Mục lục
Con người là yếu tố chủ chốt tạo nên thành công của doanh nghiệp nhưng cũng sẽ trở thành gánh nặng nếu như không được phát huy năng lực và có định hướng phát triển đúng đắn. Chính vì vậy, đòi hỏi CEO cần chú trọng xây dựng một quy trình quản lý tổng thể, chi tiết, linh hoạt và dễ dàng vận dụng để “chèo lái” doanh nghiệp đến với thành công bền vững.
Vậy làm sao để xây dựng được một quy trình quản lý nhân sự chặt chẽ trong doanh nghiệp? Cùng Kienthucquantri tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé.
1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự được hiểu là phương thức quản lý, khai thác và sử dụng con người của một doanh nghiệp, tổ chức bất kỳ sao cho hợp lý và hiệu quả. Quá trình quản lý nhân sự bao gồm các công việc như thu hút nhân tài, tuyển dụng đào tạo, đánh giá, quản lý lương thưởng, xây dựng – củng cố – giám sát văn hóa doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru với năng suất làm việc tối ưu nhất…
Quy trình quản lý nhân sự (hay quy trình quản trị nguồn nhân lực) là việc sắp xếp các công việc trên theo một trình tự nhất định, phân bổ đúng người vào đúng vị trí sao cho nhiệm vụ không bị chồng chéo, quyết định sự vụ chính cần ưu tiên trong từng giai đoạn nhằm tối đa hóa chi phí và nguồn lực.
Việc sở hữu một quy trình quản lý nhân sự chặt chẽ sẽ giúp CEO:
- Chuẩn hóa lại hệ thống công việc, quy trình làm việc; phối hợp nhịp nhàng linh hoạt giữa các phòng ban. Bao quát quản lý và kiểm soát tốt mọi hoạt động trong tổ chức.
- Phân công chuyên môn hóa nhân sự, thúc đẩy sự tập trung, tự giác và tăng tối đa hiệu suất làm việc.
- Tạo dựng nền tảng nhân sự vững mạnh chuẩn chỉnh ngay từ đầu vào đồng thời đảm bảo luôn chủ động về nguồn nhân lực.
- Chấn chỉnh thái độ của nhân viên trong công việc, loại bỏ tư tưởng tiêu cực, đập tan mọi xung đột nội bộ trong tổ chức.
- Là cơ sở xây dựng văn hóa doanh nghiệp bài bản, xóa nhòa khoảng cách giữa các thành viên, gắn kết mọi người thành 1 khối thống nhất cùng nhau phát triển đi lên…
2. 10 bước trong quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp
Xét về mặt tổng quát thì quy trình quản lý nhân sự trong công ty là sự kết hợp của rất nhiều quy trình nhỏ khác nhau. Trong đó, tất cả đều hướng tới mục đích chung là xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.
Bước 1: Hoạch định nhân sự/nguồn nhân lực
Hoạch định nhân sự được hiểu là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nhân lực trong doanh nghiệp. Bao gồm việc tính toán nguồn cung nhân sự, dự báo nhu cầu xu hướng trong ngắn hạn và dài hạn, từ đó có các chiến lược quản lý con người cụ thể cho doanh nghiệp.
Quá trình hoạch định giúp nhà quản trị làm rõ các câu hỏi:
- Số lượng định biên nhân sự cần có cho công tác tuyển dụng?
- Doanh nghiệp cần tìm nhân viên như thế nào?
- Doanh nghiệp cần họ khi nào?
- Kỹ năng cần có là gì?
- Doanh nghiệp đã có sẵn ứng viên thích hợp hay chưa? Và nếu có họ có thể đáp ứng ứng những yêu cầu của doanh nghiệp đến đâu? Doanh nghiệp tuyển họ từ nguồn trong hay ngoài?
Hoạch định nguồn lực vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động tuyển dụng, cũng như cơ cấu nhân sự trong doanh nghiệp sau này.
