Giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình trạng, thời gian của từng khoản nợ mà doanh nghiệp cần thu hoặc cần trả. Từ đó, nhanh chóng đưa ra kế hoạch, biện pháp thu hồi, chi trả hợp lý.
1.4 Các thông tin về hóa đơn, hợp đồng
Hóa đơn, hợp đồng là chứng từ quan trọng, được lập nên để ghi nhận những thông tin về hoạt động bán hàng, phân phối & cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Mỗi hóa đơn, hợp đồng đều bao gồm: ngày/tháng/năm lập hóa đơn; tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ (của cả nhà bán hàng và khách hàng); tên hàng hóa, mã hàng hóa; số lượng, đơn giá, thành tiền. Do đó, cần dựa vào hóa đơn, hợp đồng để nhập liệu các thông tin về số tiền, tuổi nợ, kỳ hạn thanh toán,… trong bảng theo dõi công nợ một cách chính xác nhất.
Chú ý:
- Hóa đơn, hợp đồng cần có đầy đủ chữ ký của cả bên mua và bên bán.
- Cần lưu trữ lại hóa đơn, hợp đồng để có cơ sở đối chiếu và tránh xảy ra tình trạng tranh chấp sau này.
2. Mẫu file theo dõi công nợ bằng excel
Quản lý công nợ bằng excel là một trong những phương pháp theo dõi và kiểm soát công nợ hiệu quả, tối ưu nhất. Giúp thống kê, phân loại, tìm kiếm và lưu trữ các dữ liệu về công nợ nhanh chóng. Từ đó, chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt đầy đủ từng khoản công nợ của từng đối tượng, tránh tối đa tình trạng bỏ sót công nợ, làm tổn thất đến tài chính hoặc uy tín của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống theo dõi công nợ hiệu quả, dễ sử dụng lại không phải là điều dễ dàng đối với nhiều CEO, đặc biệt là những CEO không có nhiều kinh nghiệm, kiến thức về tài chính.
Bởi vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp một số mẫu file theo dõi công nợ bằng excel tối ưu, được áp dụng hiệu quả trong nhiều mô hình, lĩnh vực khác nhau. Đó là:
2.1 Mẫu file theo dõi công nợ phải thu
File theo dõi công nợ phải thu thể hiện chi tiết và rõ ràng: Data khách hàng, số nợ, tuổi nợ, tình trạng, thời gian đến hạn thanh toán của từng người..Từ đó, giúp CEO:
- Dễ dàng nắm bắt và quản lý kỳ hạn thanh toán của khách hàng, lên phương án thu hồi nợ hiệu quả, tránh tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn.
- Tự động tổng hợp công nợ, phân tách rạch ròi giữa các khoản nợ cũ và mới, tránh xảy ra tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn.
- Trích xuất tự động bảng kết quả các đối tượng có công nợ cao nhất, cần thu hồi sớm nhất, gỡ bỏ nợ xấu, chiếm dụng vốn..
2.2 Mẫu file theo dõi công nợ phải trả
File theo dõi công nợ phải trả bao gồm thông tin đầu vào của đối tác/nhà cung cấp mà doanh nghiệp mình đang nợ, số nợ, tuổi nợ, thời gian mà từng đối tác/ nhà cung cấp cho nợ, được nợ bao nhiêu và khi nào chi trả,…Giúp CEO:
- Nắm bắt chính xác từng khoản nợ theo tuổi nợ, sắp xếp thời gian trả nợ theo mức độ ưu tiên. Không để nợ quá hạn, phát sinh thêm lãi gây lãng phí, thất thoát tiền của doanh nghiệp.
- Liên tục cập nhật lại mỗi khi có thêm khoản nợ phát sinh hoặc khi chi trả được một khoản công nợ nào đó. Đảm bảo không khoản nợ nào bị bỏ sót, nhầm lẫn.
- Chứng minh khả năng tài chính, khẳng định mức độ uy tín với nhà cung cấp và đối tác.
Đặc biệt, file quản lý công nợ excel này sẽ tự động tính toán và trích xuất thành báo cáo một cách khoa học, logic với những biểu đồ, bảng biểu được ghi chú, giải thích rõ ràng. Giúp CEO ngay lập tức có cái nhìn tổng quan về tình hình công nợ của doanh nghiệp theo từng tháng, nhanh chóng phát hiện những biến động thường để kịp thời điều chỉnh, tránh tối đa rủi ro không đáng có.
3. Sở hữu ngay mẫu file excel theo dõi công nợ mới nhất, hiệu quả nhất trong vòng 5 phút!
👉Tất tần tật những mẫu file quản lý công nợ đã được tích hợp đầy đủ trong Bộ công cụ KIỂM SOÁT DÒNG TIỀN CHẶT CHẼ HIỆU QUẢ. Là thành quả nghiên cứu kỹ lưỡng của đội ngũ chuyên gia có hơn 20 năm kinh nghiệm thực chiến. Giúp CEO kiểm soát các khoản công nợ một cách dễ dàng, hạn chế tối đa những rủi ro làm thất thoát tài chính doanh nghiệp, với:
– Hệ thống bảng biểu tự động, cùng các công thức xây dựng sẵn, hỗ trợ hoàn toàn quá trình xác định chính xác các nguồn vốn, tính toán đúng chu kỳ quay vòng vốn.
– Phương pháp theo dõi các khoản công nợ theo thời gian để có phương án thu hồi và giải phóng dòng tiền dứt điểm. Chấm dứt triệt để tình trạng nợ xấu gây chiếm dụng vốn, tăng chi phí.
– Các mẫu báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc biệt là báo cáo kiểm soát dòng tiền, làm cơ sở cho CEO xây dựng kế hoạch thu hồi nợ một cách chủ động.
ĐẶC BIỆT:
– Bộ công cụ tích hợp dưới dạng file WORD, EXCEL khoa học, kèm case study thực tế và hướng dẫn chi tiết. CEO chỉ cần nhập số liệu thực tế là nhận kết quả chính xác. Giúp CEO tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc.
▶▶▶ Hỗ trợ sử dụng trọn đời, cập nhật MIỄN PHÍ khi đăng ký tại: https://sodes.vn/quantridongtien/01
