Mục lục
Dòng tiền chính là dòng máu chảy trong doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp duy trì sự sống và phát triển hưng thịnh thì CEO phải biết cách quản lý dòng tiền hiệu quả. Bài viết này sẽ giải thích cho CEO một cách dễ hiểu nhất về hoạt động quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp và làm thế nào để quản lý tiền chặt chẽ nhất.
1. Quản lý dòng tiền là gì?
Trước khi đi khái niệm quản trị dòng tiền, chúng ta cần hiểu thế nào là dòng tiền trong doanh nghiệp? Dòng tiền là sự chuyển động, luân chuyển vào – ra của tiền tệ trong tổ chức hay doanh nghiệp. Như vậy dòng tiền có 2 chiều vào – ra (tương ứng là thu và chi). Trong đó:
- Dòng tiền vào là khi doanh nghiệp nhận được khoản thu từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư, cho vay..
- Dòng tiền ra có thể là những khoản chi phí đầu tư, chi phí sản xuất, nhân công, mặt bằng, chi phí tài chính, ….
Quản lý dòng tiền được hiểu một cách đơn giản là quản lý các khoản tiền thu – chi tại cửa hàng, tổ chức hay doanh nghiệp,.. Nó chính là quá trình theo dõi, kiểm soát và xử lý các hoạt động của dòng tiền nhằm tăng tốc các khoản thu về và hạn chế tối đa các khoản chi tiêu không cần thiết, đảm bảo tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
Dựa trên thời hạn phát sinh dòng tiền người ta chia dòng tiền của doanh nghiệp thành 2 loại là dòng tiền ngắn hạn và dòng tiền dài hạn. Theo đó, việc quản trị dòng tiền cũng được chia thành 2 khoản mục tương ứng: quản trị dòng tiền ngắn hạn và dài hạn.
2. Tại sao phải quản lý dòng tiền doanh nghiệp?
Không ít doanh nghiệp lâm vào tình trạng “khốn khó” sau một thời gian hoạt động chỉ bởi vì CEO chưa biết cách quản lý dòng tiền.
- Sự thiếu hụt tiền mặt nghiêm trọng, các khoản nợ đến hạn phải thanh toán cho ngân hàng hoặc nhà cung cấp nhưng doanh nghiệp không có khả năng chi trả. Khi đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị các chủ nợ khởi kiện và được yêu cầu tuyên bố phá sản, ngay cả khi kết quả có lãi trong báo cáo tài chính.
- Ngược lại, sự dư thừa tiền mặt cũng sẽ dẫn đến việc tiền không được sử dụng đúng lúc và đúng mục đích, gây ra lãng phí tài nguyên trong khi doanh nghiệp phải vay vốn tín dụng với lãi suất cao. Điều này phần nào thể hiện sự yếu kém trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp.
=> Việc quản lý dòng tiền giúp doanh nghiệp kiểm soát sát sao dòng tiền vào-ra của từng phòng ban. Nắm bắt chính xác thời gian quay vòng vốn để luân chuyển dòng tiền liên tục, tránh để tiền tù đọng. Luôn đảm bảo nhu cầu về tiền mặt để duy trì mọi hoạt động doanh nghiệp.
Nó giúp CEO rà soát cặn kẽ mọi khoản chi phí nổi và chìm trong từng hoạt động của các phòng ban, tổ chức. Nhờ đó, doanh chủ sẽ nhạy bén nhận biết nguồn gốc của mọi sự thất thoát, lãng phí để “diệt cỏ tận gốc”, hạn chế tối đa sự thất thoát, lãng phí tài chính.
Một dòng tiền được quản lý chặt chẽ còn tạo ra sự chủ động phân bổ dòng tiền cho người làm chủ khi kinh doanh. Đây cũng là tiền đề để đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn nhằm tối ưu lợi nhuận doanh nghiệp.
Không những vậy, doanh chủ cũng dễ dàng nắm bắt xu hướng dòng tiền trong tương lai hơn nhờ chú tâm quản lý từng chuyển động ra vào của dòng tiền. Điều này rất quan trọng khi giúp CEO lường trước các rủi ro để kịp thời điều chỉnh, tránh tối đa những rủi ro làm ảnh hưởng đến hoạt động của dòng tiền và doanh nghiệp.
3. Các mẹo quản lý dòng tiền đơn giản
Để có thể kiểm soát và duy trì dòng tiền khỏe mạnh, đưa doanh nghiệp phát triển vững vàng thì CEO cần phải làm những đầu việc quan trọng sau:
Xây dựng hệ thống theo dõi dòng tiền vào – ra chi tiết
Trước hết, hãy bắt đầu với việc xây dựng hệ thống theo dõi dòng tiền vào – ra sát sao. Bạn cần phải tách bạch rạch ròi từng khoản thu – chi, phân loại rõ ràng khoản nào ra khoản nấy một cách chi tiết và cập nhật liên tục theo từng giờ, từng ngày, tạo nên “nhật ký dòng tiền”. Từ đó, dễ dàng theo dõi và kiểm soát từng chuyển động của dòng tiền.