Xem thêm: Hoạch định nhân sự: khái niệm, vai trò và quy trình xây dựng
Bước 2: Tuyển dụng
Việc tổ chức các hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đến với doanh nghiệp chính là công việc của tuyển dụng. Quá trình này bắt đầu từ bước lập kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng và cách thức tiếp cận ứng viên. Trên cơ sở đó phòng Nhân sự (cụ thể ở đây là bộ phận tuyển dụng) sẽ tiến hành các hoạt động tuyển dụng tương ứng.
Tuy nhiên cần đặc biệt lưu ý, hoạt động tuyển dụng luôn phải gắn liền với bước hoạch định ở trên để có kế hoạch thống nhất từ trên xuống, giúp tối đa hóa thời gian, chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp.
Bước 3: Onboarding/ giới thiệu nhân viên mới
Onboarding là một thuật ngữ khá quen thuộc trong lĩnh vực quản trị nhân sự nói chung. Ở đây, nó đề cập tới quá trình hòa nhập của nhân sự mới sau khi vào tổ chức, đi liền ngay sau công tác tuyển dụng. Onboarding bao gồm nhiều công việc riêng lẻ như:
- Gửi lời mời làm việc
- Thương lượng mức lương
- Hoàn tất các thủ tục nhận việc
- Tham quan cơ sở, chỗ ngồi, cung cấp văn phòng phẩm, trang thiết bị
- Giới thiệu ban điều hành
- Bàn giao với trưởng bộ phận và giới thiệu với các thành viên khác trong team
- Đào tạo nói chung về văn hóa doanh nghiệp, nội quy – quy chế, chuyên môn nghiệp vụ..
Theo một nghiên cứu mới đây của SHRM – Hiệp hội quản trị nhân sự Hoa Kỳ, tổ chức này cho biết việc onboarding đúng cách giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên tới 69% trong vòng 3 năm. Do đó, doanh nghiệp không nên bỏ qua bước quan trọng này nếu muốn có một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả.
Để hiểu rõ hơn về Onboarding, xem thêm bài viết: Onboarding là gì?
Bước 4: Thử việc và đánh giá
Đa phần, nhân sự mới vào theo quy định thì đều phải trải qua từ 1-2 tháng thử việc tại doanh nghiệp để:
- Về phía doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về năng lực và trình độ nhân sự so với yêu cầu tuyển dụng thực tế từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng chính thức hoặc chia tay nhân sự.
- Về phía người lao động, tạo cơ hội cho họ xem xét rằng liệu doanh nghiệp có được như kỳ vọng và liệu họ có phù hợp với môi trường hay văn hóa công ty không. Hạn chế tình trạng chán nản, mất động lực ngay sau khi vào làm việc một thời gian.
Sau thời gian thử việc, để xác định xem nhân sự có đạt tiêu chuẩn để tiếp nhận chính thức hay không, thì doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá thử việc chi tiết. Hệ thống này dựa trên bản mô tả công việc ban đầu mà doanh nghiệp đề ra cho nhân sự và đánh giá xem năng lực thực tế của nhân sự so với năng lực tiêu chuẩn cần đáp ứng.
Bước 5: Lương thưởng và chế độ phúc lợi
Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có các chế độ chính sách lương thưởng, phúc lợi khác nhau. Tuy nhiên các chính sách này đều phải đảm bảo giúp nhân viên có được đời sống tinh thần phong phú và lợi ích vật chất đầy đủ.
Sở dĩ xây dựng hệ thống chính sách lương thưởng rõ ràng cũng nằm trong quy trình quản lý nhân sự bởi nó giúp bảo vệ cả doanh nghiệp lẫn người lao động trước những xung đột lợi ích xảy ra trong tổ chức, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp đôi bên. Nhân viên làm việc hăng say gắn bó lâu dài khi được trả lương tương xứng với sự đóng góp, doanh nghiệp cân đối được quỹ lương và thu về tối đa lợi ích.
Một số biểu mẫu quy chế liên quan lương thưởng bạn có thể tham khảo tại bài viết “Mẫu quy chế lương thưởng mới nhất 2021”
Bước 6: Quản lý hiệu suất, đánh giá
Việc quản trị hiệu suất và đánh giá nhân viên vốn là các công việc diễn ra định kỳ, thường xuyên và không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. Nó là quá trình đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên hiện tại, xem xét tiến độ công việc, kết quả làm việc để từ đó làm căn cứ cho công tác đào tạo, khen thưởng; tìm cách cải thiện hiệu suất công việc hoặc xử lý với các trường hợp có hiệu suất kém.
