Quy trình đào tạo nhân sự 5 bước – Bí quyết gia tăng 80% hiệu suất làm việc

Đầu tư phát triển nhân sự là khoản đầu tư không bao giờ lỗ bởi con người quyết định trực tiếp sự thành bại của các hoạt động trong doanh nghiệp. Bởi vậy việc xây dựng quy trình đào tạo chuẩn chỉnh để tối ưu tiềm lực nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của người đứng đầu.

Vậy cụ thể vai trò của quy trình đào tạo nguồn nhân lực là gì? Các bước xây dựng quy trình đào tạo chuẩn ra sao? Tham khảo ngay bài viết dưới đây.

1. Quy trình đào tạo nguồn nhân lực là gì?

1.1. Khái niệm 

Đào tạo được hiểu là hoạt động có tổ chức diễn ra trong một khoảng thời gian xác định, nhằm giúp nhân sự trau dồi năng lực chuyên môn, kiến thức cũng như kỹ năng để hoàn thành tốt công việc hiện tại. 

Như vậy, quy trình đào tạo là hệ thống các bước liên kết chặt chẽ với nhau nhằm hướng tới mục tiêu cải thiện kỹ năng, thái độ hay hành vi của cá nhân hoặc tập thể. Theo đó, các chuyên gia trong lĩnh vực đào tạo sẽ theo sát các bước của quy trình để đảm bảo một chương trình đào tạo có hiệu quả.

1.2. Vai trò của quy trình đào tạo nhân sự

Dù hoạt động ở bất cứ lĩnh vực nào, quy mô phát triển ra sao thì doanh nghiệp vẫn cần ít nhất một quy trình đào tạo chuẩn chỉnh bởi nó giúp: 

• Trang bị kiến thức, kỹ năng phát triển toàn diện cho nhân sự, cải thiện chất lượng và hiệu suất công việc.
• Kết nối các cá nhân, phòng ban; gia tăng sự liên kết, phối hợp ăn ý, nhịp nhàng trong công việc.
• Cải thiện môi trường làm việc, chăm lo đời sống tình thần cho nhân viên từ đó đội ngũ gắn bó lâu dài, cống hiến hết sức.
• Góp phần phát triển kỹ năng quản lý, lãnh đạo cho CEO thông qua quá trình đào tạo, huấn luyện nhân viên..

1.3. Đối tượng áp dụng

Quy trình đào tạo có thể áp dụng với tất cả nhân sự trong doanh nghiệp từ cấp nhân viên tới quản lý. Trong đó, với mỗi cấp độ nghiệp vụ phòng ban khác nhau quy trình đào tạo được xây dựng khác nhau. 

Thông thường tại doanh nghiệp, nhu cầu đào tạo sẽ phát sinh khi: 

• Nhân viên mới vào công ty hay còn được gọi là quy trình đào tạo hội nhập 
• Doanh nghiệp cung cấp một sản phẩm, dịch vụ mới, cần phổ biến tới cấp dưới.
• Nhận thấy nhân sự hiện tại chưa đáp ứng các yêu cầu về công việc.
• Doanh nghiệp đang thực hiện cải cách nội bộ hoặc xây dựng hệ thống hoàn toàn mới cần nhân sự làm quen, bắt kịp nhanh chóng.
• Đào tạo nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ cấp cao. 

Xem thêm: Các hình thức đào tạo phổ biến hiện nay 

2. 5 bước quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo 

Để xây dựng quy trình đào tạo hiệu quả, trước hết nhà quản lý cần xác định được nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Việc phân tích nhu cầu này, CEO nên tiếp cận theo 3 mức độ từ trên xuống cụ thể: 

– Ở mức độ tổ chức: Cần phân tích những yếu tố sau: 

• Sự ủng hộ và hỗ trợ của nhà lãnh đạo, quản lý và đồng sự
• Chiến lược của tổ chức
• Các nguồn lực cho đào tạo

90% sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc vào quyết tâm của ban lãnh đạo. Không có sự ủng hộ và hỗ trợ của đội ngũ lãnh đạo, quản lý chắc chắn chương trình đào tạo sẽ không thể thực hiện thành công. 

