Mục lục
Xây dựng quy trình đánh giá nhân viên là việc làm thiết yếu đối với hoạt động quản trị nhân sự nói riêng và sự phát triển của công ty nói chung. Đánh giá nhân viên giúp cung cấp cho doanh nghiệp một thước đo chuẩn xác nhất về những đóng góp của cấp dưới, từ đó đưa ra những cơ chế thưởng phạt hợp lý cùng kế hoạch phát triển nhân sự hiệu quả; giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững về cả chất và lượng.
Xem thêm: Đánh giá nhân viên là gì?
Để có một quy trình đánh giá nhân viên chuẩn, doanh nghiệp cần trải qua 5 bước:
Bước 1: Lập mẫu đánh giá
Bước 2: Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá
Bước 3: Tổ chức đánh giá nhân viên
Bước 4: Ban hành chính sách, các chế độ thưởng phạt phù hợp
Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đánh giá nhân viên cụ thể?
Nhân sự là cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình đánh giá nhân viên chuẩn xác đóng vai trò then chốt trong công tác quản trị nhân sự bởi:
- Giúp CEO đánh giá năng lực nhân sự một cách chính xác, công bằng, minh bạch.
- Nhìn nhận toàn diện về năng lực nhân sự thực tế trong doanh nghiệp, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra các quyết định điều chỉnh chính xác, phù hợp với từng người.
- Hệ thống đánh giá giúp tạo động lực cho nhân viên bằng cách ghi nhận các thành viên xuất sắc, đồng thời thúc đẩy quá trình giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp.
- Góp phần giảm thiểu sai sót trong khâu đánh giá nhân sự, nhận biết các yếu tố cần chú trọng và cải thiện trong quy trình để việc đánh giá trở nên hiệu quả hơn.
Quy trình 5 bước đánh giá nhân viên hiệu quả
Bước 1: Lập mẫu đánh giá
Dù trong hoàn cảnh nào thì quá trình đánh giá cần phải đảm bảo tính công bằng, minh bạch nhất quán và khách quan để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên cũng như tổ chức. Cách tốt nhất để đáp ứng được các yêu cầu trên là sử dụng một bảng mẫu đánh giá chung áp dụng cho toàn doanh nghiệp.
Trong mẫu đó cần ghi rõ các tiêu chí đánh giá, các thông tin đầu vào cần thiết. Các dữ liệu được cập nhật đầy đủ trên hệ thống sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian. Chỉ cần nhìn vào bảng dữ liệu là có thể đánh giá một cách rõ ràng, chi tiết.
Lưu ý, mỗi vị trí, phòng ban khác nhau sẽ có những tiêu chí đánh giá khác nhau, nên căn cứ vào bảng mô tả công việc để xây dựng:
- Với vị trí nhân viên trong mẫu đánh giá cần thể hiện rõ các yếu tố: kiến thức chuyên môn, kỹ năng, hiệu suất công việc, thái độ làm việc…. Trong các yếu tố này CEO cần áp hệ thống thang điểm để đo lường kết quả thực hiện của nhân viên (ví dụ như quá thấp so với yêu cầu, chưa đạt yêu cầu, đạt mức yêu cầu, vượt yêu cầu,…). Đi cùng thang điểm trên, bạn nên để một khoảng trống để điền lý do vì sao lại đánh giá nhân viên ở mức đó.
- Với các vị trí quản lý cần lưu ý rằng bên cạnh hiệu suất công việc, cũng cần đánh giá thêm về các kỹ năng lãnh đạo như khả năng làm việc với con người, khả năng tạo động lực, ra định hướng, tư duy chiến lược, làm việc nhóm…Bạn có thể sử dụng riêng một mẫu đánh giá cho đội ngũ quản lý hoặc thêm một phần trong mẫu đánh giá chuẩn.
Xem thêm: Mẫu KPI đánh giá nhân viên
Trên thực tế, có nhiều phương pháp để đánh giá nhân viên. Song phần lớn các doanh nghiệp đều ưu tiên lựa chọn sử dụng KPI như là một công cụ đánh giá nhân sự hiệu quả. Do đó, hãy tận dụng công cụ hiệu quả này để đơn giản hóa quy trình đánh giá nhân sự.
Bước 2: Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá
Hoàn thiện bộ chỉ tiêu đánh giá sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đánh giá nhân viên khách quan hơn. Để làm được điều này thì không thể thiếu sự góp mặt của hệ thống bảng mô tả công việc. Đơn giản là các số liệu đánh giá đều phải dựa trên mô tả công việc, tùy theo đó là một nhiệm vụ yêu cầu chất lượng hay số lượng.
Lấy một ví dụ đơn giản, trong mô tả công việc của một nhân viên bán hàng sẽ có nhiệm vụ là tiếp xúc với khách hàng mới. Khi đó, một trong những tiêu chí đánh giá của nhân viên này sẽ là số lượng khách hàng tiếp xúc mới (số lượng) và tỉ lệ đơn hàng thành công/khách mới (chất lượng).
Như vậy, để xác định bộ chỉ tiêu đánh giá nhân viên cụ thể, bạn cần tiến hành các bước sau:
- Rà soát kiểm tra mức độ chính xác của bản mô tả công việc cho từng vị trí.
- Xác định các yêu cầu nhiệm vụ chính có thể đo lường được của vị trí đó.
- Làm việc với nhân viên và quản lý của các bộ phận để thu thập các thông tin định lượng; kiểm tra mẫu quá khứ; từ đó thống nhất các chỉ tiêu cho bộ phận.