KPI – là công cụ được các chuyên gia đề xuất sử dụng để đánh giá năng lực nhân sự công bằng và toàn diện, dễ dàng kiểm soát bao quát tiến độ làm việc, năng suất và chất lượng công việc cặn kẽ đến từng cá nhân.
Bước 7: Xử lý vi phạm kỷ luật
Quy trình xử lý vi phạm kỷ luật được doanh nghiệp thực hiện khi người lao động không chấp hành hoặc chấp hành không đúng với nội quy – quy chế đã đề ra. Cần lưu ý thêm rằng, việc kỷ luật nhân viên cũng phải tuân theo các chính sách pháp lý của Nhà nước.
Căn cứ vào Điều 124, Luật Lao động 2019 có 04 hình thức xử lý kỷ luật lao động được phép áp dụng tại doanh nghiệp gồm:
- Khiển trách: là hình thức xử lý kỷ luật nhẹ nhất với người lao động khi vi phạm.
- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng: Người lao động bị kéo dài thời gian nâng lương thường xuyên so với thời hạn được các bên thỏa thuận phụ thuộc vào hành vi vi phạm mà người lao động phạm phải.
- Cách chức: là hình thức bãi bỏ chức vụ cũng như quyền hạn của nhân sự trong doanh nghiệp và thường áp dụng đối với người đang giữ một chức vụ nhất định.
- Sa thải: là hình thức chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của Pháp luật (tại Điều 125, Bộ Luật lao động 2019). Đây cũng là hình thức kỷ luật nặng nhất với nhân viên trong doanh nghiệp.
Bước 8: Khen thưởng và bổ nhiệm
Khen thưởng và bổ nhiệm là các hoạt động gắn liền với mục đích tạo động lực, khích lệ tinh thần cho nhân sự, thúc đẩy đội ngũ nỗ lực cố gắng và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Việc khen thưởng hay bổ nhiệm đều căn cứ trên hiệu suất làm việc, đóng góp của cá nhân đó với doanh nghiệp, trong đó:
- Khen thưởng phần lớn sẽ dựa trên thành tích mà nhân viên hay bộ phận đạt được tại một thời điểm nhất định xét theo tháng, quý hoặc năm. Tùy theo quy định tại quy chế lương thưởng doanh nghiệp mà mức độ khen thưởng sẽ khác nhau, phần thưởng có thể mang giá trị vật chất hoặc tinh thần.
- Bổ nhiệm cũng là một hình thức khen thưởng, tuy nhiên khác ở chỗ bổ nhiệm thường phải xem xét những cống hiến, thành tích của nhân sự trên cả một khoảng thời gian dài và có phần khắt khe với từng doanh nghiệp. Dựa vào đó, người được bổ nhiệm sẽ được cất nhắc lên một chức vụ, vị trí nào đó cao hơn với mức đãi ngộ tốt hơn.
Bước 9: Quản lý nghỉ phép
Nghỉ phép là nhu cầu cơ bản của người lao động nhằm đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Mỗi nhân sự đều có quyền được nghỉ phép với một số lượng ngày nghỉ nhất định theo quy định của luật và quy chế công ty. Việc quản lý vấn đề này thuộc quyền hạn của bộ phận phụ trách nhân sự.
Trong đó, bộ phận nhân sự đóng vai trò vừa đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu nghỉ phép của nhân viên, vừa quản lý, theo dõi số ngày nghỉ phép của họ sao cho đúng luật, đúng nhu cầu, đúng thời điểm và không làm ảnh hưởng tới hoạt động chung của doanh nghiệp.
Bước 10: Sa thải/ thôi việc
Thực chất sa thải là hình thức kỷ luật cao nhất mà doanh nghiệp phải sử dụng tới trong quản lý nhân sự. Các trường hợp sa thải thường đến từ các lý do tiêu cực như tự động nghỉ việc dài ngày hoặc thiếu minh bạch trong công việc dẫn tới sai sót, thiệt hại.. Đế sa thải nhân sự, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đúng luật lao động về các hình thức, quy định kỷ luật tránh gặp phải những rắc rối pháp lý sau này.