Bên cạnh đó, nhìn nhận vấn đề đào tạo trên góc độ tổ chức cho phép gắn công việc này với chiến lược kinh doanh hiện có. Đào tạo được coi như là giải pháp hỗ trợ hiệu quả cho các chiến lược kinh doanh. 

Cuối cùng, việc đào tạo có thực hiện được hay không cũng cần phải xét tới nguồn lực thực tế để đáp ứng nhu cầu cho hoạt động đó. Quá trình đào tạo chỉ có thể diễn ra khi có đủ nguồn lực để thực hiện, nếu không tất cả vẫn chỉ là kế hoạch nằm trên giấy, vô tác dụng.

– Ở mức độ thực hiện: Các công việc cần làm bao gồm: 

• Xây dựng danh mục các nhiệm vụ
• Nhận dạng kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết cho từng vị trí công việc

Quá trình phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ra sao. Từ đó, giúp CEO tối ưu quá trình đào tạo, lên kế hoạch và phân bổ thời gian đào tạo cho hợp lý. 

– Ở mức độ cá nhân, bao gồm các công việc: 

• Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
• Đánh giá trình độ thực tế của nhân sự về kiến thức, năng lực và thái độ

Tiếp cận nhu cầu đào tạo theo nhiều góc độ khác nhau, giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về thực trạng hiện tại cũng như có định hướng phát triển trong tương lai cho phù hợp.

Về các phương pháp đánh giá nhu cầu đào tạo, CEO có thể sử dụng các cách sau đây: 

• Phỏng vấn, phiếu điều tra
• Kiểm tra phân tích dựa trên các vấn đề của nhóm
• Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép, phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc

Doanh nghiệp có thể đồng thực thực hiện cả 3 cách trên hoặc chỉ 1 trong số đó, tùy vào quy mô đào tạo, nguồn lực thực tế của mình (nhân lực, vật lực).

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo 

Căn cứ vào nhu cầu, sẽ có các mục tiêu đào tạo tương ứng như nâng cao kỹ năng, hoàn thành mục tiêu chiến lược, gia tăng hiệu suất công việc, ….

Xác định rõ mục tiêu đào tạo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho đào tạo. Các mục tiêu được coi là thành công khi tuân thủ đầy đủ theo nguyên tắc SMART, trong đó, cần đáp ứng các tiêu chí: 

Specific (Cụ thể)

Doanh nghiệp cần tập trung vào một hoặc một vài mục tiêu cụ thể, rõ ràng thay vì quá nhiều mục tiêu dàn trải. Mục tiêu được coi là cụ thể khi trả lời được các câu hỏi sau: 

• Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì? 
• Lợi ích cụ thể sau khi đã hoàn thành mục tiêu là gì?
• Đối tượng đào tạo gồm những ai?
• Hình thức đào tạo là gì? 
• Có tồn tại bất lợi hay hạn chế khi thực hiện đào tạo hay không? 

Measurable (Đo lường được)

Để phục vụ cho công tác đánh giá sau này, đòi hỏi các mục tiêu đặt ra phải đo lường được. Khả năng đo lường thể thể hiện qua: 

• Số lượng đào tạo là bao nhiêu, thời gian đào tạo trong bao lâu?
• Làm sao để doanh nghiệp biết được khi nào thì việc đào tạo hoàn tất?

Achievable (Có thể đạt được)

Mục tiêu đặt ra phải thực tế và phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. Tuyệt đối không nên đặt những mục tiêu quá cao hoặc quá thấp. Bởi như vậy sẽ chỉ tốn thời gian trong khi hiệu quả thì gần như bằng không. 

Relevant (Có liên quan)

Yếu tố có liên quan thể hiện qua:

• Quy trình đào tạo có đem lại giá trị gì cho doanh nghiệp hay không?
• Đây liệu có phải là thời điểm thích hợp để đào tạo?
• Quy trình này có phù hợp với các chiến lược phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp hay không?