Bước 3: Tổ chức đánh giá nhân viên
Sau khi đã chuẩn hóa các tiêu chí, mẫu đánh giá nhân viên hoàn chỉnh thì việc bạn cần làm là tổ chức đánh giá nhân viên để kiểm thử các mẫu, cũng như tiêu chí đó. Căn cứ vào các mục đích khác nhau, thời gian tổ chức xây dựng và đánh giá là khác nhau.
Quá trình đánh giá nhân sự trong doanh nghiệp có thể được thực hiện khi:
- Kết thúc thời gian thử việc: Đánh giá để quyết định xem liệu có nên nhận nhân viên đó vào làm việc chính thức không?
- Định kỳ hàng tháng, quý, bán niên, năm: Làm căn cứ cho hoạt động khen thưởng, kỷ luật…
- Đến kỳ xét tăng lương: Để đưa ra quyết định tăng lương cho những nhân viên có năng lực xuất sắc.
- Khi hết hạn hợp đồng làm việc: Đưa ra quyết định xem có nên tái ký hợp đồng không?
Bước 4: Ban hành chính sách, các chế độ thưởng phạt phù hợp
Các chính sách, chế độ thưởng phạt được quy định chi tiết trong quy chế lương của doanh nghiệp. Xây dựng quy chế lương chuẩn, bám sát tình hình thực tế của doanh nghiệp sẽ góp phần không hề nhỏ trong công tác đánh giá, tạo động lực.
Tham khảo: Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp
Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện
Khi đã xây dựng được hệ thống đánh giá nhân sự: bao gồm mẫu đánh giá, các quy định, chính sách kèm theo, việc còn lại là cần quyết định khi nào nên bắt đầu tiến hành các hoạt động nghiệm thu.
Một số doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu tất cả nhân viên vào cùng một thời điểm trong năm; trong khi số khác lại tiến hành nghiệm thu trong vòng 30 ngày sau một khoảng thời gian làm việc nhất định của nhân viên…
Những sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình đánh giá nhân viên
Quá trình xây dựng quy trình đánh giá nhân viên không tránh khỏi những sai sót với những ai chưa có nhiều kinh nghiệm, dẫn đến một số sai lầm như:
- Không thống nhất mẫu đánh giá, dẫn tới mỗi bộ phận phòng ban sử dụng một mẫu lộn xộn khó kiểm soát.
- Mô tả công việc không sát thực tế, dẫn tới các tiêu chí đánh giá một đằng, công việc thực tế của nhân viên một nẻo.
- Đưa ra chỉ tiêu đánh giá quá cao hoặc quá thấp, không thể đánh giá chính xác năng lực nhân viên.
- Không có quy chế lương chuẩn chỉnh, thưởng phạt tự phát, nhân viên bất bình, lục đục nội bộ.
Các lưu ý khi xây dựng quy trình đánh giá nhân viên
Để quy trình đánh giá nhân viên được hoàn thiện và đạt kết quả tốt nhất, doanh nghiệp nên chú ý đến một vài vấn đề sau:
- Chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự từ khâu xây dựng mô tả công việc tới quy chế lương, quy định nội quy làm việc..
- Các hoạt động đánh giá nên được tiến hành công bằng, nhất quán và đảm bảo tính khách quan.
- Một hệ thống đánh giá nhân viên hiệu quả cần có các mẫu đánh giá chuẩn chỉnh, các chỉ số đánh giá rõ ràng, quy định về cách thức nghiệm thu và quy trình rõ ràng.
Xây dựng một quy trình đánh giá nhân viên rõ ràng, rành mạch như đã nói là yếu tố không thể thiếu trong hoạt động quản trị nhân sự. Nếu có thể tiến hành một cách hiệu quả, chính xác, nó sẽ góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy tăng trưởng và tạo động lực, cổ vũ tinh thần làm việc của nhân viên.
———————
Một trong những công cụ đánh giá nhân viên hiệu quả nhất hiện nay được các chuyên gia đề xuất chính là KPI. Tuy nhiên không phải ai cũng đủ kiến thức và trải nghiệm để vận dụng công cụ này trong kiểm soát, đánh giá chất lượng nhân sự. Thấu hiểu điều đó Sodes.vn đã cho ra đời BỘ TÀI LIỆU XÂY DỰNG KPI THỰC CHIẾN TỪ A-Z.
Với đầy đủ các tiêu chí định lượng cùng các phương pháp cho điểm theo trọng số logic, khoa học, hệ thống file Excel KPI chi tiết giúp lãnh đạo:
– Đánh giá chuẩn xác, minh bạch: Với các bảng tính được thiết lập cụ thể, những số liệu được tính toán bằng máy nhanh gọn, giúp cho việc đánh giá trở nên chuẩn xác và công tâm nhất.
– Cùng lúc đánh giá cho nhiều nhân viên, nhiều bộ phận: Nhờ vào hệ thống đánh giá tự động chỉ cần thay tên và số liệu, tối đa hóa thời gian quản lý cho lãnh đạo.
– Đánh giá toàn diện: Các chỉ tiêu được liệt kê chi tiết, toàn diện các khía cạnh, không chỉ giúp đánh giá kết quả công việc mà còn cả tiến độ làm việc của nhân sự.
– Tạo nền tảng phát triển bền vững: Việc liệt kê và lưu trữ kết quả của nhân viên định kỳ theo tháng, CEO sẽ dễ dàng hình dung ra quá trình phát triển của từng người và có hướng điều chỉnh để họ phát triển theo lộ trình được bền vững.
Tham khảo thêm thông tin chi tiết tại: https://sodes.vn/thuvienkpi/01