Ngược lại thôi việc thường có nguyên nhân đến từ chính bản thân nhân sự. Cần lưu ý, trước khi nghỉ việc nhân sự phải tiến hàng thông báo cho doanh nghiệp trước thời hạn cho phép, tiến hành bàn giao công việc, tài sản đầy đủ trước khi nghỉ việc.
3. Những sai lầm thường gặp khiến việc triển khai quy trình quản lý nhân sự trở nên kém hiệu quả
Dưới đây là top những sai lầm mà CEO cần tránh trong quá trình triển khai, xây dựng quy trình quản lý nhân sự:
- Tuyển dụng tràn lan, bỏ quên công tác hoạch định nhân sự, tuyển sai người vào sai vị trí hoặc quá coi trọng số lượng mà bỏ quên chất lượng…Dẫn tới nhân viên thì nhiều mà công việc, hiệu quả chẳng có bao nhiêu, doanh nghiệp đội chi phí, lãng phí nguồn nhân lực.
- Lập quy chế cho có, không quan tâm ý kiến của nhân sự và những quy chuẩn chung trong ngành. Nhân viên không tôn trọng, liên tục lách luật, công ty mất kỷ luật chung. Không có cơ sở giải quyết tranh chấp, mâu thuẫn cứ thế nảy sinh càng nhiều.
- Công việc giao khoán rồi bỏ ngỏ. Không theo dõi và giám sát thường xuyên mà cũng chẳng có tiêu chí rõ ràng để đánh giá mức độ hiệu quả công việc. Nhân sự làm việc bê trễ, sai sót. CEO buộc phải đi sau sửa sai, kế hoạch liên tục trì hoãn.
- Cào bằng, mập mờ làm theo cảm tính trong chi trả lương, thưởng, phúc lợi. Thiếu hệ thống quy định rõ ràng về lương thưởng dẫn tới xung đột lợi ích, nội bộ lục đục, đấu đá, nhân sự lũ lượt rời đi.
- Giữa các bước trong quy trình không có sự liên kết, phối hợp; các biểu mẫu không có sự đồng bộ khiến quá trình tổng hợp báo cáo trở nên cồng kềnh, vất vả..
————————————-
Và giải quyết những khó khăn CEO có thể gặp phải và giúp doanh nghiệp có một quy trình quản lý nhân sự chặt chẽ, hiệu quả; các chuyên gia của Sodes.vn đã nghiên cứu và xây dựng thành công Bộ tài liệu CHUẨN HÓA NỘI QUY – QUY CHẾ DOANH NGHIỆP TỪ A-Z . Với nội dung cụ thể bao gồm:
– Quy trình quản trị nhân sự tuyển – dạy – dùng – giữ giúp xây dựng đội ngũ vững mạnh, giỏi giang.
– 200+ bản mô tả công việc phân rõ vai trò từng người, nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình và tự giác hoàn thành.
– Hệ thống nội quy giờ giấc rõ ràng, làm việc lề lối nghiêm chỉnh khiến cho môi trường chuyên nghiệp hẳn.
– Quy trình hội nhập môi trường làm việc cho nhân viên mới, đào tạo phát triển; các quy định về bổ nhiệm, điều chuyển, bàn giao, thôi việc…
– Quy chế lương thưởng, khen thưởng và các chế độ bảo hiểm.
– Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật.
– Quy định về bảo mật thông tin, quản lý sử dụng tài sản, an toàn vệ sinh lao động…
– Hệ thống văn bản hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán trang thiết bị, hợp tác…
– ……….
Toàn bộ nội dung là hệ thống biểu mẫu, sơ đồ, quy trình xây dựng sẵn mà CEO có thể tham khảo và dễ dàng hiệu chỉnh áp dụng trực tiếp cho doanh nghiệp!
Thông tin chi tiết về Bộ tài liệu xem tại: https://sodes.vn/quytrinhquanly/01