Time-Bound (Giới hạn thời gian)

Mục tiêu đặt ra cần có giới hạn thời gian cụ thể tránh việc trì hoãn, kéo theo việc đình trệ nhiều hoạt động kèm theo. Do đó, mục tiêu cần thể hiện: 

• Thời gian diễn ra đào tạo là bao lâu?
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì ngay từ hôm nay hoặc trong tuần/tháng tới để đạt mục tiêu đó?

Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo 

Chương trình đào tạo chuẩn chỉnh cần được xây dựng dựa trên nhu cầu và các mục tiêu đã xác định, để căn cứ vào đó CEO có thể lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Một chương trình đào tạo chuẩn chỉnh phải bao gồm một số nội dung sau đây:

• Quan điểm của ban lãnh đạo về đào tạo.
• Xác định nhu cầu đào tạo, đối tượng cần đào tạo.
• Tên của chương trình đào tạo.
• Các mục tiêu của chương trình đào tạo (đáp ứng tiêu chí SMART).
• Nội dung cụ thể mà chương trình đào tạo đề cập tới.
• Thứ tự giảng dạy và các tài liệu hướng dẫn.
• Hình thức và phương pháp đào tạo.
• Người phụ trách đào tạo, thời gian, chi phí.
• Chính sách sau đào tạo.

Cũng tại bước này, người xây dựng chương trình đào tạo cần lưu ý tới đặc điểm của người tham gia (thông qua các phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo tại bước 1) để lên nội dung và phương pháp đào tạo tương ứng.

Một số cách thức đào tạo dựa trên mục tiêu mà doanh nghiệp có thể sử dụng : 

• Đào tạo tiếp nhận thông tin: Bao gồm bài giảng, phim, video, buổi thuyết trình,…
• Đào tạo kỹ năng: Bao gồm hướng dẫn công việc và huấn luyện, học qua trải nghiệm trò chơi hay đóng vai (role-play).
• Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp: Bao gồm hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.

Bước 4: Tiến hành đào tạo 

Sau khi đã xây dựng được chương trình đào tạo hoàn chỉnh, người phụ trách sẽ lên kế hoạch về thời gian, giảng viên và tiến hành đào tạo cho nhân viên. Lưu ý, với mỗi đối tượng đào tạo, cách thức đào tạo là khác nhau. Ví dụ: 

Nhóm dành cho các nhà quản trị và chuyên viên:

• Phương pháp nghiên cứu mô phỏng tình huống quản trị
• Phương pháp hội nghị với chuyên gia
• Đào tạo bàn giấy
• Đóng kịch
• Kỹ thuật nghe nhìn
• Kỹ năng lãnh đạo 

Với công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ :

• Kèm cặp tại chỗ
• Đào tạo học nghề
• Phương pháp đào tạo có sử dụng dụng cụ mô phỏng

Bước 5: Đánh giá quy trình 

Đánh giá là bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình đào tạo, công việc này cho nhà quản trị biết nhân viên có thực sự thay đổi theo hướng mong muốn hay không? Việc đánh giá có thể dựa trên sự so sánh kết quả công việc của nhân sự trước và sau đào tạo. 

Để đánh giá được khách quan và chính xác, nhà quản lý có thể sử dụng các khảo sát, thu thập ý kiến của nhân viên về lần đào tạo đó. Một mô hình giúp bạn có thể đánh giá kết quả đào tạo hiệu quả, đó là mô hình KirkPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

• Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa đào tạo về chương trình giảng dạy, người phụ trách đào tạo.
• Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng mà học viên có thể tiếp thu sau khóa học.
• Hành vi (Behavioral): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả thực hiện công việc của học viên.
• Kết quả (Result): Đánh giá mức độ tiến bộ trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp sau một thời gian tổ chức đào tạo. 