Các CEO không được bỏ qua bước phân tích dòng tiền cặn kẽ cuối mỗi ngày, tuần, tháng, quý, năm. Phân tích kỹ lưỡng tỷ trọng dòng tiền, cơ cấu dòng tiền, đánh giá mức độ hiệu quả của dòng tiền,… nhằm nắm rõ tình hình dòng tiền của doanh nghiệp để chủ động lên kế hoạch phân luồng dòng tiền hiệu quả.
Theo dõi sát sao các khoản mục liên quan tới công nợ, tồn kho
CEO luôn phải theo dõi sát sao các khoản công nợ, tồn kho theo từng khoản mục để dễ dàng nhận diện những khoản nợ, tồn kho quá hạn. Từ đó, nhanh chóng đưa ra các biện pháp giải phóng dòng tiền hiệu quả, giúp bảo toàn ngân sách doanh nghiệp khỏi tình trạng chiếm dụng vốn, gia tăng chi phí.
Lập kế hoạch chi tiêu chi tiết
Một điều quan trọng mà rất nhiều doanh chủ bỏ qua đó là lập kế hoạch chi tiêu chi tiết. Trong khi đó việc này lại giúp người quản lý có thể thắt chặt chi tiêu, loại bỏ lãng phí bằng cách sắp xếp từng khoản mục chi tiêu một cách logic, ngọn ngành. Đặt ra từng hạn mức tối đa cho mỗi mục. Theo dõi và kiểm soát sát sao để các khoản chi không bị vượt ngưỡng.
Dự báo dòng tiền vào-ra sát thực tế
Dựa vào số liệu phân tích báo cáo kiểm soát dòng tiền ra – vào của 3 kỳ gần nhất để đưa ra dự báo xu hướng dòng tiền trong tương lai một cách sát thực để chủ động lên kế hoạch dòng tiền tối ưu. Nhanh chóng nắm bắt mọi cơ hội và hạn chế tối đa rủi ro gây tổn hại đến tài chính doanh nghiệp.
4. 5 bước lập kế hoạch dòng tiền tối ưu lợi nhuận cho doanh nghiệp
Lập kế hoạch dòng tiền bao gồm việc dự báo dòng tiền ra vào của tổ chức phát sinh tại một thời điểm nhất định trong tương lai nhằm phân bổ luồng tiền 1 cách hợp lý, cũng như đưa ra các biện pháp để cân đối các khoản thu chi. Lập kế hoạch dòng tiền bao gồm 5 bước cơ bản:
Bước 1: Dự báo dòng tiền vào
Để tiện cho công tác dự báo và lập kế hoạch dòng tiền, người ta có thể chia dòng tiền vào trong doanh nghiệp thành 3 loại:
Dòng tiền vào từ các hoạt động kinh doanh: đây là dòng tiền mà doanh nghiệp nhận được từ các hoạt động tạo ra doanh thu như doanh thu từ cung cấp dịch vụ, hàng hóa, tiền thu hồi nợ.
Cơ sở để dự báo dòng tiền vào từ hoạt động kinh doanh này thường dựa trên quy luật bán hàng, thể thức và thời điểm thanh toán của người mua hàng với doanh nghiệp, chính sách bán chịu, chiết khấu thanh toán để thu hồi sớm tiền hàng với khách hàng.
Dòng tiền vào từ các hoạt động đầu tư: gồm các khoản tiền mà doanh nghiệp có thể thu về từ các khoản đầu tư, tiền thu cho việc chuyển nhượng, bán hoặc thanh lý tài sản cố định, tiền thu hồi vốn vay, khoản đầu tư góp vốn khác.
Cơ sở để dự báo dòng tiền này đến từ dự kiến hoạt động thanh lý tài sản cố định hay chính sách thu hồi vốn đầu tư.
Dòng tiền vào từ các hoạt động đầu tư tài chính: gồm các khoản tiền do các chủ sở hữu góp vốn thêm bằng tiền, tiền huy động được từ công tác vay vốn hoặc phát hành cổ phiếu.
Cơ sở để dự báo dòng tiền này đến từ khả năng vay nợ mới, các chiến lược phát hành chứng khoán để huy động vốn.
Bước 2: Dự đoán dòng tiền ra
Cũng như dòng tiền vào thì dòng tiền ra bao gồm 3 loại:
Dòng tiền ra từ các hoạt động kinh doanh: gồm các khoản chi bằng tiền của doanh nghiệp cho các hoạt động tạo ra doanh thu như trả tiền cho bên cung ứng vật tư, dịch vụ; tiền lương cho người lao động; hay các khoản nộp ngân sách Nhà nước về nghĩa vụ tài chính, lãi vay kinh doanh..