3. Mẫu quy trình đào tạo trong doanh nghiệp

3.1. Lưu đồ quy trình đào tạo nội bộ

Mẫu quy trình đào tạo cho nhân viên bán hàng 

Về cơ bản, đào tạo nhân viên bán hàng là một trong những công việc có tần suất khá thường xuyên trong doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp bán lẻ hàng tiêu dùng. Do lượng nhân sự khá lớn, tính ổn định không cao nên các bước đào tạo có phần ngắn gọn và được tiến hành trong phạm vi nội bộ là chủ yếu, trong đó quy trình gồm các bước như sau: 

1. Đào tạo về kiến thức sản phẩm

Update kiểm tra định kỳ kiến thức về sản phẩm với nhân viên hiện tại, bổ sung kiến thức cho nhân sự mới hiểu về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp. Việc nắm rõ về sản phẩm là vô cùng quan trọng với nhân viên bán hàng, giúp họ có thể tư vấn tốt và tự tin khi bán hàng.

2. Đào tạo về văn hóa làm việc cho nhân viên

Xây dựng và đào tạo văn hóa làm việc cho nhân viên không những giúp việc kinh doanh hiệu quả, bền vững mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của cửa hàng bạn trong mắt khách hàng.

3. Đào tạo các kỹ năng bán hàng

Một nhân viên bán hàng cần có những kỹ năng cơ bản như:

• Kỹ năng giao tiếp
• Đàm phán thuyết phục: 
• Xử lý tình huống
• Giải quyết vấn để

4. Hướng dẫn nhân viên sử dụng các công cụ bán hàng
   Sử dụng công cụ bán hàng bổ trợ phục vụ cho công tác báo cáo doanh số, thống kê hàng hóa đang là xu hướng chung mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nếu có, hãy nhớ đào tạo nhân sự quy trình và thao tác sử dụng công cụ để nhân sự nhanh chóng bắt kịp với sự thay đổi trong công việc. 
5. Đánh giá đào tạo bằng các tình huống giả định

Với nhân viên kinh doanh, bạn có thể đánh giá phần nào hiệu quả đào tạo bằng các tình huống giả định sau đào tạo. Các tình huống này phần nào giúp các nhà quản lý đánh giá năng lực ứng biến, xử lý tình huống của nhân sự vừa phản ánh chất lượng đào tạo, khả năng tiếp thu kiến thức của nhân sự.

3.2. Lưu đồ quy trình đào tạo bên ngoài

————————————————–

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực quản lý, chúng tôi hiểu được tầm quan trọng của các quy trình đào tạo, đánh giá nhân sự trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Bởi vậy, Bộ tài liệu chuẩn hóa QUY TRÌNH QUẢN LÝ sau đây không chỉ cung cấp cho CEO hệ thống các quy trình đào tạo, đánh giá chi tiết mà còn đi kèm hàng loạt biểu mẫu dựng sẵn, góp phần chuyên nghiệp hóa công tác đào tạo, quản trị nhân sự.

BỘ TÀI LIỆU bao gồm các nội dung: 

– Quy trình quản trị nhân sự tuyển – dạy – dùng – giữ giúp xây dựng đội ngũ vững mạnh, giỏi giang.

– 200+ bản mô tả công việc phân rõ vai trò từng người, nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình và tự giác hoàn thành.

– Hệ thống nội quy giờ giấc rõ ràng, làm việc lề lối nghiêm chỉnh khiến cho môi trường chuyên nghiệp hẳn.

– Quy trình hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên mới, đào tạo phát triển;  các quy định về bổ nhiệm, điều chuyển, bàn giao, thôi việc…

– Quy chế lương thưởng, khen thưởng và các chế độ bảo hiểm.

– Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật.

– Quy định về bảo mật thông tin, quản lý sử dụng tài sản, an toàn vệ sinh lao động…

– Hệ thống văn bản hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán trang thiết bị, hợp tác…

– ……….

Toàn bộ nội dung là hệ thống biểu mẫu, sơ đồ, quy trình xây dựng sẵn mà CEO có thể tham khảo và dễ dàng hiệu chỉnh áp dụng trực tiếp cho doanh nghiệp!

Thông tin chi tiết về Bộ tài liệu xem tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01