Cơ sở để dự báo dòng tiền này dựa vào quy luật mua hàng, trả nợ, các dự toán về quỹ lương, bảo hiểm, lãi vay và các khoản thuế phải nộp dự kiến. Bên cạnh đó, còn cần căn cứ vào chính sách dự trữ hàng tồn kho, chính sách mua chịu..
Dòng tiền ra từ hoạt động đầu tư: gồm các khoản chi tiêu cho việc xây dựng và mua sắm tài sản cố định, tiền đầu tư bên ngoài doanh nghiệp (góp vốn, cho vay…)
Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ các hoạt động đầu tư đến từ nhu cầu đầu tư tài sản cố định cho nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp, chiến lược đầu tư góp vốn bên ngoài, chiến lược đầu tư vào các loại hình cổ phiếu, trái phiếu..
Dòng tiền ra từ hoạt động tài chính: Gồm các khoản tiền phải trả cho nợ gốc đã vay khi đến kỳ thanh toán, trả nợ thuê tài chính, trả lãi cho các nhà đầu tư vốn cho doanh nghiệp như thông qua cổ tức, mua lại cổ phiếu đã phát hành..
Cơ sở để dự báo dòng tiền này đến từ nhu cầu trả nợ theo các hợp đồng tín dụng hiện hành, chính sách phân phối lợi nhuận mà doanh nghiệp đang thực hiện
Bước 3: Tính dòng tiền thuần của doanh nghiệp
Dòng tiền thuần được tính bằng sự chênh lệch giữa dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp trong cùng kỳ báo cáo.
Bước 4: Xác định số tiền dư cuối kỳ và số tiền thừa hoặc thiếu
Kết hợp với số tiền còn tồn đầu kỳ, doanh nghiệp có thể xác định số tiền cuối kỳ dựa trên công thức sau:
Số tiền tồn cuối kỳ = Tiền tồn đầu kỳ + Dòng tiền thuần trong kỳ.
Từ đó đối chiếu với số dư cần thiết để xác định chính xác số vốn bằng tiền dư thừa hay thiếu hụt dựa trên mức chênh lệch giữa số tiền cuối kỳ với số dư tiền cần thiết.
Bước 5: Đưa ra các phương án thích hợp để xử lý số tiền thừa hoặc thiếu
Trường hợp thiếu hụt vốn bằng tiền thì doanh nghiệp cần xem xét, cân nhắc sử dụng các giải pháp thích hợp nhằm hướng tới sự cân bằng về dòng tiền như xem xét vay vốn, thu hồi nợ và thắt chặt các khoản chi tiêu bằng tiền…
Trường hợp dư thừa vốn bằng tiền, thì doanh nghiệp cũng cần chủ động xem xét thêm khả năng sử dụng tiền đầu tư thích hợp để tăng mức sinh lời của đồng tiền.
Tất nhiên khi đưa ra các biện pháp xử lý việc dòng tiền thừa, thiếu CEO cần xem xét lại dự báo lưu chuyển tiền tệ bởi bất cứ thay đổi về tiền của một tháng nào đó có thể ảnh hưởng tới số tiền thừa hay thiếu ở các kỳ tiếp theo.
Do vậy, các bước dự vào và lên kế hoạch không phải chỉ tiến hành một lần là xong mà sau khi tính toán xong, chúng ta cần đưa ra các đề xuất về biện pháp xử lý lượng tiền thừa, thiếu mỗi kỳ để điều chỉnh lại.
5. Tham khảo file excel quản lý dòng tiền tự động – chặt chẽ
Trên thực tế, các CEO đều đi lên từ nghề nên kỹ năng, kinh nghiệm tài chính còn hạn hẹp nên để xây dựng thành công một hệ thống quản lý dòng tiền là vô cùng khó khăn và vất vả. Vì vậy, chúng tôi xin giới thiệu đến CEO trọn bộ CÔNG CỤ KIỂM SOÁT DÒNG TIỀN CHẶT CHẼ HIỆU QUẢ. Giúp mọi CEO có thể dễ dàng quản lý dòng tiền doanh nghiệp mà không tốn nhiều thời gian công sức. Với:
– Mẫu file excel quản lý dòng tiền giúp CEO dễ hình dung và áp dụng trực tiếp vào doanh nghiệp.
– Hệ thống theo dõi, kiểm soát sát sao dòng tiền vào – ra có sẵn công thức, được tích hợp với phần mềm của kế toán, CEO không cần mất công nhập liệu mà vẫn nhận ngay kết quả chính xác.
– Các case study thực tế kèm video hướng dẫn chi tiết, giúp CEO dễ dàng nắm bắt dòng tiền, nhanh chóng cải thiện các kỹ năng cần thiết để quản trị dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả.
– Hệ thống phân tích báo cáo dòng tiền dưới dạng biểu đồ, sơ đồ khoa học được giải thích, ghi chú rõ ràng, nhìn vào là CEO nắm bắt được ngay tình hình dòng tiền doanh nghiệp.
Tham khảo thêm thông tin chi tiết của bộ tài liệu ngay tại: https://sodes.vn/quantridongtien/01
